Czym jest procedura należytej staranności WHT?
Procedura należytej staranności WHT określa zasady postępowania pozwalające na prawidłowe wykonywanie obowiązków płatnika podatku u źródła oraz na wykazanie dochowania należytej staranności przy realizacji tych obowiązków, w szczególności w przypadku stosowania zwolnień, obniżonych stawek lub niepobrania podatku.
-
Co zawiera procedura należytej staranności WHT?
Procedura należytej staranności WHT jest wewnętrznym dokumentem określającym zasady postępowania przy wypłacie należności podlegających podatkowi u źródła, w tym dywidend, odsetek, należności licencyjnych oraz wynagrodzeń za usługi niematerialne. W praktyce stanowi ona zbiór zasad, opis ról i model działania, które należy wykonać przed dokonaniem wypłaty oraz w jej trakcie, aby prawidłowo ustalić obowiązki płatnika, zastosować właściwą stawkę lub zwolnienie oraz udokumentować dochowanie należytej staranności.
-
Kiedy skorzystać z procedury należytej staranności WHT?
Szczególnie istotna w przypadku: dokonywania wypłat na rzecz zagranicznych podmiotów powiązanych, dokonywania wypłat z tzw. tytułów pasywnych – dywidend, odsetek i należności licencyjnych, wypłat przekraczających 2 mln PLN rocznie, stosowania preferencji wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub zwolnień wdrożonych na podstawie dyrektyw unijnych, nabywania usług niematerialnych objętych podatkiem u źródła (np. doradczych, zarządczych, prawnych), konieczności weryfikacji statusu rzeczywistego właściciela (beneficial owner) odbiorcy należności.
-
Korzyści z procedury należytej staranności WHT?
Procedura należytej staranności WHT pozwala ograniczyć ryzyko zakwestionowania przez organ podatkowy zastosowania obniżonej stawki WHT lub zwolnienia z WHT, a zatem zmniejsza ryzyko, które ciąży na polskiej spółce jako płatniku WHT. Umożliwia jednoznaczne przypisanie ról i odpowiedzialności w organizacji, uporządkowanie zasad gromadzenia certyfikatów rezydencji oraz pozostałej dokumentacji, a także wsparcie weryfikacji rzeczywistego właściciela.
Ważne
- W praktyce procedura wspiera wykazanie dochowania należytej staranności przed organami podatkowymi, skraca czas reakcji na zapytania oraz ułatwia przygotowanie do kontroli dzięki uporządkowanej dokumentacji i jasno określonym zasadom postępowania.
- Precyzyjne opisanie ról poszczególnych osób w firmie ma także znaczenie dla ograniczenia ryzyka osobistej odpowiedzialności osób decyzyjnych na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.
Zakres wsparcia
Oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie przygotowania oraz wdrożenia procedury należytej staranności WHT, w szczególności:
-
Identyfikacja płatności objętych WHT
Przegląd dokonywanych wypłat oraz wskazanie należności podlegających podatkowi u źródła (dywidendy, odsetki, należności licencyjne, usługi niematerialne).
-
Określenie ról i odpowiedzialności
Przypisanie funkcji w organizacji (np. dział księgowości, dział podatkowy, główna księgowa, dyrektor finansowy, zarząd) za weryfikację kontrahenta, ustalenie stawki oraz złożenie wymaganych deklaracji i oświadczeń.
-
Zasady weryfikacji odbiorcy
Opracowanie standardów określania rezydencji podatkowej oraz badania statusu rzeczywistego właściciela i prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej.
-
Zasady stosowania preferencji
Określenie warunków zastosowania zwolnień, obniżonych stawek z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz postępowania w ramach mechanizmu pay & refund powyżej progu 2 mln PLN.
-
Standardy dokumentacji
Przygotowanie zasad gromadzenia certyfikatów rezydencji, oświadczeń, dokumentów potwierdzających status rzeczywistego właściciela oraz pozostałych dowodów należytej staranności.
Na pewno będziemy w stanie Ci pomóc. Porozmawiajmy o Twoich potrzebach!
Proces realizacji
-
Wstępna analiza transakcji
Na pierwszym etapie dokonujemy przeglądu wypłat dokonywanych przez organizację i identyfikujemy należności objęte podatkiem u źródła (dywidendy, odsetki, należności licencyjne, usługi niematerialne). Oceniamy dotychczasową praktykę rozliczeń oraz posiadaną dokumentację, w tym certyfikaty rezydencji i oświadczenia. Pozwala to ustalić punkt wyjścia oraz obszary, które procedura powinna uregulować w pierwszej kolejności.
