Obowiązek 50-letniego archiwizowania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, uprzykrzający obecnie zarządzanie zakładem pracy, już niebawem winien przejść do historii. W dniu 7 listopada 2017 r. do Sejmu wpłynął rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Archiwizacja akt pracowniczych przez 10 lat
W projekcie przewidziano skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji osobowej i płacowej pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r. Skrócenie tego okresu będzie powiązane z obowiązkiem pracodawcy do przekazywania Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych comiesięcznych raportów informacyjnych, zawierających dane niezbędne do wyliczenia i przyznania emerytury lub renty. Dla pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o złożeniu raportu informacyjnego dotyczącego takich pracowników. Warto zaznaczyć, że nowa regulacja nie obejmie pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz pracowników wykonujących pracę górniczą i prace równorzędne, w przypadku których nadal będzie obowiązywał 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej
Druga istotna zmiana umożliwi prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Pracodawca będzie mógł korzystać z dowolnego teleinformatycznego systemu do przechowywania elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Warto zaznaczyć, że elektroniczna forma dokumentacji będzie wymagała opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Jeśli pracodawca wybierze formę elektroniczną, nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej. Co ważne, papierowa i elektroniczna forma dokumentacji pracowniczej będą wywoływały jednakowe skutki prawne, w szczególności na gruncie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Obecnie forma papierowa stanowi jedyną respektowaną przez ustawodawcę, co powoduje, że część pracodawców prowadzi dokumentację równolegle w postaci papierowej i elektronicznej. Zaproponowane rozwiązanie winno zatem wpłynąć na przyspieszenie procesu opracowania dokumentów, a w konsekwencji również na ograniczenie kosztów ponoszonych przez pracodawców.
Bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzeń
Projekt ustawy przewiduje ponadto przyjęcie bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia jako formy preferowanej. Niemniej jednak, na wniosek pracownika wynagrodzenie będzie można nadal wypłacać gotówką. Jak wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy, z danych Banku Światowego wynika, że w 2014 r. 77,8% pracowników w Polsce otrzymywało wynagrodzenia na rachunki płatnicze. Wskazana zmiana stanowi zatem próbę dostosowania prawa do zmieniających się preferencji pracowników.
Nowe regulacje mają obowiązywać od dnia 1 stycznia 2019 r.
AUTOR: Adrianna Roloff, Konsultant, Kancelaria prawna
