Przydatnym źródłem informacji w powyższym zakresie wydaje się być odpowiedź Ministra Finansów na interpelację poselską nr 2544 w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur. Pismem z dnia 16 maja Minister Finansów wyjaśnił lub potwierdził wiele istotnych kwestii Ministerstwo Finansów poinformowało również o planowanych zmianach na swojej stronie internetowej.
Termin wdrożenia obligatoryjnego KSeF
W Odpowiedzi na interpelacje Minister Finansów wskazał, że 9 maja 2024 r. Sejm przyjął ustawę odraczającą termin wdrożenia obligatoryjnego KSeF do dnia 1 lutego 2026 r. (aktualny status sprawy jest taki, że ustawa ta została już podpisana przez Prezydenta RP – https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2024/852). Powyższa data jest jednakowa dla wszystkich podatników, niezlanie od skali ich działalności. Podpisana ustawa zakłada niezbędne przesunięcie daty wejścia w życie obligatoryjnego KSeF na 1 lutego 2026 r. oraz utrzymuje półroczne odroczenia (do końca lipca 2026 r.) niektórych obowiązków związanych z KSeF. Można powiedzieć, że jest to czynność techniczna mająca na celu formalne przesunięcie w życie wejścia KSeF z 1 lipca 2024 r.
Przesunięto również inne terminy związane z wdrożeniem KSeF, jak np.:
- zmiana okresu przejściowego, w którym podatnicy będą mogli w sposób dotychczasowy wystawiać faktury z kasy rejestrującej (po zmianie jest to okres od 1 lutego 2026 r. do 31 lipca 2026 r);
- odroczenie obowiązku dokonywania płatności przelewem z podaniem numeru KSeF do dnia 1 sierpnia 2026 r.;
- odroczenia kar wobec podatników za naruszenie obowiązku stosowania KSeF (do dnia 1 sierpnia 2026 r.).
Ważny fragment
Ministerstwo Finansów, chcąc zapewnić przedsiębiorcom możliwość lepszego zapoznania się z propozycjami zmian i odbycia rzetelnych konsultacji, podjęło decyzję o podzieleniu prac legislacyjnych nad ustawą nowelizującą ustawę KSeF na dwie części.
W drugim projekcie legislacyjnym ministerstwo przedstawi propozycje uproszczeń obowiązków związanych z wdrożeniem KSeF oraz zaproponuje etapowe wejście w życie obowiązkowego KSeF:
- 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Projekt przepisów w ww. zakresie nie został jeszcze opublikowany, niemniej Ministerstwo Finansów w wyniku przeprowadzonych konsultacji społecznych dot. KSeF zebrało i spisało zagadnienia i problemy, które będą procedowane. Kwestie te zostały spisane w dokumencie „KSeF – PROPOZYCJE I KIERUNKI ZMIAN”, który jest swego rodzaju projektem rozwiązań prawnych, ale nie mającym jeszcze oficjalnie statusu projektu ustawy.
Zapowiedziano, że planowana jest szeroka kampania informacyjna polegająca m.in. na przeprowadzeniu szkoleń przez administrację dla przedsiębiorców i ich pracowników z korzystania z darmowego oprogramowania do wystawiania e-faktur.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Przeprowadzony audyt KSeF
W odpowiedzi na interpelację MF zapewniono, że audyt KSeF zrealizował zakładane cele. Jego efektem było opracowanie przez niezależny podmiot raportu, wskazującego na szereg nieprawidłowości. Najistotniejsze z nich to:
- brak zapewnienia zakładanej wydajności systemu;
- błędy w działaniu systemu;
- nieoptymalna konfiguracja komponentów sytemu;
- brak procedur odtwarzania po awarii;
- niewłaściwie zaprojektowana architektura systemu, która wpływa na wydajność, awaryjność, bezpieczeństwo, możliwość utrzymania, dalszy rozwój systemu oraz możliwość jego odtwarzania.
Zgodnie z wyjaśnieniami Ministra Finansów:
"Audyt, w szczególności analiza techniczna i testy wydajnościowe systemu, wykazały brak spełnienia wymagań jakościowych i wydajnościowych rozwiązania IT. Wyniki testów wykazały brak gotowości systemu na obsługę ruchu generującego obciążenie zakładane na etapie tworzenia wymagań wydajnościowych. Usługi związane z pobieraniem dokumentów z systemu czy wprowadzaniem dokumentów nie spełniały wymagań dotyczących wydajności, zwracając błędy na poziomie poniżej zakładanego obciążenia. Podczas testów wydajnościowych Aplikacji Podatnika napotkano błędy zarówno związane z działaniem systemu jak i wynikające z problemów warstwy logicznej samej aplikacji.”
Wyniki audytu nie są obecnie publicznie dostępne ze względu na zawarte w nim informacje dotyczące infrastruktury krytycznej Państwa.
Nowa architektura KSeF
Zapewniono, że nowa architektura KSeF uwzględni rozbudowę systemu o dodatkowe struktury, w szczególności załączniki oraz zapewni odpowiednią wydajność dla zwiększonego wolumenu obsługiwanych dokumentów, co ma zapewnić stabilność systemu i niedopuszczenie do sytuacji, w której wystawianie e-faktur byłoby niemożliwe.
