Właściwie opracowana polityka cen transferowych stanowi skuteczne narzędzie planowania w obszarze cen transferowych. Stworzenie przejrzystego i ujednoliconego zbioru zasad w zakresie transakcji wewnątrzgrupowych służy nie tylko ograniczeniu ryzyka podatkowego, lecz także pozwala podatnikom na szybkie i sprawne wywiązanie się z obowiązków dokumentacyjnych.
Większość podmiotów funkcjonujących w ramach grup kapitałowych staje co roku przed wyzwaniami narzuconymi przez przepisy o cenach transferowych – przygotowaniem lokalnej dokumentacji cen transferowych i raportowaniem w formie formularza TPR. Podmioty należące do większych grup, zobowiązane są również do posiadania dokumentacji grupowej tzw. Master File’a. Jak posiadanie polityki cen transferowych może pomóc podatnikowi usprawnić proces wypełnienia obowiązków sprawozdawczo-dokumentacyjnych?
Polityka i dokumentacja cen transferowych – komplementarne, ale różne dokumenty
W świadomości niektórych podatników polityka i dokumentacja cen transferowych mogą być pojęciami synonimicznymi. To nieprawda. W związku z czym, warto na początku wyjaśnić co różnicuje oba dokumenty. Po pierwsze, polityka cen transferowych, w przeciwieństwie do dokumentacji cen transferowych, jest dokumentem fakultatywnym, co oznacza, że podmioty nie mają ustawowego obowiązku jej sporządzenia. Dokumentacja cen transferowych jest elementem obligatoryjnym w przypadku podatników dokonujących z podmiotami powiązanymi transakcji, które spełniają kryteria określone w ustawach o podatkach dochodowych.
Po drugie, rolą polityki cen transferowych jest określenie ramowych zasad rozliczeń pomiędzy podmiotami powiązanymi. W jej zakresie leży stworzenie powtarzalnej i prawidłowo umotywowanej metody kształtowania i kalkulacji cen dla określonego rodzaju transakcji wewnątrzgrupowych, zestandaryzowanego procesu dokonywania transferów w grupie oraz szczegółowych reguł jego kontroli. Z kolei, dokumentacja cen transferowych stanowi wypełnienie formalnych obowiązków nałożonych odpowiednimi regulacjami. Jest to dokument zawierający szczegółowe informacje dotyczące istotnych transakcji zawieranych, co do zasady, pomiędzy podmiotami powiązanymi i umożliwiający organowi podatkowemu ocenę warunków tych transakcji pod kątem zgodności z zasadą ceny rynkowej.
Powyższa różnica bezpośrednio warunkuje także perspektywę czasową, z jakiej należy patrzeć na obydwa dokumenty – o ile dokumentacja cen transferowych jest jedynie zilustrowaniem stanu faktycznego mającego miejsce w danym roku podatkowym, tak politykę cen transferowych przygotowuje się w ujęciu długofalowym, co służy ograniczaniu ryzyka podatkowego przy jednoczesnej realizacji przyjętych przez przedsiębiorstwo celów operacyjnych i strategicznych. Politykę cen transferowych należy uznać za kluczowy element zarządzania ryzykiem w obszarze cen transferowych (opracowywana na etapie planowania transakcji), natomiast dokumentacja jest dokumentem potwierdzającym jej prawidłowe stosowanie (sporządzana po zakończeniu roku podatkowego, w którym transakcja była realizowana).
Ważny fragment
Pomimo, iż funkcja i znaczenie polityki cen transferowych oraz dokumentacji cen transferowych są zupełnie inne, nie oznacza to, że oba te dokumenty nie mogą ze sobą współgrać. Wręcz przeciwnie, polityka i dokumentacja cen transferowych idealnie ze sobą koegzystują, zabezpieczając podatnika w sposób kompleksowy.
Polityka cen transferowych a przygotowanie dokumentacji lokalnej
Lokalna dokumentacja cen transferowych jest sporządzana dla transakcji kontrolowanych, które przekroczą limity ustalone na poziomie:
- 10 mln PLN w przypadku transakcji towarowych i finansowych
oraz
- 2 mln PLN dla transakcji usługowych i pozostałych.
Ustalone progi istotności determinują konieczność udokumentowania transakcji o znaczącym ryzyku podatkowym. Z uwagi, iż polityka cen transferowych nie jest dokumentem wymaganym przepisami podatkowymi, wybór transakcji, dla których jest sporządzana, leży po stronie podatnika, przy czym zazwyczaj wybierane do objęcia polityką są transakcje o kluczowym znaczeniu dla podatnika. W rezultacie, zakres transakcji podlegający obowiązkowi dokumentacyjnemu oraz wytypowany dla celów polityki cen transferowych jest często zbieżny – są to głównie transakcje stanowiące podstawową działalność podatnika, bądź istotne z perspektywy ryzyka np. transakcje finansowe.
