Plan wdrożenia KSeF na 2026 i 2027
Ministerstwo Finansów potwierdza wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), w dwóch głównych etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (wraz z podatkiem VAT). Będą to firmy o największym obrocie, które jako pierwsze przejdą na e-faktury.
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów.
- 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, czyli takich których pojedyncze faktury nie przekraczają 450 zł, a miesięczna sprzedaż wynosi do 10 tys. zł.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
W toku weryfikacji założeń biznesowych i technicznych projektu, resort uwzględnił wszystkie kluczowe postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców w zakresie wystawiania e-faktur w KSeF. Co jednak zmieniło się względem poprzedniej wersji projektu?
Główne zmiany w projekcie KSeF
- Wydłużenie okresów przejściowych – możliwość używania kas rejestrujących, odroczenie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności) oraz czasowe wyłączenie dla mikrofirm (faktury do 450 zł / 10 tys. zł mies.) – terminy zostały przedłużone do końca grudnia 2026 r.
- Tryb offline24 na stałe – wprowadzono stałą, dobrowolną możliwość wystawiania faktur offline z kodem QR (tryb „offline24”), pod warunkiem ich wysłania do KSeF następnego dnia roboczego.
- Rok bazowy dla progu 200 mln zł – do weryfikacji progu 200 mln zł brana będzie pod uwagę sprzedaż z roku 2024, a nie 2025. Jest to kwota wraz z podatkiem VAT, czyli przy założeniu zastosowania podstawowej stawki podatku VAT 23% weryfikacji podlegać będzie kwota przekraczająca 162 601 626,02 PLN.
- Faktury VAT RR – projekt uwzględnia możliwość wystawiania faktur VAT RR w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
- Aplikacja mobilna KSeF w smartfonie – podatnicy będą mogli zarządzać swoimi fakturami korzystając z bezpłatnej aplikacji mobilnej KSeF (po uwierzytelnieniu się Profilem Zaufanym, użytkownicy będą mogli wystawiać, przeglądać oraz bezpieczne udostępniać faktury za pośrednictwem kanałów komunikacji elektronicznej).
- Korekta w zakresie prezentacji kodów QR offline na fakturze – proponuje się zrównanie elementów kodu QR dla trybu online i offline oraz rozdzielenie funkcjonalności weryfikacji certyfikatu wystawcy faktury. Będzie możliwość zweryfikowania w KSeF czy fakturę w trybie offline/awarii wystawiła osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia w kontekście podatnika.
- Wyższy limit zwolnienia VAT – podniesiono limit zwolnienia podmiotowego z VAT z 200 tys. zł do 240 tys. zł od 1 stycznia 2026 r.
- Kary pieniężne będą nakładane później – sankcje za naruszenia obowiązków KSeF wejdą w życie dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Dodatkowo Ministerstwo Finansów utrzymało w projekcie zgłaszane przez podatników wystawianie faktur w KSeF również dla konsumentów. Rozwiązanie to będzie stosowane dobrowolnie.
Resort zapewnił również możliwość dodania załącznika do e-faktury. Załącznik będzie stanowił integralną część dokumentu sprzedaży, a jego treść będzie ustrukturyzowana i opisana w strukturze logicznej FA(3). Faktury wraz z załącznikiem będzie można wystawiać po złożeniu zgłoszenia za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego.
Jakie dalsze działania związane z KSeF planuje MF w 2025 r.?
- W czerwcu resort udostępni informacje dotyczące nowej wersji systemu w postaci struktury logicznej FA(3), czyli wzoru faktury ustrukturyzowanej (tzw. schemy) oraz dokumentacji interfejsu programistycznego (API), czyli specyfikacji oprogramowania interfejsowego tzw. KSeF 2.0.
- Od 30 września będzie można testować interfejs programistyczny (API) z KSeF 2.0 (czyli udostępnionej do użytkowania od 1 lutego 2026 r.) w sposób otwarty przez wszystkich integratorów i duże firmy.
- Od 1 listopada podatnicy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury (pozwolą one na uwierzytelnienie się w systemie i są niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie „offline24” w okresie obligatoryjnego KSeF).
- W listopadzie również planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, by wszyscy przedsiębiorcy mogli poznać rozwiązania i funkcjonalności systemu.
- Wersja produkcyjna systemu czyli pozwalająca na wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym, zostanie udostępniona natomiast 1 lutego 2026 r.
Krajowy System e-Faktur nabiera tempa i zostanie z dużym prawdopodobieństwem wdrożony już w 2026 roku. Nowy projekt KSeF wyjaśnia wiele wątpliwości, ale nadal niektóre pytania podatników pozostają bez odpowiedzi. Jedno jest pewne – KSeF stanie się rzeczywistością. Podatnicy którzy nie rozpoczęli jeszcze prac związanych z wdrożeniem KSeF mają szanse aby nadrobić zaległości, a podatnicy którzy wstrzymali swoje działania otrzymali jasny sygnał aby jak najszybciej przystąpić do kontynuacji prac nad wdrożeniem KSeF.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – dowiedz się więcej:
- Obligatoryjny KSeF od lutego 2026 r.
- Jakie zmiany czekają KSeF?
- MF: KSeF nie wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Od kiedy zatem?
- Podsumowanie konsultacji KSeF – propozycje zmian MF
- Konsultacje KSeF – top 10 pytań i odpowiedzi [INFORMATOR]
- Ruszyły konsultacje w sprawie KSeF. Jakie zagadnienia KSeF należy ponownie przeanalizować?
- Przedsiębiorco, przekształć się przed KSeF!
- 10 najważniejszych problemów KSeF
- Wymagania techniczne wdrożenia KSeF w firmie. 7 wymagań i 9 kluczowych działań
- Nowy projekt KSeF skierowany do konsultacji publicznych