„Akcja Bilans” czyli zamknięcie roku 2019

Dla większości podmiotów gospodarczych koniec roku 2019 jest końcem roku obrotowego.  A to oznacza, że na dzień zamknięcia ksiąg, czyli 31 grudnia, jednostki, które prowadzą księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości, mają obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe. Czynności związane z akcją „Bilans 2019” rozpoczynają się jednak wcześniej i trwają kilka miesięcy.

Wybór biegłego rewidenta – czyje sprawozdania podlegają badaniu?

Zgodnie z art. 64 ustawy o rachunkowości (UoR) badaniu za 2019 r. podlegają roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych oraz roczne sprawozdania finansowe podmiotów wymienionych w tym artykule, kontynuujących swoją działalność w 2020 roku. Są to m.in. banki, zakłady ubezpieczeń, SKOKi, spółki akcyjne (z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji) oraz pozostałe jednostki, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

• średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

Obowiązkowemu badaniu podlegają również sprawozdania finansowe podmiotów wymienionych w art. 64, ust. 3 i 4 UoR.

Wyboru audytora, który przeprowadzi badanie sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki (chyba, że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej). Decyzja o wyborze firmy audytorskiej zawierana jest w formie pisemnej, np. w postaci uchwały organu zatwierdzającego. Kierownik jednostki zawiera następnie z firmą audytorską umowę o badanie sprawozdania finansowego. W przypadku badania ustawowego w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o biegłych rewidentach, pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego jest zawierana z firmą audytorską na okres nie krótszy, niż dwa lata, z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej dwuletnie okresy. Istotne jest, aby umowa była zawarta w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Zatem ze względu na terminy inwentaryzacji najpóźniej w IV kwartale danego roku obrotowego.

Inwentaryzacja i wycena bilansowa

Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki, co warunkuje prawidłowość sprawozdania finansowego i wyniku finansowego. Art. 26 UoR określa trzy metody inwentaryzacji: spis z natury, potwierdzenie sald (z bankami i kontrahentami), weryfikacja danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.

Ustawa określa, dla jakich składników majątku stosuje się daną metodę inwentaryzacji. Co do zasady, inwentaryzacja powinna nastąpić na ostatni dzień każdego roku obrotowego. W niektórych jednak przypadkach dopuszczono inne terminy inwentaryzacji drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald. Wówczas termin uważa się za dotrzymany, jeśli rozpoczęcie inwentaryzacji niektórych składników nastąpiło 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do 15. dnia następnego roku. Wówczas jednak ustalenie stanu powinno nastąpić przez dopisanie lub odpisanie przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń) od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda, jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu z ksiąg rachunkowych (ten nie może być ustalony po dniu bilansowym). Istnieją również składniki majątku, których inwentaryzacji drogą spisu z natury można dokonywać z częstotliwością mniejszą, niż raz w roku.

Wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy dokonuje się w sposób określony art. 28 UoR.

Przestrzeganie zasad wyceny gwarantuje poprawność prowadzenia ewidencji księgowej oraz sporządzenia sprawozdania finansowego.

Przy dokonywaniu wyceny aktywów i pasywów należy uwzględnić w szczególności zasady sformułowane w ustawie o rachunkowości: wiarygodności, ostrożności, indywidualnej wyceny, istotności, kontynuacji działalności.

Uproszczenia w jednostkach mikro i małych w sprawozdaniach finansowych

Podział na przedsiębiorców mikro, małych i dużych, wiąże się z różnymi wymogami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej. Ustawodawca przewidział szereg uproszczeń w tym zakresie dla mikro i małych przedsiębiorców. Jeśli jednostka spełnia warunki bycia jednostką mikro lub małą w 2019 roku i chce sporządzać uproszczone sprawozdanie finansowe za rok 2019, powinna podjąć taką decyzję przed jego sporządzeniem, a więc najpóźniej w pierwszym kwartale 2020 roku.

Jednostki mikro

Jednostkami mikro są m.in.: spółki, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 UoR, inne osoby prawne, a także oddziały przedsiębiorców zagranicznych, jeżeli jednostki te w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność – w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność, nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

a) 1 500 000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

b) 3 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,

c) 10 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.

Do katalogu jednostek mikro, wymienionych w art. 3 ust. 1a, można zaliczyć od 1 stycznia 2019 roku (z możliwością zastosowania po raz pierwszy do sprawozdań za rok 2019) osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku działające zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosą równowartość w walucie polskiej nie mniej niż 2.000.000 euro i nie więcej niż 3.000.000 euro.

Decyzja powinna zawierać informację, czy jednostka przyjmuje wszystkie uproszczenia czy tylko niektóre z nich (wówczas należy je wymienić). Ważne jest, aby decyzja o przyjęciu przez spółkę statusu jednostki mikro i sporządzeniu przez nią uproszczonego sprawozdania finansowego została podjęta w terminie umożliwiającym sporządzenie takiego sprawozdania. Zatem jednostka, która spełnia warunki bycia jednostką mikro w 2019 r. i chce sporządzać uproszczone sprawozdanie finansowe za rok 2019, powinna podjąć taką decyzję najpóźniej w pierwszym kwartale roku 2020.

Jednostki małe

Jednostki małe stanowią bardzo dużą grupę podmiotów, zobowiązanych do prowadzenia rachunkowości. Zakres uproszczeń, które mogą stosować, jest w porównaniu do jednostek mikro nieco mniejszy, ale wiele uproszczeń mogą one stosować na równi z jednostkami mikro.

