fbpx

Treść artykułu

Końcówka roku to dla większości podmiotów gospodarczych „gorący okres” związany z wymaganą przepisami sprawozdawczością. Poniżej ściąga z ustawowych wymogów dotyczących „zamknięcia roku”.

Dla większości podmiotów gospodarczych koniec roku 2019 jest końcem roku obrotowego.  A to oznacza, że na dzień zamknięcia ksiąg, czyli 31 grudnia, jednostki, które prowadzą księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości, mają obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe. Czynności związane z akcją „Bilans 2019” rozpoczynają się jednak wcześniej i trwają kilka miesięcy.

Wybór biegłego rewidenta – czyje sprawozdania podlegają badaniu?

Zgodnie z art. 64 ustawy o rachunkowości (UoR) badaniu za 2019 r. podlegają roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych oraz roczne sprawozdania finansowe podmiotów wymienionych w tym artykule, kontynuujących swoją działalność w 2020 roku. Są to m.in. banki, zakłady ubezpieczeń, SKOKi, spółki akcyjne (z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji) oraz pozostałe jednostki, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

  • średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
  • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
  • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

Obowiązkowemu badaniu podlegają również sprawozdania finansowe podmiotów wymienionych w art. 64, ust. 3 i 4 UoR.

Ważne

Spółki podlegające obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta muszą dokonać jego wyboru przed rozpoczęciem okresu inwentaryzacji.

Wyboru audytora, który przeprowadzi badanie sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki (chyba, że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej). Decyzja o wyborze firmy audytorskiej zawierana jest w formie pisemnej, np. w postaci uchwały organu zatwierdzającego. Kierownik jednostki zawiera następnie z firmą audytorską umowę o badanie sprawozdania finansowego. W przypadku badania ustawowego w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o biegłych rewidentach, pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego jest zawierana z firmą audytorską na okres nie krótszy, niż dwa lata, z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej dwuletnie okresy. Istotne jest, aby umowa była zawarta w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Zatem ze względu na terminy inwentaryzacji najpóźniej w IV kwartale danego roku obrotowego.

Inwentaryzacja i wycena bilansowa

Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki, co warunkuje prawidłowość sprawozdania finansowego i wyniku finansowego. Art. 26 UoR określa trzy metody inwentaryzacji: spis z natury, potwierdzenie sald (z bankami i kontrahentami), weryfikacja danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.

Ustawa określa, dla jakich składników majątku stosuje się daną metodę inwentaryzacji. Co do zasady, inwentaryzacja powinna nastąpić na ostatni dzień każdego roku obrotowego. W niektórych jednak przypadkach dopuszczono inne terminy inwentaryzacji drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald. Wówczas termin uważa się za dotrzymany, jeśli rozpoczęcie inwentaryzacji niektórych składników nastąpiło 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do 15. dnia następnego roku. Wówczas jednak ustalenie stanu powinno nastąpić przez dopisanie lub odpisanie przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń) od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda, jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu z ksiąg rachunkowych (ten nie może być ustalony po dniu bilansowym). Istnieją również składniki majątku, których inwentaryzacji drogą spisu z natury można dokonywać z częstotliwością mniejszą, niż raz w roku.

Wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy dokonuje się w sposób określony art. 28 UoR.

Przestrzeganie zasad wyceny gwarantuje poprawność prowadzenia ewidencji księgowej oraz sporządzenia sprawozdania finansowego.

Przy dokonywaniu wyceny aktywów i pasywów należy uwzględnić w szczególności zasady sformułowane w ustawie o rachunkowości: wiarygodności, ostrożności, indywidualnej wyceny, istotności, kontynuacji działalności.

Sprawdź Outsourcing rachunkowości Grant Thornton

Uproszczenia w jednostkach mikro i małych w sprawozdaniach finansowych

Podział na przedsiębiorców mikro, małych i dużych, wiąże się z różnymi wymogami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej. Ustawodawca przewidział szereg uproszczeń w tym zakresie dla mikro i małych przedsiębiorców. Jeśli jednostka spełnia warunki bycia jednostką mikro lub małą w 2019 roku i chce sporządzać uproszczone sprawozdanie finansowe za rok 2019, powinna podjąć taką decyzję przed jego sporządzeniem, a więc najpóźniej w pierwszym kwartale 2020 roku.

