Spis treści
- Przepisy regulujące kontrole L4. Stan obecny
- Kontrola w zakresie orzekania o niezdolności do pracy i wystawiania zaświadczeń lekarskich
- Kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnienia od pracy z powodu choroby
- Rosnąca liczba kontroli ZUS
- Praktyczne problemy związane z kontrolą L4
- Niska efektywność kontroli L4
- Co się zmieni? Projekt ustawy w zakresie kontroli L4
Przepisy regulujące kontrole L4. Stan obecny
Zasady przeprowadzania kontroli zwolnień lekarskich oraz jej tryb są uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. Przewidują one dwa podstawowe rodzaje kontroli, czyli kontrole w zakresie orzekania o niezdolności do pracy i wystawiania zaświadczeń lekarskich oraz kontrole prawidłowości wykorzystania zwolnienia od pracy z powodu choroby.
Kontrola w zakresie orzekania o niezdolności do pracy i wystawiania zaświadczeń lekarskich
Pierwszy rodzaj kontroli dotyczy prawidłowości orzekania o niezdolności do pracy oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich i jest przeprowadzany przez lekarzy orzeczników Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). W ramach takiej kontroli lekarz może przeprowadzić badanie lekarskie ubezpieczonego, zażądać dokumentacji medycznej stanowiącej podstawę wystawienia ubezpieczonemu zwolnienia lekarskiego, a także, w przypadku wystąpienia wątpliwości, zlecić badania pomocnicze. Warto podkreślić, że ZUS ma obowiązek zawiadomienia ubezpieczonego o terminie badania lub konieczności dostarczenia wyników badań pomocniczych. Jednocześnie, ubezpieczony powinien pamiętać, że w przypadku zmiany miejsca pobytu jest on zobowiązany do poinformowania o tym fakcie instytucji ZUS. Co istotne, kontrola w zakresie orzekania o niezdolności do pracy może być przeprowadzona także na wniosek pracodawcy.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnienia od pracy z powodu choroby
Drugim rodzajem kontroli jest kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnienia od pracy z powodu choroby. Jej celem jest weryfikacja, czy ubezpieczony w okresie orzeczonej niezdolności do pracy nie wykonuje działalności zarobkowej oraz nie wykorzystuje zwolnienia w sposób niezgodny z jego przeznaczeniem. Ponadto, taka kontrola może być również przeprowadzona, gdy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny. Wówczas sprawdza się, czy poza ubezpieczonym nie ma innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, którzy mogliby zapewnić choremu opiekę. Wyjątek od tej zasady dotyczy opieki nad dzieckiem do 2. roku życia, ponieważ w takiej sytuacji zasiłek przysługuje niezależnie od obecności innych osób, które mogłyby sprawować opiekę.
Aktualnie prawo do przeprowadzania kontroli ubezpieczonych w tym zakresie przysługuje zarówno ZUS, jak i pracodawcom będącym płatnikami składek na ubezpieczenie chorobowe, gdy zgłaszają do niego powyżej 20 osób. Z kolei, przedsiębiorcy zgłaszający do 20 ubezpieczonych nie są uprawnieni do przeprowadzania takiej kontroli. Mogą jednak wystąpić do jednostki ZUS z wnioskiem o jej przeprowadzenie. Natomiast, zgodnie ze stanowiskiem zajmowanym przez ZUS, pracodawcy, którzy nie są płatnikami zasiłków, mogą kontrolować zwolnienia lekarskie jedynie w zakresie wypłacanych przez siebie wynagrodzeń chorobowych. Ponadto, na mocy obowiązujących przepisów, pracodawcy będący płatnikami zasiłków są uprawnieni do kontroli obejmującej zwolnienia od pracy z powodu choroby (również tych, za które wypłacane jest świadczenie rehabilitacyjne) oraz z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny.
Rosnąca liczba kontroli ZUS
Zgodnie z danymi przedstawionymi przez ZUS, tylko w pierwszej połowie 2025 roku przeprowadzono ponad 227 tys. kontroli osób przebywających na zwolnieniu lekarskim. Pokazuje to, że nadużywanie zwolnień lekarskich stanowi poważny problem, który może negatywnie wpływać zarówno na organizację pracy w firmach, jak i na odczuwalne obciążenie dla budżetu ZUS. Potwierdzają to dane dostępne na stronie tej instytucji. Otóż, w przeciągu ostatnich 10 lat (od 2015 roku do 3 kwartału 2025 roku) wstrzymano wypłatę zasiłków na łączną kwotę przekraczającą 295 milionów złotych. Natomiast, od 2022, czyli po zakończeniu pandemii, można zauważyć systematyczny wzrost liczby przeprowadzanych kontroli oraz rosnącą wartość kwot wstrzymywanych świadczeń. Warto jednak zauważyć, że wciąż niewielki odsetek kontroli kończy się wydaniem decyzji wstrzymującej wypłatę zasiłku. Może to z jednej strony świadczyć o relatywnie niskiej skali nadużyć, a z drugiej wskazywać na ograniczoną skuteczność działań kontrolnych ZUS, co jest zgodne z problemami opisanymi w dalszej części artykułu.