Zakres elementów, który należy uwzględnić w ramach sporządzania dokumentacji lokalnej, jest zdefiniowany w ustawach o podatkach dochodowych i odpowiednich aktach wykonawczych. Na lokalną dokumentację cen transferowych powinien się składać m.in. opis podmiotu powiązanego, opis transakcji, w tym analiza funkcji, ryzyk i aktywów oraz sposób kalkulacji ceny transferowej i analiza cen transferowych. W przypadku polityki cen transferowych nie ma sprecyzowanych formalnych zasad jej opracowania, co oznacza, że kształt tego dokumentu jest dowolny. W ogólnym ujęciu, prawidłowo sporządzona polityka powinna uwzględniać charakterystykę podmiotów powiązanych, w tym określać ich profile funkcjonalne i rolę jaką pełnią w łańcuchu wartości dodanej grupy, ustalać optymalną metodę weryfikacji cen i parametryzować warunki transakcji kontrolowanej w formie benchmarku, a także określać zasady monitorowania i korygowania cen transferowych.
Biorąc pod uwagę zakres zagadnień, które są rekomendowane do uwzględnienia w ramach polityki cen transferowych, można zauważyć, że zawiera on wiele części wspólnych z obowiązkowym wykazem elementów dokumentacji lokalnej. Dzięki temu proces sporządzania dokumentacji na potrzeby ustawowych obowiązków jest zdecydowanie prostszy i szybszy w przypadku posiadania przez podmiot polityki cen transferowych. Sprowadza się wówczas do zaimplementowania do dokumentacji, informacji przedstawionych w ramach polityki cen transferowych i ich aktualizacji do stanu rzeczywistego mającego miejsce w danym roku.
W ramach prac nad wypełnieniem obowiązków dokumentacyjnych, mnogość i złożoność danych, a także obszerny zakres merytoryczny dokonywanych transferów, stanowi niejednokrotnie wyzwanie natury organizacyjnej. Polityka cen transferowych pozwala również uporządkować w grupie przepływ danych i dostępność właściwych dokumentów, przy uwzględnieniu posiadanych przez podmioty systemów i narzędzi informatycznych. Odpowiedni schemat obiegu dokumentów pomiędzy podmiotami powiązanymi, dodatkowo usprawnia prace w obszarze cen transferowych i ułatwia ewentualną obronę realizowanych transakcji w sporze z administracją podatkową.
Polityka cen transferowych a raportowanie TPR
Informacja o cenach transferowych (TPR) jest dla organów podatkowych syntetycznym źródłem informacji o najistotniejszych transakcjach dokonywanych w trakcie danego roku podatkowego przez podmioty powiązane, co czyni TPR skutecznym narzędziem typowania podatników do kontroli.
Kluczowe dane, które są udostępniane w ramach raportowania TPR dotyczą informacji o zastosowanych metodach i cenach transferowych, a także rynkowych parametrach transakcji, określonych na podstawie wyników benchmarków. Tym samym, do czasu złożenia formularza TPR konieczne jest wykonanie analiz cen transferowych dla każdej raportowanej transakcji – w przeciwnym razie, nie ma możliwości poprawnego uzupełnienia formularza.
Jednym z etapów prac nad polityką cen transferowych jest określenie właściwej metody kształtowania cen dla analizowanych transakcji oraz opracowanie analiz cen transferowych pozwalających sparametryzować ich warunki. W praktyce, polityka cen transferowych pozwala nie tylko z odpowiednim wyprzedzeniem ustalić optymalny model rozliczeń dla danej transakcji, lecz także wyposaża podatnika w odpowiednie mechanizmy korygujące (w tym korektę cen transferowych), które umożliwiają dostosowanie cen w transakcjach kontrolowanych do panujących, w danym momencie, warunków gospodarczych.
Ważny fragment
Należy pamiętać, że możliwość zastosowania korekty cen transferowych jest obwarowana rygorystycznymi wymogami, z czego nadrzędnym warunkiem, który musi spełnić podmiot chcący skorzystać z tego rozwiązania, jest stosowanie w trakcie roku rynkowych zasad rozliczeń w ramach korygowanej transakcji. Instrumentem, który pozwala w sposób systemowy zarządzić procesem ustalania, dokumentowania, raportowania i korygowania warunków transakcji kontrolowanych jest polityka cen transferowych.
