Sygnaliści – nowe obowiązki stają się rzeczywistością

Jakie obowiązki zatrudniających wynikają z Ustawy o ochronie sygnalistów?

Bieżące monitorowanie poziomu zatrudnienia

Przede wszystkim, podmiot prawny będzie zobowiązany do tego, aby na bieżąco monitorować skalę swojego zatrudnienia. Poza podmiotami, o których pisaliśmy już w naszym artykule „Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?”, które są zobowiązane do wdrożenia stosownych procedur bez względu na skalę zatrudnienia, obowiązek przyjęcia stosownej procedury został nałożony na wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób, według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku.

Jest to szczególnie istotne, ponieważ co do zasady przepisy prawa pracy wyznaczają limity zatrudnienia w odniesieniu do osób, związanych z pracodawcą umową o pracę. Dotyczy to chociażby takich obowiązków jak przyjęcie regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, czy utworzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, do czego zobowiązani są pracodawcy, zatrudniający minimum 50 pracowników. Tymczasem Ustawa o ochronie sygnalistów definiuje zatrudnienie znacznie szerzej, nie ograniczając go wyłącznie do zatrudnienia stricte pracowniczego, co będzie skutkowało objęciem obowiązkami ustawowymi liczniejszego grona pracodawców.

Stworzenie procedury zgłoszeniowej

Kolejnym wyzwaniem dla pracodawców będzie opracowanie stosownej procedury zgłoszeniowej. Zgodnie z przepisami, dokonywanie zgłoszeń przez sygnalistę będzie możliwe w formie ustnej, w postaci papierowej lub elektronicznej. Na potrzeby zgłoszeń zewnętrznych, dokonywanych do Rzecznika Praw Obywatelskich czy organu publicznego, mają powstać dedykowane formularze internetowe lub aplikacje. Procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych będzie musiała zostać opracowana indywidualnie przez podmioty prawny. Wymaga to przede wszystkim stworzenia odpowiednich kanałów komunikacji dedykowanych dla sygnalistów lub nawiązania współpracy z dostawcą narzędzia informatycznego, służącego jako wewnętrzny kanał zgłoszeń.

Wyznaczenie odpowiedniej jednostki do przyjmowania zgłoszeń

Podmiot zatrudniający będzie musiał również utworzyć wewnętrzną jednostkę organizacyjną, odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń dokonanych przez sygnalistów. Alternatywą będzie upoważnienie do podejmowania takich działań udzielone osobie fizycznej w ramach struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa lub podmiotowi zewnętrznemu, który przejmie na siebie obowiązek przyjmowania zgłoszeń. Powierzenie tego obowiązku podmiotowi zewnętrznemu będzie wymagało od pracodawcy zawarcia stosownej umowy, regulującej zasady obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Ponadto, każdy podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych powinien otrzymać odpowiednie wytyczne, obejmujące sposób działania w przypadku otrzymania zgłoszenia oraz informację o wynikających z przepisów terminach na przyjęcie zgłoszenia oraz udzielenie informacji zwrotnej sygnaliście.

Upoważnienie jednostki wewnętrznej do weryfikacji zgłoszeń

Weryfikacja zgłoszeń powinna być dokonywana przez bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę fizyczną w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego. Co istotne, ten etap procedury zgłoszeniowej nie będzie mógł być powierzony podmiotowi zewnętrznemu i powinien odbywać się w ramach wewnętrznej struktury firmy. Wyznaczona jednostka lub osoba powinna otrzymać od zatrudniającego stosowne upoważnienie do podejmowania odpowiednich działań następczych w przypadku pozytywnej weryfikacji otrzymanego zgłoszenia i stwierdzenia rzeczywistego naruszenia prawa, zgłoszonego przez sygnalistę

Ujęcie w procedurze elementów dodatkowych

Chcąc rozszerzyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych o dodatkowe, nieobligatoryjne elementy, podmiot zatrudniający zmierzy się z wyzwaniem określenia czynników ryzyka, odpowiadających profilowi jego działalności, które sprzyjają wystąpieniu określonych naruszeń prawa, czy z opracowaniem systemu zachęt, mających na celu skłonić sygnalistów do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, zamiast dokonywania zgłoszeń zewnętrznych czy uciekania się do ujawnienia publicznego. Podkreślamy, że pracodawcy będą mieli możliwość dobrowolnego uwzględnienia w procedurach naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych (czyli m.in. dokumentów w zakresie mobbingu i dyskryminacji), co wyjaśnialiśmy także w naszym poprzednim artykule: Ustawa o ochronie sygnalistów opublikowana w Dzienniku Ustaw

Stworzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych

Wszystkie podmioty prawne, podlegające pod reżim Ustawy, będą zobowiązane do utworzenia i bieżącego prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, w którym zamieszczane będą istotne informacje, dotyczące zgłoszeń, otrzymane od sygnalistów. Każdy wpis w rejestrze obligatoryjnie będzie musiał obejmować następujące informacje: numer zgłoszenia; przedmiot naruszenia; dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie; adres do kontaktu sygnalisty; datę dokonania zgłoszenia; informację o podjętych działaniach następczych; oraz datę zakończenia sprawy.