-
Opracowanie procedury
Następnie przygotowujemy procedurę dopasowaną do struktury i skali działalności organizacji. Określamy w niej role i odpowiedzialności poszczególnych osób, zasady weryfikacji odbiorców należności, warunki stosowania preferencji oraz sposób dokumentowania należytej staranności. Procedurze towarzyszą praktyczne narzędzia, takie jak checklisty oraz wzory oświadczeń, dzięki którym dokument nadaje się do bieżącego stosowania w organizacji.
-
Wdrożenie procedury
Kolejnym krokiem jest wsparcie we wdrożeniu procedury w codziennym funkcjonowaniu organizacji. Przeprowadzamy krótkie szkolenie dla osób odpowiedzialnych za funkcje podatkowe oraz dostosowujemy zasady do praktyki operacyjnej, tak aby były zrozumiałe i realne do zastosowania. Dbamy o to, by każdy uczestnik procesu objętego procedurą wiedział, jakie czynności i w jakim terminie powinien wykonać.
-
Wsparcie bieżące i aktualizacja
Na ostatnim etapie zapewniamy bieżące wsparcie w stosowaniu procedury oraz pomagamy w analizie nietypowych płatności. Aktualizujemy procedurę w związku ze zmianami przepisów lub modelu działalności klienta, a w razie potrzeby przeprowadzamy okresowe audyty i przeglądy. Dzięki temu procedura pozostaje aktualna i nadal skutecznie ogranicza ryzyko WHT.
Na pierwszym etapie dokonujemy przeglądu wypłat dokonywanych przez organizację i identyfikujemy należności objęte podatkiem u źródła (dywidendy, odsetki, należności licencyjne, usługi niematerialne). Oceniamy dotychczasową praktykę rozliczeń oraz posiadaną dokumentację, w tym certyfikaty rezydencji i oświadczenia. Pozwala to ustalić punkt wyjścia oraz obszary, które procedura powinna uregulować w pierwszej kolejności.
Cel i znaczenie objaśnień podatkowych, kluczowe zagadnienia dotyczące statusu beneficjenta rzeczywistego (BO), wnioski praktyczne dla podatników i płatników.
Dlaczego Grant Thornton?
Ponieważ w projektowaniu i wdrażaniu procedur podatkowych potrzebujesz wsparcia specjalistów – takich, którzy zaprojektują procedury podatkowe zgodne z prawem, a przede wszystkim nadające się do praktycznego stosowania.
Takie właśnie procedury tworzy zespół Grant Thornton, zapewniając pełen zakres narzędzi wdrożenia procedur, m. in. audyty, szkolenia na żywo i online. Możemy pochwalić się przygotowaniem i wdrożeniem setek procedur podatkowych, odpowiadających zapotrzebowaniu każdego klienta – od małych i średnich firm rodzinnych, po międzynarodowe korporacje. Rozumiemy, jakie ograniczenia można napotykać we wdrażaniu procedur podatkowych i pomożemy Ci tworzyć procedury zapewniające maksymalny poziom bezpieczeństwa osiągalny przy zasobach Twojej organizacji. Usługi dostępne w ramach procedur podatkowych świadczy zespół doradców podatkowych z wieloletnim doświadczeniem, w tym eksperci uczestniczący w pracach grup roboczych przy Ministerstwie Finansów.
-
33 lata
działalności w Polsce
-
250+
projektów z zakresu procedur podatkowych
-
430+
godzin liczył największy projekt dot. procedur podatkowych
Najczęściej zadawane pytania dotyczące procedury WHT
Na czym polega należyta staranność w WHT?
Czym jest mechanizm pay & refund?
Mechanizm pay&refund można wyłączyć, jeśli członek zarządu spółki osobiście złoży oświadczenie WH-OSC/WH-OSP albo spółka (polska spółka jako płatnik lub zagraniczny odbiorca jako podatnik) uzyska opinię o stosowaniu preferencji. Do progu 2 mln PLN wliczane są wyłącznie należności pasywne, czyli dywidendy, odsetki i należności licencyjne.
Kto odpowiada za prawidłowe rozliczenie podatku u źródła?
Osoby fizyczne, odpowiedzialne w spółce za funkcje podatkowe, mogą także ponosić odpowiedzialność karną skarbową osobiście.