Powyższe elementy polityki cen transferowych składają się na wysoki komfort raportowania TPR dla zobligowanych osób, co w kontekście odpowiedzialności karno-skarbowej wynikającej z niedopełnienia obowiązku dokumentacyjnego lub w zakresie formularza TPR, niesie znaczącą wartość.
Polityka cen transferowych a przygotowanie dokumentacji grupowej
W zakresie wypełnienia obowiązków dokumentacyjnych nie należy zapominać o grupowej dokumentacji cen transferowych, choć do jej posiadania jest zobligowane mniejsze, lecz nie mniej istotne, grono podatników niż w przypadku dokumentacji lokalnej i raportowania TPR. Master File’a przygotowują podmioty należące do grup kapitałowych, których skonsolidowane przychody przekraczają 200 mln PLN, są to więc odpowiednio duże grupy podmiotów powiązanych o szczególnym znaczeniu dla gospodarki, co przekłada się na zakres informacji wymaganych udostępnienia w ramach dokumentacji grupowej. W odróżnieniu od dokumentacji lokalnej, która zawiera szczegółowe odniesienie do konkretnych transakcji, dokumentacja grupowa opisuje w ujęciu globalnym kluczowe kategorie transakcji z perspektywy całej grupy. W kontekście polityki cen transferowych, należy zwrócić uwagę na obowiązkowe elementy dokumentacji grupowej, które ustawodawca przewidział w zakresie wypełnienia obowiązku dokumentacyjnego:
- opis polityki cen transferowych w zakresie alokacji kosztów usług wewnątrzgrupowych i zasad ustalania cen za te usługi;
- opis polityki cen transferowych w zakresie działalności badawczo-rozwojowej oraz wartości niematerialnych i prawnych;
- opis polityki cen transferowych w zakresie finansowania pomiędzy podmiotami powiązanymi.
Zakresem Master File’a są objęte transakcje, które uznawane są powszechnie jako wrażliwe i stanowiące potencjalne źródło transferu dochodów poza polską jurysdykcję. Jak sygnalizowaliśmy w naszych poprzednich artykułach, spodziewamy się, że obszar transakcji finansowych oraz wartości niematerialnych i prawnych, będzie w najbliższych latach przykuwał coraz większą uwagę organów podatkowych.
Objęcie polityką cen transferowych transakcji usługowych, finansowych czy dotyczących wartości niematerialnych i prawnych, pozwoli na zredukowanie czasochłonności wypełnienia obowiązków dokumentacyjnych w zakresie sporządzenia Master File’a (analogicznie jak w przypadku dokumentacji lokalnej). W kontekście wzmożonego zainteresowania organów powyższymi transakcjami, warto z odpowiednim wyprzedzeniem pochylić się nad zasadami ich rozliczeń, do czego zachęcamy również podatników, których wymóg przygotowania dokumentacji grupowej nie dotyczy. Odpowiednio zbudowana polityka cen transferowych dla transakcji usługowych, finansowych czy wartości niematerialnych i prawnych może pomóc w zminimalizowaniu ryzyka kontroli podatkowych, a w przypadku ewentualnych sporów z organami stanowić solidne wsparcie linii obrony.
Często motywacją dla podatników do zainteresowania się cenami transferowymi są zbliżające się terminy obowiązków dokumentacyjnych i raportowania TPR. Tym samym temat cen transferowych pojawia się na końcowym etapie cyklu życia transakcji kontrolowanej, gdzie w przypadku niepoukładanego systemu rozliczeń wewnątrzgrupowych, zazwyczaj niewiele można zrobić. Polityka cen transferowych jest podejściem proaktywnym, pozwalającym przesunąć moment pojawienia się tematu cen transferowych na sam początek cyklu życia transakcji i rozsądne zaplanowanie modelu rozliczeń wewnątrzgrupowych, dzięki czemu późniejsze przygotowanie dokumentacji cen transferowych i raportowanie TPR staje się formalnością.
Czytaj więcej o cenach transferowych:
- Polityka cen transferowych – czym jest i dlaczego warto ją przygotować?
- Ceny transferowe a cykl życia transakcji kontrolowanej
- Polityka cen transferowych dla podstawowej działalności – dlaczego jest ważna, od czego zacząć i na czym się skupić?
- Polityka cen transferowych dla transakcji finansowych
- Polityka cen transferowych dla wartości niematerialnych