Jednostki mikro

Jednostkami mikro są m.in.: spółki, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 UoR, inne osoby prawne, a także oddziały przedsiębiorców zagranicznych, jeżeli jednostki te w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność – w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność, nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

a) 1 500 000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

b) 3 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,

c) 10 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.

Do katalogu jednostek mikro, wymienionych w art. 3 ust. 1a, można zaliczyć od 1 stycznia 2019 roku (z możliwością zastosowania po raz pierwszy do sprawozdań za rok 2019) osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku działające zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosą równowartość w walucie polskiej nie mniej niż 2.000.000 euro i nie więcej niż 3.000.000 euro.

Pamiętaj

Warunkiem skorzystania przez jednostkę mikro z uproszczeń przy sporządzaniu sprawozdania finansowego jest podjęcie w tym zakresie formalnej decyzji przez jej organ zatwierdzający (określony w art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy UoR).

Decyzja powinna zawierać informację, czy jednostka przyjmuje wszystkie uproszczenia czy tylko niektóre z nich (wówczas należy je wymienić). Ważne jest, aby decyzja o przyjęciu przez spółkę statusu jednostki mikro i sporządzeniu przez nią uproszczonego sprawozdania finansowego została podjęta w terminie umożliwiającym sporządzenie takiego sprawozdania. Zatem jednostka, która spełnia warunki bycia jednostką mikro w 2019 r. i chce sporządzać uproszczone sprawozdanie finansowe za rok 2019, powinna podjąć taką decyzję najpóźniej w pierwszym kwartale roku 2020.

Jednostki małe

Jednostki małe stanowią bardzo dużą grupę podmiotów, zobowiązanych do prowadzenia rachunkowości. Zakres uproszczeń, które mogą stosować, jest w porównaniu do jednostek mikro nieco mniejszy, ale wiele uproszczeń mogą one stosować na równi z jednostkami mikro.

Od 1 stycznia 2019 roku podniesiono dwa z trzech progów wartościowych dla kategorii małych jednostek. Jednostki określone w art. 3 ust. 1c ustawy o rachunkowości będą mogły uzyskać status jednostki małej (równoznaczny z możliwością stosowania uproszczeń przy sporządzaniu sprawozdań finansowych), jeżeli w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy (a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych – w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych), nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

a) 25 500 000 zł (dotychczas była to kwota 17 000 000 zł) – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

b) 51 000 000 zł (dotychczas była to kwota 34 000 000 zł) – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,

c) 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.

Ważne

Wprowadzone od 1 stycznia 2019 roku przepisy mają zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań finansowych sporządzonych za rok obrotowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2018 r. (a więc za rok 2019).

Podobnie, jak w przypadku jednostki mikro, warunkiem skorzystania przez jednostkę małą z uproszczeń przy sporządzaniu sprawozdania finansowego, jest podjęcie w tym zakresie formalnej decyzji przez jej organ zatwierdzający. Decyzja powinna zostać podjęta w terminie umożliwiającym sporządzenie takiego sprawozdania.

Sporządzenie e-sprawozdania do 31 marca 2020 roku

Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później, niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Zakładając, że dzień bilansowy przypada 31 grudnia 2019 roku, termin sporządzenia upływa z dniem 31 marca 2020 roku. Wszystkie sprawozdania finansowe podmiotów prowadzących księgi rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości sporządzane od 1 października 2018 roku muszą być przygotowane w formie elektronicznej.

Dla sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego oraz dla niewpisanych do KRS podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe, forma elektroniczna została określona w postaci struktur logicznych i formatu (XML). Struktury dostępne są w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów.

Sprawozdania te muszą być podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszystkich członków tego organu. Od 1 stycznia 2020 roku do ustawy o rachunkowości wprowadzono nowe zapisy, umożliwiające podpisywanie dokumentów elektronicznych “podpisem osobistym”. W ten sposób do podpisywania sprawozdań finansowych (w tym również skonsolidowanych) oraz z działalność i płatności będzie można używać: podpisu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego (podpis osobisty, to zaawansowany podpis elektroniczny, będący warstwą elektroniczną dowodu osobistego – tj. e-dowodu, czyli taki podpis elektroniczny, który zawiera imię, nazwisko, obywatelstwo i numer PESEL; podpis taki jest równoznaczny z podpisem własnoręcznym; prawdziwość danych posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego, który znajduje się w e-dowodzie).

