Treść artykułu

Obowiązek 50-letniego archiwizowania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, uprzykrzający obecnie zarządzanie zakładem pracy, już niebawem winien przejść do historii. W dniu 7 listopada 2017 r. do Sejmu wpłynął rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Archiwizacja akt pracowniczych przez 10 lat

W projekcie przewidziano skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji osobowej i płacowej pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r. Skrócenie tego okresu będzie powiązane z obowiązkiem pracodawcy do przekazywania Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych comiesięcznych raportów informacyjnych, zawierających dane niezbędne do wyliczenia i przyznania emerytury lub renty. Dla pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o złożeniu raportu informacyjnego dotyczącego takich pracowników. Warto zaznaczyć, że nowa regulacja nie obejmie pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz pracowników wykonujących pracę górniczą i prace równorzędne, w przypadku których nadal będzie obowiązywał 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Potrzebujesz wsparcia?

Sprawdź Kancelaria prawna Grant Thornton

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej

Druga istotna zmiana umożliwi prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Pracodawca będzie mógł korzystać z dowolnego teleinformatycznego systemu do przechowywania elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Warto zaznaczyć, że elektroniczna forma dokumentacji będzie wymagała opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Jeśli pracodawca wybierze formę elektroniczną, nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej. Co ważne, papierowa i elektroniczna forma dokumentacji pracowniczej będą wywoływały jednakowe skutki prawne, w szczególności na gruncie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Obecnie forma papierowa stanowi jedyną respektowaną przez ustawodawcę, co powoduje, że część pracodawców prowadzi dokumentację równolegle w postaci papierowej i elektronicznej. Zaproponowane rozwiązanie winno zatem wpłynąć na przyspieszenie procesu opracowania dokumentów, a w konsekwencji również na ograniczenie kosztów ponoszonych przez pracodawców.

Bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzeń

Projekt ustawy przewiduje ponadto przyjęcie bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia jako formy preferowanej. Niemniej jednak, na wniosek pracownika wynagrodzenie będzie można nadal wypłacać gotówką. Jak wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy, z danych Banku Światowego wynika, że w 2014 r. 77,8% pracowników w Polsce otrzymywało wynagrodzenia na rachunki płatnicze. Wskazana zmiana stanowi zatem próbę dostosowania prawa do zmieniających się preferencji pracowników.

Nowe regulacje mają obowiązywać od dnia 1 stycznia 2019 r.

AUTOR: Adrianna Roloff, Konsultant, Kancelaria prawna

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com.

Inne artykuły z kategorii: Kancelaria prawna Zobacz wszystkie

Ochrona konsumencka dla przedsiębiorców

Opublikowany w dniu 21 marca 2019 r. projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia obciążeń regulacyjnych przewiduje, że w określonych  sytuacjach – przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi będą mogli korzystać z przepisów dotyczących ochrony…

Usługi Grant Thornton z obszaru: Kancelaria prawna

Skorzystaj z wiedzy naszych ekspertów

Najczęściej czytane