Właściwie opracowana polityka cen transferowych stanowi skuteczne narzędzie planowania w obszarze cen transferowych. Stworzenie przejrzystego i ujednoliconego zbioru zasad w zakresie transakcji wewnątrzgrupowych służy nie tylko ograniczeniu ryzyka podatkowego, lecz także pozwala podatnikom na szybkie i sprawne wywiązanie się z obowiązków dokumentacyjnych.
Większość podmiotów funkcjonujących w ramach grup podmiotów powiązanych staje co roku przed wyzwaniami narzuconymi przez przepisy o cenach transferowych – przygotowaniem lokalnej dokumentacji cen transferowych i raportowaniem w formie formularza TPR. Podmioty należące do większych grup, zobowiązane są również do posiadania dokumentacji grupowej tzw. Master File’a. Jak posiadanie polityki cen transferowych może pomóc podatnikowi usprawnić proces wypełnienia obowiązków sprawozdawczo-dokumentacyjnych?
Polityka i dokumentacja cen transferowych – komplementarne, ale różne dokumenty
W świadomości niektórych podatników polityka i dokumentacja cen transferowych mogą być uważane za to samo, jednak to nieprawda. Po pierwsze, polityka cen transferowych, w przeciwieństwie do dokumentacji, jest fakultatywna, co oznacza, że podmioty nie mają ustawowego obowiązku jej sporządzenia. Dokumentacja cen transferowych jest dokumentem obligatoryjnym w przypadku podatników dokonujących transakcji z podmiotami powiązanymi, które spełniają kryteria określone w ustawach o podatkach dochodowych.
Po drugie, rolą polityki cen transferowych jest określenie ramowych zasad rozliczeń pomiędzy podmiotami powiązanymi. W jej zakresie leży stworzenie powtarzalnej i prawidłowo umotywowanej metody kalkulacji cen dla określonego rodzaju transakcji wewnątrzgrupowych, procesu dokonywania transferów w grupie oraz szczegółowych reguł jego kontroli. Z kolei, dokumentacja cen transferowych stanowi wypełnienie formalnych obowiązków nałożonych przez ustawy o podatkach dochodowych. Jest to dokument zawierający szczegółowe informacje dotyczące istotnych transakcji zawieranych, co do zasady, pomiędzy podmiotami powiązanymi i umożliwiający organowi podatkowemu ocenę warunków tych transakcji pod kątem zgodności z zasadą ceny rynkowej.
Powyższe różnice wpływają bezpośrednio na perspektywę czasową, z jakiej należy patrzeć na obydwa dokumenty – o ile dokumentacja cen transferowych jest jedynie zilustrowaniem stanu faktycznego mającego miejsce w danym roku podatkowym, tak politykę cen transferowych przygotowuje się w ujęciu długofalowym, co służy ograniczaniu ryzyka podatkowego przy jednoczesnej realizacji przyjętych przez przedsiębiorstwo celów operacyjnych i strategicznych. Politykę cen transferowych należy uznać za kluczowy element zarządzania ryzykiem w obszarze cen transferowych (opracowywana na etapie planowania transakcji), natomiast dokumentacja jest dokumentem potwierdzającym jej prawidłowe stosowanie (sporządzana po zakończeniu roku podatkowego, w którym transakcja była realizowana).
Ważny fragment
Pomimo, iż funkcja i znaczenie polityki cen transferowych oraz dokumentacji cen transferowych są zupełnie inne, nie oznacza to, że oba te dokumenty nie mogą ze sobą współgrać. Wręcz przeciwnie, można powiedzieć, że polityka i dokumentacja cen transferowych są dokumentami komplementarnymi i zabezpieczają podatnika w sposób kompleksowy.
Polityka cen transferowych a przygotowanie dokumentacji lokalnej
Lokalna dokumentacja cen transferowych jest sporządzana dla transakcji kontrolowanych, które przekroczą limity ustalone na poziomie:
- 10 mln PLN w przypadku transakcji towarowych i finansowych
oraz
- 2 mln PLN dla transakcji usługowych i pozostałych.