Oprócz sprawozdania finansowego należy pamiętać o sprawozdaniu z działalności, sporządzanym przez jednostki, które są wskazane w art. 49 ust. 1 UoR. Ustawa o rachunkowości nie określa wymogów, co do formy i struktury danych tego sprawozdania, co oznacza, że sprawozdanie z działalności jednostki należy sporządzić w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej. Wystarczy je zatem przygotować w edytorze tekstowym (nie może to być skan dokumentu papierowego), a następnie podpisać, używając wymienionych wyżej sposobów.

Nie ma obowiązku przygotowania postaci elektronicznej dla następujących dokumentów:

  • uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego;
  • uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty.

Te dokumenty mogą być dołączone do e-sprawozdań finansowych w postaci skanów dokumentów papierowych.

6 miesięcy na zatwierdzenie e-sprawozdania

Przed zatwierdzeniem, roczne sprawozdanie finansowe jednostek, o których mowa w art. 64 UoR, musi zostać zbadane przez biegłego rewidenta. Od 1 października 2018 roku biegli rewidenci mają obowiązek sporządzić sprawozdanie z badania podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w formie elektronicznej i podpisywania tego sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega następnie zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający (np. walne zgromadzenie wspólników), nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dla sprawozdania za 2019 rok termin mija 30 czerwca 2020 roku). W przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego roczne sprawozdanie finansowe uważa się za zatwierdzone, jeżeli zostało zatwierdzone sprawozdanie finansowe przedsiębiorcy zagranicznego, obejmujące dane sprawozdania finansowego tego oddziału.

Sprawdź e-Sprawozdania Grant Thornton

Złożenie e-sprawozdania

Odpowiednio przygotowane roczne sprawozdanie finansowe, wraz z towarzyszącymi mu dokumentami (tj.: sprawozdaniem z badania – jeżeli podlegało ono badaniu, odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty oraz sprawozdaniem z działalności – w przypadku jednostek, które są do tego zobowiązane) należy następnie wysłać właściwym dla jednostki organom. Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z MSR, przesyłają e-sprawozdania wyłącznie do KRS, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (zatem nie później, niż do 15 lipca 2020 roku). Mogą to zrobić co do zasady:

  • bezpłatnie, do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), pod warunkiem, że zgłoszenia dokona osoba uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w KRS (w przypadku braku takiej osoby zgłoszenia można dokonać przez profesjonalnego pełnomocnika: radcę prawnego, adwokata bądź prawnika zagranicznego.);
  • odpłatnie do KRS przez system S24 (w przypadku braku ujawnienia w KRS numeru PESEL osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu, prokurenta, syndyka, zarządcy w postępowaniu restrukturyzacyjnym, likwidatora czy pełnomocnika); w praktyce dotyczy to spółek, których zarząd składa się wyłącznie z cudzoziemców, którzy nie mają numeru PESEL.

Ważny fragment

Jeśli nie uda się terminowo zatwierdzić sprawozdania, należy je złożyć mimo to, w ciągu 15 dni od upływu 6 miesięcy po zamknięciu roku obrotowego – czyli do 15 lipca 2020 roku, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Potem należy je złożyć ponownie, w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, wraz z dokumentami potwierdzającymi zatwierdzenie.

Podsumowanie

Prace bilansowe, których celem jest przedstawienie rzeczywistej sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, powinny być tak zorganizowane, aby umożliwiły sporządzenie sprawozdania w wymaganym w ustawie o rachunkowości terminie. Należy pamiętać o właściwym rozłożeniu prac inwentaryzacyjnych, przestrzeganiu podstawowych zasad rachunkowości przy wycenie bilansowej czy podjęciu decyzji o uproszczeniach. Nie można bowiem – jak przy wersjach papierowych sprawozdań – zostawiać formalności związanych z zamknięciem roku na ostatnią chwilę. Nie da się podpisać dokumentów tuż przed 15 lipca, jednocześnie dotrzymując terminu jego sporządzenia.
E-podpis wskazuje bowiem faktyczną datę podpisania sprawozdania.

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com.

Inne artykuły z kategorii: Outsourcing finansowo-księgowy Zobacz wszystkie

Usługi Grant Thornton z obszaru: Outsourcing finansowo-księgowy

Skorzystaj z wiedzy naszych ekspertów

Najczęściej czytane