Nastał czerwiec, a wraz z nim podmioty zobowiązane do sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz złożenia go do Repozytorium Dokumentów Finansowych, których rok obrotowy jest równy kalendarzowemu, przystąpiły do prac związanych z przygotowaniem odpowiednich uchwał wspólników i organów spółek.
W ostatnich latach w tym zakresie pojawiło się wiele zmian, postanowiliśmy więc podsumować aktualną sytuację przedsiębiorców i sprawdzić, jakie zmiany w tym obszarze przewidział ustawodawca w 2021 r.?
Podsumowanie:
- Zasady postępowania przy zatwierdzeniu i złożeniu sprawozdania finansowego oraz dodatkowych dokumentów są analogiczne do tych, które obowiązywały w poprzednich latach
- Zmianie uległ termin wypełnienia obowiązków sprawozdawczych. Tak, jak w ubiegłym roku, sprawozdanie finansowego powinno zostać sporządzone najpóźniej w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, tj. do końca czerwca 2021 r. w przypadku podmiotów, których rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2020 r., a zatwierdzone w terminie 9 miesięcy od końca roku obrotowego.
Sprawozdania finansowe – terminy
Ogólną zasadą jest, że kierownik jednostki podmiotu zobowiązanego, sporządza sprawozdanie finansowe w terminie 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, tj. do końca 31 marca, o ile rok obrotowy takiej jednostki jest zgody z rokiem kalendarzowym. W ciągu kolejnych trzech miesięcy, tj. do końca czerwca każdego roku takie sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone przez odpowiedni organ jednostki i złożone do właściwego rejestru w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia.
Jednakże w tym roku – podobnie, jak w poprzednim – z uwagi na sytuację pandemiczną, termin ten został przesunięty i wynosi odpowiednio:
- 6 miesięcy od końca roku obrotowego na sporządzenie sprawozdania finansowego (w przypadku jednostek sektora finansów publicznych o 1 miesiąc)
- 9 miesięcy od końca roku obrotowego na zatwierdzenie sprawozdania finansowego (w przypadku jednostek sektora publicznych o 1 miesiąc).
Zasady powyższe mają zastosowanie do obowiązków dotyczących roku obrotowego kończącego się po dniu 29 września 2020 r., jednak nie później niż w dniu 30 kwietnia 2021 r., których termin wykonania nie upłynął przed dniem 31 marca 2021 r.
Termin złożenia sprawozdania finansowego do odpowiedniego rejestru nie został zmieniony i wynosi 15 dni od dnia zatwierdzenia.
Sprawozdania finansowe: dodatkowe dokumenty i podpisy
Zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości, oprócz sprawozdania finansowego, kierownik jednostki powinien sporządzić także sprawozdanie z działalności, które powinno zostać sporządzone w takich terminach, jak sprawozdanie finansowe chyba, że dana jednostka spełnia przesłanki umożliwiające rezygnację z obowiązku sporządzenia tego dokumentu. Obowiązku takiego nie mają w szczególności jednostki mikro oraz małe, pod warunkiem podjęcia odpowiedniej decyzji przez właściwy organ, a także spółki jawne, komandytowe i partnerskie, jeżeli osobami ponoszącymi odpowiedzialność za zobowiązania spółki nie są spółki kapitałowe i w tym zakresie ustawodawca nie wprowadził żadnych zmian od kilku lat.
Od 2018 r. sprawozdania finansowe sporządza się wyłącznie w wersji elektronicznej.
Sprawozdanie finansowe podpisuje elektroniczne osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki. Z kolei pod sprawozdaniem wymagany jest podpis jedynie kierownika jednostki. Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, wymagany jest podpis wszystkich członków tego organu. Na początku bieżącego roku głośno było o planowanej zmianie w tym zakresie, tj. umożliwieniu złożenia podpisów pod sprawozdaniami wyłącznie jednemu członkowi organu wieloosobowego, jednakże zmiana ta nie weszła w życie. Zatem sprawozdanie finansowe i z działalności za 2020 r. powinno zostać podpisane tak, jak dotychczas.
Podjęcie uchwał zatwierdzających
Sporządzone i podpisane sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności powinno zostać zatwierdzone przez właściwy organ (np. zgromadzenie wspólników). W ubiegłym roku, do Kodeksu spółek handlowych wprowadzone zostały przepisy umożliwiające zdalne odbywanie posiedzeń organów zatwierdzających, w tym roku natomiast ustawodawca nie zdecydował się na wprowadzenie żadnych zmian w tym zakresie.
W dalszym ciągu konieczne jest – oprócz uchwał zatwierdzających sprawozdania – podjęcie uchwał o podziale wyniku bądź pokryciu straty, a także innych uchwał, których obowiązek podjęcia wynika z przepisów regulujących funkcjonowanie jednostek. Takimi uchwałami są w szczególności decyzje w przedmiocie udzielenia absolutorium członkom organów, powołania ich na nową kadencję, a także podjęcie uchwały o dalszym istnieniu, jeżeli wymaga tego sytuacja finansowa.
Gdzie i jak złożyć sprawozdanie finansowe?
Już od kilku lat sprawozdanie finansowe składane jest wyłącznie drogą elektroniczną do elektronicznego Repozytorium Dokumentów Finansowych. Obecnie nie ma możliwości przesyłania dokumentów w tradycyjnej, papierowej formie do Krajowego Rejestru Sądowego.
Zakres obowiązków przedsiębiorców zobowiązanych do sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania finansowego nie uległ istotnej zmianie w tym roku. Zasady działania w tym zakresie są takie same, jak te znane już przedsiębiorcom z poprzednich lat, za wyjątkiem przesuniętego – na wzór minionego roku – terminu. Pomimo, iż ustawodawca nie zaskoczył niczym w tym roku, temat ten niezmiennie budzi wiele wątpliwości i problemów praktycznych, w związku z tym warto się tym zająć ze stosownym wyprzedzeniem. Szczegółowe opracowanie dotyczące zamknięcia lat obrotowych i obowiązków z tym związanym znajduje się tutaj: Zamknięcie roku w spółkach i oddziałach. 31 pytań (i odpowiedzi) o sprawozdania finansowe.