Od 1 stycznia 2019 roku podniesiono dwa z trzech progów wartościowych dla kategorii małych jednostek. Jednostki określone w art. 3 ust. 1c ustawy o rachunkowości będą mogły uzyskać status jednostki małej (równoznaczny z możliwością stosowania uproszczeń przy sporządzaniu sprawozdań finansowych), jeżeli w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy (a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych – w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych), nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

a) 25 500 000 zł (dotychczas była to kwota 17 000 000 zł) – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

b) 51 000 000 zł (dotychczas była to kwota 34 000 000 zł) – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,

c) 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.

Podobnie, jak w przypadku jednostki mikro, warunkiem skorzystania przez jednostkę małą z uproszczeń przy sporządzaniu sprawozdania finansowego, jest podjęcie w tym zakresie formalnej decyzji przez jej organ zatwierdzający. Decyzja powinna zostać podjęta w terminie umożliwiającym sporządzenie takiego sprawozdania.

Sporządzenie e-sprawozdania do 31 marca 2020 roku

Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później, niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Zakładając, że dzień bilansowy przypada 31 grudnia 2019 roku, termin sporządzenia upływa z dniem 31 marca 2020 roku. Wszystkie sprawozdania finansowe podmiotów prowadzących księgi rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości sporządzane od 1 października 2018 roku muszą być przygotowane w formie elektronicznej.

Dla sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego oraz dla niewpisanych do KRS podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe, forma elektroniczna została określona w postaci struktur logicznych i formatu (XML). Struktury dostępne są w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów.

Sprawozdania te muszą być podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszystkich członków tego organu. Od 1 stycznia 2020 roku do ustawy o rachunkowości wprowadzono nowe zapisy, umożliwiające podpisywanie dokumentów elektronicznych „podpisem osobistym”. W ten sposób do podpisywania sprawozdań finansowych (w tym również skonsolidowanych) oraz z działalność i płatności będzie można używać: podpisu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego (podpis osobisty, to zaawansowany podpis elektroniczny, będący warstwą elektroniczną dowodu osobistego – tj. e-dowodu, czyli taki podpis elektroniczny, który zawiera imię, nazwisko, obywatelstwo i numer PESEL; podpis taki jest równoznaczny z podpisem własnoręcznym; prawdziwość danych posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego, który znajduje się w e-dowodzie).

Oprócz sprawozdania finansowego należy pamiętać o sprawozdaniu z działalności, sporządzanym przez jednostki, które są wskazane w art. 49 ust. 1 UoR. Ustawa o rachunkowości nie określa wymogów, co do formy i struktury danych tego sprawozdania, co oznacza, że sprawozdanie z działalności jednostki należy sporządzić w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej. Wystarczy je zatem przygotować w edytorze tekstowym (nie może to być skan dokumentu papierowego), a następnie podpisać, używając wymienionych wyżej sposobów.

Nie ma obowiązku przygotowania postaci elektronicznej dla następujących dokumentów:

• uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego;
• uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty.

Te dokumenty mogą być dołączone do e-sprawozdań finansowych w postaci skanów dokumentów papierowych.

6 miesięcy na zatwierdzenie e-sprawozdania

Przed zatwierdzeniem, roczne sprawozdanie finansowe jednostek, o których mowa w art. 64 UoR, musi zostać zbadane przez biegłego rewidenta. Od 1 października 2018 roku biegli rewidenci mają obowiązek sporządzić sprawozdanie z badania podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w formie elektronicznej i podpisywania tego sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega następnie zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający (np. walne zgromadzenie wspólników), nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dla sprawozdania za 2019 rok termin mija 30 czerwca 2020 roku). W przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego roczne sprawozdanie finansowe uważa się za zatwierdzone, jeżeli zostało zatwierdzone sprawozdanie finansowe przedsiębiorcy zagranicznego, obejmujące dane sprawozdania finansowego tego oddziału.

Złożenie e-sprawozdania

Odpowiednio przygotowane roczne sprawozdanie finansowe, wraz z towarzyszącymi mu dokumentami (tj.: sprawozdaniem z badania – jeżeli podlegało ono badaniu, odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty oraz sprawozdaniem z działalności – w przypadku jednostek, które są do tego zobowiązane) należy następnie wysłać właściwym dla jednostki organom. Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z MSR, przesyłają e-sprawozdania wyłącznie do KRS, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (zatem nie później, niż do 15 lipca 2020 roku). Mogą to zrobić co do zasady:

• bezpłatnie, do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), pod warunkiem, że zgłoszenia dokona osoba uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w KRS (w przypadku braku takiej osoby zgłoszenia można dokonać przez profesjonalnego pełnomocnika: radcę prawnego, adwokata bądź prawnika zagranicznego.);
• odpłatnie do KRS przez system S24 (w przypadku braku ujawnienia w KRS numeru PESEL osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu, prokurenta, syndyka, zarządcy w postępowaniu restrukturyzacyjnym, likwidatora czy pełnomocnika); w praktyce dotyczy to spółek, których zarząd składa się wyłącznie z cudzoziemców, którzy nie mają numeru PESEL.

Podsumowanie

Prace bilansowe, których celem jest przedstawienie rzeczywistej sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, powinny być tak zorganizowane, aby umożliwiły sporządzenie sprawozdania w wymaganym w ustawie o rachunkowości terminie. Należy pamiętać o właściwym rozłożeniu prac inwentaryzacyjnych, przestrzeganiu podstawowych zasad rachunkowości przy wycenie bilansowej czy podjęciu decyzji o uproszczeniach. Nie można bowiem – jak przy wersjach papierowych sprawozdań – zostawiać formalności związanych z zamknięciem roku na ostatnią chwilę. Nie da się podpisać dokumentów tuż przed 15 lipca, jednocześnie dotrzymując terminu jego sporządzenia.
E-podpis wskazuje bowiem faktyczną datę podpisania sprawozdania.

AUTORKA: Magdalena Augustynowicz