Zmiany KSeF wynikające z projektu rozwiązań prawnych
Ministerstwo Finansów zamierza przedstawić projekt ustawy dotyczący uproszczeń obowiązków związanych z wdrożeniem KSeF Nie został on jeszcze udostępniony, niemniej jednak opierając się na dokumencie „KSeF – PROPOZYCJE I KIERUNKI ZMIAN” należy spodziewać się zmian legislacyjnych w kilku ważnych obszarach, wskazanych niżej.
1. Tryb offline dla wszystkich w okresie przejściowym
Proponuje się, aby w okresie przejściowym wszyscy podatnicy mogli wystawiać faktury według wzoru dla faktury ustrukturyzowanej, tak jak w przypadku faktur wystawianych w tzw. trybie offline. Tak wystawione faktury podatnik będzie zobowiązany opatrzeć kodem QR i będzie miał możliwość przekazania ich nabywcy (poza KSeF). Dodatkowo podatnik będzie miał obowiązek przesłania takich faktur do KSeF następnego dnia roboczego po ich wystawieniu.
2. Wystawianie faktur na rzecz konsumentów
Proponuje się zmiany poprzez:
- dopuszczenie możliwości wystawiania w KSeF faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, tzw. faktur konsumenckich na zasadzie dobrowolności. Konsument będzie miał zapewniony dostęp do e-faktury poprzez podanie kodu QR oraz danych umożliwiających jej zidentyfikowanie w KSeF albo oznaczenie faktury tym kodem;
- uregulowanie prawne w zakresie tzw. „samoidentyfikacji” nabywcy dla potrzeb wystawienia przez dostawcę e-faktury (osoby fizyczne będą podawać sprzedawcy NIP, jeśli zakup będzie związany z ich działalnością gospodarczą).
Powyższe jest odpowiedzią na postulaty podatników dotyczące trudności w identyfikacji i rozróżnieniu podmiotów prowadzących i nieprowadzących działalność gospodarczą.
3 Załączniki do faktur w KseF
W projekcie rozwiązań prawnych proponuje się możliwość przesyłania do KSeF załączników do faktur, zawierających dane podatkowe (ceny jednostkowe i ilość towaru/usługi). Powyższe dotyczy faktur za media, usługi telekomunikacyjne i inne ramowe faktury zbiorcze (rozwiązanie dedykowane wyłącznie dostawcom paliw). Ministerstwo Finansów podkreśla, że wprowadzenie tzw. załącznika do wzoru e-faktury nie oznacza, że znajdą się w nim dodatkowe elementy na fakturze, wykraczające poza zakres danych przewidzianych w art. 106e ustawy o VAT, który odzwierciedla wzór faktury ustrukturyzowanej. Załącznik stanie się integralnym elementem faktury.
4. Certyfikaty wystawcy faktur
Planowane jest zapewnienie możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru tzw. certyfikatów wystawcy faktur, tak aby w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, a także gdy podatnik będzie czasowo korzystał z wystawiania faktur poza KSeF – podatnik mógł wystawić fakturę i opatrzeć ją kodem QR. Narzędzie w postaci certyfikatu wystawcy jest niezbędne do wystawiania wyżej wskazanych faktur.
5. Wystawianie faktur poza KSeF
Do dnia 1 sierpnia 2026 r. naruszenie obowiązku wystawiania faktur w KSeF nie będzie podlegać karze pieniężnej. Ministerstwo Finansów przewiduje, że dla niektórych podatników obowiązek wystawiania faktur w KSeF może być trudny do zrealizowania także i po tym terminie. Wobec tego planowane jest fakultatywne, czasowe wyłączenie obowiązku e-fakturowania wobec podatników wystawiających wyłącznie faktury, których kwota należności ogółem jest mniejsza lub równa 450 zł oraz łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem, podlegająca udokumentowaniu tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10.000 zł. Prawo do stosowania powyższego uproszczenia przepada począwszy od faktury, którą przekroczono jedną z tych wartości. Uproszczenie to nie dotyczy jednak podatników wystawiających faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Przeprowadzony Audyt KSeF wykazał wiele nieprawidłowości skutkujących koniecznością zaprojektowania nowej architektury systemu i w konsekwencji odroczeniem wdrożenia obowiązku e-fakturowania. Niemniej, wcale nie oznacza to, że aktualnie należy porzucić wszelkie przygotowania do wdrożenia KSeF. Wprost przeciwnie. Mimo pozornie długiego okresu na wdrożenie KSeF, aby proces ten przebiegł sprawnie, należy poświęcać zagadnieniom e-fakturowania sporo uwagi. Istotne będą choćby nadchodzące zmiany legislacyjne, którym z pewnością będziemy się przyglądać.
AUTORZY: Błażej Materna, Doradca podatkowy oraz Elżbieta Ślusarczyk, doradca podatkowy, Bieżące Doradztwo Podatkowe
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – dowiedz się więcej:
- MF: KSeF nie wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Od kiedy zatem?
- Podsumowanie konsultacji KSeF – propozycje zmian MF
- Konsultacje KSeF – top 10 pytań i odpowiedzi [INFORMATOR]
- Ruszyły konsultacje w sprawie KSeF. Jakie zagadnienia KSeF należy ponownie przeanalizować?
- Przedsiębiorco, przekształć się przed KSeF!
- 10 najważniejszych problemów KSeF
- Wymagania techniczne wdrożenia KSeF w firmie. 7 wymagań i 9 kluczowych działań