Ustalone progi istotności determinują konieczność udokumentowania transakcji o znaczącym ryzyku podatkowym. Z uwagi, iż polityka cen transferowych nie jest dokumentem wymaganym przepisami podatkowymi, wybór transakcji, dla których jest sporządzana, leży po stronie podatnika, przy czym zazwyczaj wybierane są transakcje o kluczowym znaczeniu dla podatnika. W rezultacie, zakres transakcji podlegający obowiązkowi dokumentacyjnemu oraz wytypowany dla celów polityki cen transferowych jest często zbieżny – są to głównie transakcje stanowiące podstawową działalność podatnika, bądź istotne z perspektywy ryzyka np. transakcje finansowe.
Zakres informacji, które muszą znaleźć się w lokalnej dokumentacji cen transferowych, wynika bezpośrednio z przepisów podatkowych. Taka dokumentacja powinna zawierać m.in. opis podmiotów powiązanych, opis przeprowadzanych między nimi transakcji oraz analizę funkcji, ryzyk i wykorzystywanych zasobów. Należy też wyjaśnić, w jaki sposób ustalana jest cena transferowa i przeprowadzić dla niej analizę porównawczą (tzw. benchmark).
Choć przepisy nie wymagają tworzenia polityki cen transferowych, jej posiadanie bardzo ułatwia przygotowanie dokumentacji. Polityka cen transferowych to wewnętrzny opis zasad, według których ustalane są ceny pomiędzy podmiotami powiązanymi z jednej grupy. Dobrze przygotowana polityka powinna:
- opisywać role i funkcje poszczególnych podmiotów w grupie,
- wskazywać metody ustalania i weryfikacji cen,
- zawierać założenia do analiz porównawczych (benchmarków),
- określać zasady monitorowania i ewentualnego korygowania cen transferowych.
Co ważne, wiele informacji wymaganych w dokumentacji lokalnej pokrywa się z tymi, które zawiera polityka cen transferowych. Dlatego, jeśli firma / grupa ma już taką politykę, przygotowanie dokumentacji lokalnej staje się łatwiejsze – wystarczy zaktualizować dane zgodnie ze stanem faktycznym za dany rok.
Ważny fragment
W praktyce przygotowanie dokumentacji może być trudne – ze względu na dużą liczbę danych, skomplikowane transakcje i konieczność współpracy wielu działów w firmie. Polityka cen transferowych pomaga uporządkować te procesy – ułatwia przepływ informacji, zarządzanie dokumentami oraz lepsze wykorzystanie systemów informatycznych w firmie. Dobrze opracowane procedury obiegu dokumentów pomiędzy podmiotami powiązanymi usprawniają pracę i mogą ułatwić obronę stosowanych cen w razie kontroli podatkowej.
Polityka cen transferowych a raportowanie TPR
Informacja o cenach transferowych (TPR) jest dla organów podatkowych syntetycznym źródłem informacji o najistotniejszych transakcjach dokonywanych w trakcie danego roku podatkowego przez podmioty powiązane, co czyni TPR skutecznym narzędziem typowania podatników do kontroli.
Kluczowe dane, które są udostępniane w ramach raportowania TPR dotyczą informacji o zastosowanych metodach i cenach transferowych, a także rynkowych parametrach transakcji, określonych na podstawie wyników benchmarków. Tym samym, do czasu złożenia formularza TPR konieczne jest wykonanie analiz cen transferowych co do zasady dla każdej raportowanej transakcji – w przeciwnym razie, nie ma możliwości poprawnego uzupełnienia formularza.
Jednym z etapów prac nad polityką cen transferowych jest określenie właściwej metody ustalania cen transferowych oraz opracowanie benchmarków pozwalających sparametryzować ich warunki. W praktyce, polityka cen transferowych pozwala nie tylko z odpowiednim wyprzedzeniem ustalić optymalny model rozliczeń dla danej transakcji, lecz służy również ustaleniu odpowiednich mechanizmów korygujących (w tym korekty cen transferowych), które umożliwiają dostosowanie cen w transakcjach kontrolowanych do panujących, w danym momencie, warunków gospodarczych.
Ważny fragment
Należy pamiętać, że aby móc zastosować mechanizm korekty cen transferowych konieczne jest spełnienie wymogów określonych w przepisach podatkowych, z czego nadrzędnym warunkiem, jest stosowanie w trakcie roku rynkowych zasad rozliczeń w ramach korygowanej transakcji. Polityka cen transferowych pozwala w sposób systemowy zarządzić procesem ustalania, dokumentowania, raportowania i korygowania warunków transakcji kontrolowanych.