Praktyczne problemy związane z kontrolą L4
Coraz częściej wskazuje się na to, że regulacje w zakresie kontroli zwolnień lekarskich w obowiązującej formie nie przystają już do współczesnych realiów rynku pracy ani do aktualnych potrzeb pracodawców i pracowników. Podkreśla to także Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, oceniając charakter przepisów jako anachroniczny. Wiele istotnych kwestii jest bowiem niedoprecyzowanych, co utrudnia jednolite i skuteczne prowadzenie kontroli oraz ogranicza ich efektywność.
Przykładowo, częstą przeszkodą pojawiającą się podczas przeprowadzania kontroli jest odmowa poddania się jej uzasadniona brakiem podstawy prawnej. Dotyczy to szczególnie niezdolności do pracy spowodowanej koniecznością sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny.
Ważny fragment
Aktualne przepisy nie wskazują jednoznacznie na uprawnienie ZUS w tym aspekcie. Brakuje również uregulowań kontroli osób pobierających zasiłki po ustaniu tytułu do ubezpieczenia, ponieważ z obecnego stanu prawnego wynika, że kontroli poddani mogą być tylko ubezpieczeni.
Dodatkowo podczas przeprowadzania kontroli zaświadczeń lekarskich można napotkać trudności związane z odmową udostępnienia dokumentacji medycznej przez lekarza wystawiającego zwolnienie lub placówkę leczniczą. Niejasności prawne dotyczą także zakresu uprawnień ZUS przy kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień. W przypadku ubezpieczonych zatrudnionych u płatników składek, którzy sami są płatnikami zasiłków, przepisy nie precyzują jednoznacznie, czy prawo do zlecenia kontroli do ZUS przysługuje wszystkim przedsiębiorcom. Wiadomo natomiast, że w przypadku wątpliwości co do prawidłowego wykorzystania zwolnienia ostateczne rozstrzygnięcie należy do właściwej jednostki ZUS.
Niska efektywność kontroli L4
Kolejną kwestią mającą wpływ na efektywność kontroli jest bez wątpienia duży wakat wśród lekarzy orzecznictwa lekarskiego ZUS.
Ważny fragment
Zgodnie z danymi dotyczącymi zatrudnienia lekarzy orzeczników w oddziałach ZUS we wrześniu 2024 roku aż 355 etatów pozostawało nieobsadzonych (40% etatów przewidzianych w planie zatrudnienia). Dodatkowo, średnia wieku lekarzy orzeczników ZUS stanowi ponad 60 lat.
W praktyce oba te czynniki przyczyniają się do spadku sprawności w realizacji zadań i wydłużenia średniego czasu oczekiwania na wydawanie decyzji w sprawie kontroli zwolnień lekarskich. Z naszego doświadczenia wynika, że okres oczekiwania na decyzję wydłuża się nawet do kilku miesięcy. Co więcej, obserwujemy, że terminowe przeprowadzanie kontroli sprzyjało skuteczniejszemu weryfikowaniu zasadności zwolnień lekarskich. W sytuacjach, gdy ubezpieczony zostaje wezwany przez lekarza orzecznika na badanie w trakcie trwania zwolnienia, możliwe jest szybkie podjęcie decyzji co do dalszego jego trwania. W takich przypadkach kontrola może przyczynić się do ograniczenia ewentualnych nadużyć.
Co się zmieni? Projekt ustawy w zakresie kontroli L4
Odpowiedzią na powyższe problemy ma być projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Druk nr 1856), który aktualnie znajduje się na początkowym etapie procesu legislacyjnego. Proponowane zmiany mają doprecyzować przepisy dotyczące kompetencji ZUS i zakresu prowadzonych kontroli. Zmiany mają skutkować ograniczeniem wątpliwości interpretacyjnych oraz zwiększeniem skuteczności samych kontroli. I tak, nowe regulacje przewidują m.in.: ujednolicenie zasad kontroli wykorzystania zwolnień, rozszerzenie możliwości weryfikacji także na osoby po ustaniu ubezpieczenia chorobowego, zwiększenie zasad w zakresie ochrony prywatności kontrolowanych oraz obowiązek sporządzania protokołu z każdej kontroli niezależnie od jej wyniku.
Warto podkreślić, że projektowane zmiany obejmują również inne kwestie związane z udzielaniem zwolnień lekarskich. Doprecyzowują one m.in. definicje używane w przepisach oraz wprowadzają rozwiązania pozwalające na wykonywanie pracy u jednego pracodawcy w czasie przebywania na zwolnieniu lekarskim wystawionym w związku z zatrudnieniem u innego.
Czytaj więcej: Kontrole ZUS w praktyce – kogo i jak często sprawdzają inspektorzy? [RAPORT]
Trwające prace nad nowelizacją przepisów dotyczących kontroli zwolnień lekarskich mają na celu usprawnienie systemu i doprecyzowanie uprawnień poszczególnych instytucji. Warto zatem na bieżąco śledzić postępy prac legislacyjnych w parlamencie, aby przygotować się do nadchodzących zmian i odpowiednio dostosować wewnętrzne procedury w firmach.
Autorka: Monika Majewska, Młodszy specjalista ds. kadr i płac