Czym są usługi kadrowo-płacowe?
Outsourcing kadr i płac polega na przejęciu realizacji tzw. twardych zadań kadrowo-płacowych przez outsourcera, na rzecz zleceniodawcy. Należą do nich takie obowiązki, jak np. przygotowywanie i zawieranie umów z pracownikami, prowadzenie dokumentacji kadrowej związanej z przebiegiem zatrudnienia, naliczanie wynagrodzeń i urlopów, rozliczanie zwolnień lekarskich czy tworzenie i wysyłka dokumentacji do urzędu skarbowego i ZUS.
-
Korzyści usług kadrowo-płacowych
Kluczową zaletą outsourcingu kadrowego i płacowego jest zapewnienie pracodawcy dostępu do fachowców posiadających bogate doświadczenie i rozległą wiedzę, wynikających z obsługi firm różnej wielkości, z różnych branż. Dzięki nim obniża on biznesowe ryzyko, zyskując ciągłość procesów oraz redukuje koszty związane z koniecznością utrzymywania własnego działu kadr i płac, a także obniża koszty dotyczące zakupu i rozwoju niezbędnych systemów i narzędzi IT.
-
Dlaczego outsourcować kadry i płace do Grant Thornton?
Obsługa kadrowo-płacowa realizowana przez nasz zespół daje pewność, że wszystkie zadania kadrowo-płacowe będą realizowane zgodnie z najnowszymi przepisami. W ankietach satysfakcji Klienci doceniają usługi Grant Thornton m.in. za: „profesjonalizm, merytoryczność, miłą współpracę, szybkość działania” oraz „wysoki poziom etyczny biznesowy”.
Zakres wsparcia
Zakres usług kadrowych i płacowych w Grant Thornton
Zadania realizowane przez zespół Grant Thornton w ramach outsourcingu kadrowo-płacowego są zależne od zakresu prac uzgodnionego z poszczególnymi klientami w umowie. Mogą obejmować kwestie od prowadzenia dokumentacji kadrowej i wystawiania zaświadczeń, przez kalkulację wynagrodzeń z rozliczaniem absencji i realizowaniem przelewów bankowych, po sporządzanie dokumentacji zgłoszeniowej czy rozliczeniowej z urzędnikami różnych instytucji (np. ZUS, PFRON), kończąc na asyście oraz współpracy z klientami w trakcie ewentualnych inspekcji czy kontroli np. z PIP czy urzędu skarbowego.
-
Przykładowy zakres usług kadrowych:
- kompleksowe prowadzenie teczek osobowych, tj. dokumentacji kadrowej (w tym e-teczka), kontrolowanie terminów kończących się umów o pracę, ważności badań okresowych oraz szkoleń BHP;
- bieżące rejestrowanie/wyrejestrowywanie oraz wprowadzanie zmian w dokumentacji na potrzeby ZUS;
- bieżące ewidencjonowanie oraz rozliczanie absencji pracowniczych oraz ich uprawnień;
- prowadzenie kartoteki urlopowej pracowników oraz ustalanie wymiarów i limitów urlopów (w tym urlopowy Portal pracowniczy);
- sporządzanie oraz wysyłanie deklaracji miesięcznych do PFRON;
- przyjmowanie inspekcji z ramienia PIP dotyczących prawidłowości prowadzenia administracji kadrowej; dostarczanie urzędnikom PIP niezbędnych danych oraz udzielanie wyjaśnień;
- opracowywanie raportów i zestawień kadrowych;
- wystawianie świadectw pracy;
- zastępstwo pracowników działu kadr.
-
Przykładowy zakres usług płacowych:
- naliczanie wynagrodzeń dla pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz z uwzględnieniem danych zmiennych, które są dostarczane przez klienta;
- kalkulacja wynagrodzeń dla kadry menedżerskiej (utajnione listy płac);
- sporządzanie listy płac, zbiorówek list płac, a także raportów płacowych;
- realizowanie przelewów bankowych dotyczących wynagrodzeń oraz zobowiązań wobec pracowników, przekazywanie wynagrodzeń na rachunki bankowe pracowników;
- obliczanie zobowiązań publicznoprawnych związanych z wynagrodzeniami oraz sporządzanie deklaracji rozliczeniowych ZUS i deklaracji PFRON, korekty ZUS;
- przygotowanie dla pracowników informacji dotyczących naliczonego wynagrodzenia oraz dokonanych potrąceń (tzw. kwitki/paski wypłat);
- wystawianie zaświadczeń dla pracowników o zatrudnieniu oraz wynagrodzeniu;
- sporządzanie rocznych informacji o dochodach oraz obliczanie podatku – PIT 11, PIT 40, PIT 4R, PIT 8AR, ZUS IWA;
- zastępstwo pracowników zajmujących się obsługą płac;
- asysta oraz współpraca z klientem w trakcie ewentualnych inspekcji oraz kontroli z ZUS, Państwowej Inspekcji Pracy lub urzędu skarbowego.