Przeprowadzenie obowiązkowych konsultacji

Co istotne, ustalenie procedury będzie wymagało przeprowadzenia przez podmiot prawny konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi albo przedstawicielami osób, świadczących pracę na rzecz podmiotu. Pracodawcy mierzący się pierwszy raz z tego rodzaju obowiązkiem będą musieli wdrożyć w swoim przedsiębiorstwie stosowną procedurę wyboru przedstawicieli pracowników (osób zatrudnionych) i przyjąć określone standardy prowadzenia konsultacji. Będzie to wyzwaniem również dla pracodawców, którzy mają już doświadczenie w tym przedmiocie, ponieważ tym razem do rozmów powinni zostać włączeni nie tylko pracownicy, ale również inne osoby zatrudnione, a podmiot prawny powinien zadbać o stosowną reprezentację wszystkich zatrudnionych, nie ograniczając udziału w konsultacjach wyłącznie do pracowników.

Zadbanie o odpowiednią ochronę danych osobowych

Dostosowując się do obowiązków, wynikających z Ustawy o ochronie sygnalistów, zatrudniający nie powinni zapominać również o przepisach, które pozostają wiążące i będą generowały dodatkowe wymagania przy wdrożeniu procedury zgłaszania naruszeń, weryfikacji otrzymanych zgłoszeń oraz podejmowaniu stosownych działań następczych. Mowa tutaj przede wszystkich o przepisach dotyczących ochrony danych osobowych. Podmiot prawny będzie musiał pamiętać o stosowaniu zasady minimalizacji danych, a także o przestrzeganiu wyznaczonych w Ustawie okresów, w których będzie uprawniony do przetwarzania danych w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem na jego skutek działań następczych. Powyższe obowiązki powinny być przy tym realizowane nie tylko względem samego sygnalisty, ale również osób, których dotyczy zgłoszone naruszenie prawa, a także innych osób, mających wiedzę na temat naruszenia, w tym świadków czy osób pokrzywdzonych. Szczegółowe informacje dotyczące ochrony danych osobowych w kontekście Ustawy o ochronie sygnalistów zostały ujęte w opracowanym przez nas Purpurowym Informatorze Sygnaliści a RODO.

Ustawa o ochronie sygnalistów w zakresie przepisów o zgłoszeniach wewnętrznych wejdzie w życie 25 września 2024 r., jednak należy pamiętać, że w tej dacie wszystkie podmioty objęte zakresem Ustawy, będą miały obowiązek posiadać już całą wymaganą przepisami dokumentację, jak również powinny umożliwiać wszystkim uprawnionym dokonywanie zgłoszeń w charakterze sygnalisty. Uwzględniając fakt, że zgodnie z przepisami Ustawy, procedura wewnętrzna powinna zostać poddana pod konsultacje z organizacją związkową bądź przedstawicielami osób świadczących pracę, trwające nie krócej niż 5 dni, a następnie podana do wiadomości osobom wykonującym pracę na rzecz podmiotu prawnego co najmniej na 7 dni przed jej wejściem w życie, pracodawcy powinni opracować kompletną dokumentację i zasady funkcjonowania procedury wewnętrznej z odpowiednim wyprzedzeniem, w taki sposób, aby procedura mogła zacząć obowiązywać wraz z wejściem w życie Ustawy.

AUTORZY: Jolanta Zarzecka-Sawicka, radca prawny, Partner, Wojciech Kruk, radca prawny, Senior Associate, i Karolina Karpińska, Aplikantka adwokacka, Junior Associate. Zespół Kancelarii Prawnej Grant Thornton

Czytaj więcej o sygnalistach:

• Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?
• Jaka ochrona przysługuje sygnalistom w kontekście RODO? [INFORMATOR]
• Ustawa o ochronie sygnalistów opublikowana w Dzienniku Ustaw
• Na jaką ochronę mogą liczyć sygnaliści?
• Ochrona sygnalistów a odpowiedzialność członków zarządu