Posiadanie polityki cen transferowych zapewnia komfort raportowania TPR, co w kontekście odpowiedzialności karno-skarbowej wynikającej z niedopełnienia obowiązku dokumentacyjnego lub w zakresie formularza TPR, niesie znaczącą wartość dla osób zarządzających przedsiębiorstwem.
Polityka cen transferowych a przygotowanie dokumentacji grupowej
W zakresie wypełnienia obowiązków dokumentacyjnych nie należy zapominać o grupowej dokumentacji cen transferowych, choć do jej posiadania jest zobligowane mniejsze, lecz nie mniej istotne, grono podatników niż w przypadku dokumentacji lokalnej i raportowania TPR. Master File’a przygotowują podmioty należące do grup kapitałowych, których skonsolidowane przychody przekraczają 200 mln PLN, są to więc odpowiednio duże grupy podmiotów powiązanych o szczególnym znaczeniu dla gospodarki. W odróżnieniu od dokumentacji lokalnej, która zawiera szczegółowe odniesienie do konkretnych transakcji, dokumentacja grupowa opisuje w ujęciu globalnym kluczowe kategorie transakcji z perspektywy całej grupy. W kontekście polityki cen transferowych, należy zwrócić uwagę na obowiązkowe elementy dokumentacji grupowej tj.:
- opis polityki cen transferowych w zakresie alokacji kosztów usług wewnątrzgrupowych i zasad ustalania cen za te usługi;
- opis polityki cen transferowych w zakresie działalności badawczo-rozwojowej oraz wartości niematerialnych i prawnych;
- opis polityki cen transferowych w zakresie finansowania pomiędzy podmiotami powiązanymi.
Zakresem Master File’a są objęte transakcje, które uznawane są powszechnie jako wrażliwe i stanowiące potencjalne źródło transferu dochodów poza polską jurysdykcję. Spodziewamy się, że obszar transakcji finansowych, wartości niematerialnych i prawnych oraz restrukturyzacji, będzie w najbliższych latach przykuwał coraz większą uwagę organów podatkowych.
Objęcie polityką cen transferowych transakcji usługowych, finansowych czy dotyczących wartości niematerialnych i prawnych, pozwoli na przyspieszenie procesu wypełnienia obowiązków dokumentacyjnych w zakresie sporządzenia Master File’a (analogicznie jak w przypadku dokumentacji lokalnej). W kontekście wzmożonego zainteresowania organów powyższymi transakcjami, warto z odpowiednim wyprzedzeniem pochylić się nad zasadami ich rozliczeń, do czego zachęcamy również podatników, których wymóg przygotowania dokumentacji grupowej nie dotyczy. Odpowiednio zbudowana polityka cen transferowych dla transakcji usługowych, finansowych czy wartości niematerialnych i prawnych może pomóc w zminimalizowaniu ryzyka kontroli podatkowych, a w przypadku ewentualnych sporów z organami stanowić solidne wsparcie linii obrony.
Często motywacją dla podatników do zainteresowania się cenami transferowymi są zbliżające się terminy obowiązków dokumentacyjnych i raportowania TPR. Tym samym temat cen transferowych pojawia się na końcowym etapie cyklu życia transakcji kontrolowanej, gdzie w przypadku niepoukładanego systemu rozliczeń wewnątrzgrupowych, zazwyczaj niewiele można zrobić. Polityka cen transferowych jest podejściem proaktywnym, pozwalającym przesunąć moment pojawienia się tematu cen transferowych na sam początek cyklu życia transakcji i rozsądne zaplanowanie modelu rozliczeń wewnątrzgrupowych, dzięki czemu późniejsze przygotowanie dokumentacji cen transferowych i raportowanie TPR staje się formalnością.
Czytaj więcej o cenach transferowych:
- Polityka cen transferowych – czym jest i dlaczego warto ją przygotować?
- Ceny transferowe a cykl życia transakcji kontrolowanej
- Polityka cen transferowych dla podstawowej działalności – dlaczego jest ważna, od czego zacząć i na czym się skupić?
- Polityka cen transferowych dla transakcji finansowych
- Polityka cen transferowych dla wartości niematerialnych
Autorka: Daniela Kałusiewicz