Outsourcing kadr i płac a RODO
Kadry i płace przekazane pod opiekę Grant Thornton zapewniają spółce bezpieczeństwo oraz najwyższą poufność, zgodnie z wymaganiami RODO. Wysokie standardy świadczenia usługi wynikają z pewności przestrzegania obowiązującego prawa i umów oraz pozwalają zaangażować więcej zasobów w podstawową działalność biznesową.
Porozmawiajmy o szczegółach i razem dobierzmy najlepszą dla Ciebie ofertę
Proces realizacji
-
Analiza potrzeb klienta oraz przygotowanie propozycji współpracy
Zespół ekspertów GT, podczas spotkania, określa potrzeby i oczekiwania klienta.
Na podstawie informacji udostępnionych przez klienta przygotowywana jest wstępna propozycja współpracy. Na tym etapie oferta może podlegać modyfikacjom.
-
Badanie niezależności, AML oraz podpisanie umowy
Jako spółka audytorsko-doradcza, przed przystąpieniem do realizacji usług, każdorazowo jesteśmy zobowiązani do przeprowadzenia badania niezależności oraz badania AML. Podstawą do rozpoczęcia bieżącej współpracy jest podpisana umowa.
-
Wdrożenie usługi i bieżąca obsługa
Po zakończeniu formalności przystępujemy do procesu wdrożenia usługi, którego czas zależy od wielkości spółki. Na tym etapie klient poznaje zespół dedykowany do jego obsługi z naszej strony oraz dostarcza niezbędne dane do wdrożenia. Po zakończeniu tego etapu następuje bieżąca obsługa.
-
Bieżąca obsługa płacowa / kadrowa
Na etapie wdrożenia usług płacowych ustalany jest z klientem termin wypłaty wynagrodzeń oraz terminy raportów płacowych. W uzgodnionych terminach klient dostarcza dane zmienne do listy płac, na podstawie których wykonujemy uzgodniony zakres czynności.
Zdarzenia kadrowe ewidencjonowane są na bieżąco. Na etapie wdrożenia usługi ustalany jest termin dostarczania raportów kadrowych oraz sposób i cykliczność dostarczania dokumentów w wersji papierowej.
-
Prace roczne i obsługa kontroli
W ramach prac rocznych przygotowywane i dystrybuowane są informacje podatkowe (PIT) oraz inne, przewidziane w prawie – oraz w umowie – informacje, deklaracje, raporty i zestawienia.
Kontrola odbywają się w biurze Grant Thornton. Zespół obsługujący klienta przygotowuje niezbędne dokumenty i zestawienia oraz udziela odpowiedzi na pytania organu kontrolującego.
Zespół ekspertów GT, podczas spotkania, określa potrzeby i oczekiwania klienta.
Na podstawie informacji udostępnionych przez klienta przygotowywana jest wstępna propozycja współpracy. Na tym etapie oferta może podlegać modyfikacjom.
Jako spółka audytorsko-doradcza, przed przystąpieniem do realizacji usług, każdorazowo jesteśmy zobowiązani do przeprowadzenia badania niezależności oraz badania AML, po zaakceptowaniu przez Klienta oferty. Podstawą do rozpoczęcia bieżącej współpracy jest podpisana umowa.
Dlaczego Grant Thornton?
24 czerwca 2021 roku zdobyliśmy statuetkę Outsourcing Stars w kategorii Księgowość, kadry i płace. Outsourcing Stars to jedyny w Polsce niekomercyjny konkurs dla sektora Nowoczesnych Usług dla Biznesu. Konkurs ma na celu wyłonienie i nagrodzenie najdynamiczniej rozwijających się organizacji otoczenia biznesowego, centrów usług wspólnych oraz miast w Polsce.
Świadczymy usługi kadrowo-płacowe w takim zakresie i takiej jakości, jak najwięksi gracze na rynku, a w kategorii obsługi klientów nie mamy sobie równych – nasz Net Promoter Score wynosi 96%.
Decydując się na outsourcing kadr i płac w Grant Thornton, pozbywasz się ciężaru troski o pozyskiwanie, utrzymywanie i rozwijanie własnych pracowników kadrowo-płacowych, ale także redukujesz koszty związane m.in. z kupnem, aktualizacją i doskonaleniem narzędzi IT do obsługi procesów kadrowo-płacowych. Zapewniamy nowoczesne narzędzia, dzięki którym współpraca z nami jest tak komfortowa.
-
191 000+
przygotowanych pasków płacowych w ubiegłym roku rozliczeniowym
-
1350+
zrealizowanych projektów outsourcingowych tylko w minionym roku
-
5+ lat
średni staż pracy osób zatrudnionych w naszym zespole
