Wszyscy chcielibyśmy mieć jak najgrubszy portfel. Najgrubszy jednak nie zawsze znaczy najbardziej wartościowy. Każda organizacja jest ograniczona dostępem do zasobów i może realizować tylko niektóre, wybrane inicjatywy. Wdrożenie skutecznego procesu decyzyjnego w zakresie wyboru właściwych inicjatyw stanowi jedno z najważniejszych wyzwań stojących przed top managerami.
Wiemy już, że nie ma możliwości, aby skutecznie przeprowadzić strategiczne zmiany w firmie bez głębokiego zaangażowania się kierownictwa w zarządzanie projektami. W poprzednim artykule Strategia firmy siedzi w jej portfelu dowiedzieliśmy się również, czym są portfel i projekt, i jak ważne mają znaczenie dla sukcesu wdrożenia strategii. Teraz skupimy się na tym jak skutecznie zbudować portfel projektów w organizacji.
W teorii, zarządzanie portfelem projektów wydaje się być zestawem prostych metod oceniania, kategoryzowania i ustalania hierarchii wewnętrznych projektów, służących realizowaniu celów strategicznych firmy. W rzeczywistości jest to jednak trochę bardziej skomplikowane.
Portfel projektów strategicznych nie jest zestawem „przypadkowych” projektów. Aby skutecznie zarządzać musimy mieć jasne kryteria przyjmowania projektów do portfela. I tu pojawia się nam ścisły związek ze strategią organizacji, gdyż to właśnie odniesienie tych kryteriów do celów strategicznych staje się kluczowe. Nikt bowiem nie będzie w organizacji pozwalał na podejmowanie, nawet najbardziej ciekawych i inspirujących projektów, które nie prowadzą do realizacji uzgodnionej strategii.
Jak zatem zbudować skuteczny proces zarządzania portfelem? Bez względu na rodzaj projektów wskazanych do realizacji w strategii, budowanie portfela składa się z następujących etapów:
- Tworzenie (strategii) portfela
- Ocena projektów do portfela
- Hierarchizowanie projektów w portfelu
- Selekcjonowanie projektów (równoważenie portfela)
- Zarządzanie aktywnymi portfelami
Proces, który uwzględnia powyższe etapy może być przedstawiony za pomocą następującego schematu:
