Redukcja kosztów przy zachowaniu wysokiej jakości, dostęp do wyspecjalizowanej wiedzy bez angażowania zasobów przedsiębiorstwa w jej pozyskanie i utrzymanie, zwiększenie elastyczności przy obniżonym ryzyku działalności – wszystkie te zalety outsourcingu są znane i doceniane w Europie.
Ten artykuł pochodzi z najnowszego magazynu PLUS Outsourcing Rachunkowości
Wiele rozwiniętych firm mających swoje główne siedziby poza granicami Polski, a chcących wejść na polski rynek, decyduje się na powierzenie zewnętrznym fachowcom procesów koniecznych do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, a nie związanych bezpośrednio z podstawową działalnością firmy. Taka strategia pozwala na skupienie całej uwagi i zasobów organizacji na tzw. core biznesie, który generuje zyski i jest sensem istnienia spółki. Taki cel miał również zarząd i kadra kierownicza Monini S.p.A. z siedzibą we Włoszech – producenta oliwy z oliwek najwyższej jakości, tj. extra vergine.
Biznesowa intuicja
Początki Monini S.p.A., zlokalizowanej w Spoleto, ok. 140 km na północ od Rzymu, sięgają lat dwudziestych XX wieku. Wówczas założyciel firmy, Zefferino Monini, dziadek obecnego właściciela, zdecydował o koncentracji działań swojego przedsiębiorstwa na produkcji najwyższej jakości oliwy z oliwek Extra Vergine. Ta intuicyjna decyzja okazała się strzałem w dziesiątkę. Mimo, że na rynku królowała wówczas zwykła rafinowana oliwa, Zefferino Monini był przekonany, że przyszłość należy do oliwy extra vergine. Historia dowiodła, że miał rację. Jego trafna decyzja stała się kluczem do rozwoju firmy w kolejnych latach. Najpierw we Włoszech, a następnie na zagranicznych rynkach. Po niemal stu latach od powstania, firma nadal jest w rękach rodziny Monini. Zatrudnia ponad 100 osób i jest czołowym producentem oliwy na włoskim rynku. Eksportuje swoje produkty do ponad 30 krajów na całym świecie. O smaku i aromacie oliwy w każdej sprzedawanej butelce decyduje zawsze osobiście Zefferino Monini. Testuje ponad 3.000 próbek oliwy rocznie. Wszystko po to, by zapewnić swoim klientom najwyższą jakość i niezmienny smak. Szacunek dla tradycji, oryginalnej receptury i ogromna pasja w połączeniu z nowoczesną technologią czynią Monini jednym z niewielu producentów, który jest w stanie zapewnić stałą, wysoką jakość produktu, typową dla niewielkich przetwórni.
W Polsce produkty Monini są obecne na półkach sklepowych od ponad dekady. Marka ma najwyższe udziały na rynku w kategorii oliwy extra vergine. Od lat jest liderem w swojej branży, ciesząc się wysoką rozpoznawalnością wśród polskich konsumentów.
Wejście Monini do Polski
Zwiększające się wymagania dotyczące dystrybucji naszych produktów w Polsce, ambitne plany oraz dynamicznie zmieniająca się rzeczywistość, skłoniły naszą firmę do zmiany koncepcji dystrybucji na polskim rynku i zadecydowały o założeniu spółki Monini Polska. Już na samym początku wiedzieliśmy, że kluczem do sukcesu jest dobrze przeprowadzony outsourcing we wszystkich dziedzinach, w tym w finansach. Po sześciu latach działalności wiemy, że to było dobre posunięcie – przyznaje Michał Gurzyński, Operation Manager Monini Polska.
W 2008 roku Grant Thornton i Monini Polska nawiązali współpracę. Głównym zadaniem nowo powstałej wówczas spółki Monini Polska była szeroko pojęta dystrybucja produktów spółki matki. Firma przede wszystkim musiała skupić się na logistycznym aspekcie procesu sprzedaży i zapewnić niezbędny marketing wprowadzanym na rynek produktom. Oprócz dystrybucji od 2009 roku dotychczasowego portfolio produktów spółki matki,Monini Polska konsekwentnie powiększała i wciąż powiększa swoją ofertę o nowe produkty, m.in. oliwy smakowe, oleje z pestek winogron, olej ryżowy, octy balsamiczne bądź winne, sosy, sok z cytryn, a ostatnio nawet organiczne kosmetyki na bazie oliwy z oliwek extra vergine.
Monini Polska w początkowym okresie działania na polskim rynku potrzebowała kompetentnego i rzetelnego partnera, który zabezpieczyłby jej księgowe oraz podatkowe aspekty funkcjonowania i podołałby wyzwaniom związanym z jej dynamicznym rozwojem. Zarząd Monini Polska jako outsourcera rachunkowości wybrał firmę Grant Thornton. Decydujące znaczenie przy podejmowaniu tej decyzji miało kilkunastoletnie doświadczenie ekspertów Grant Thornton i ich ogromny kapitał wiedzy, stanowiący zabezpieczenie interesów Monini Polska, a także mocne referencje Grant Thornton od klientów firmy.
Sprawdź Outsourcing rachunkowości Grant Thornton
Etap I
Koniec 2008 roku upłynął zespołowi Grant Thornton, dedykowanemu do obsługi Monini Polska, na wdrożeniu usługi księgowej w nowo założonej spółce oraz na rejestracji jej pierwszych dokumentów księgowych. Początkowo odbywało się to w programie będącym własnością outsourcera. Równolegle były prowadzone trójstronne konsultacje między Monini Polska, dostawcą oprogramowania oraz księgowymi Grant Thornton. Ich istotą było wdrożenie docelowego systemu zintegrowanego zarządzania, który zaspokajałby informacyjno-analityczne potrzeby spółki akcyjnej Monini Polska oraz grupy kapitałowej Monini, a także zabezpieczałby wszystkie wymogi księgowe i prawno-podatkowe.
Firma Grant Thornton była gotowa prowadzić księgi Monini Polska przy użyciu własnego systemu do czasu, aż wszystkie strony uznają, iż nowy program jest kompletny, zdatny do użytkowania i spełnia wymogi zarówno polskiego prawa bilansowego i podatkowego, włoskich wymogów sprawozdawczych, jak i potrzeb zarządczych Monini Polska. Dzięki temu Monini było zabezpieczone przed negatywnymi skutkami ewentualnego przesunięcia w czasie przyjęcia do użytkowania oprogramowania finansowo-księgowego.
Etap II
Początkowe rozwiązanie, czyli prowadzenie ksiąg Monini Polska w siedzibie Grant Thornton, na oprogramowaniu outsourcera, było narzędziem spełniającym wyłącznie potrzeby ustawowe. Z początkiem 2009 roku Monini Polska zaczęła sprzedawać swoje produkty na rodzimym rynku, pracując już na własnym systemie. Tym samym księgowi Grant Thornton przystąpili do pracy na systemie swojego klienta. Nastąpił więc kolejny etap wdrożenia usługi księgowej – w zmienionych warunkach zintegrowanego systemu informatycznego. Ewidencja prowadzona w trybie pracy on-line w module finansowo-księgowym, w którym firma Monini Polska realizowała swoje zadania w zakresie funkcji sprzedaży i gospodarki magazynowej, a także miała bieżący dostęp i wgląd do zaksięgowanych dokumentów, nabrała nowego znaczenia. Przekształciła się bowiem w ważne narzędzie operacyjne, informacyjne i kontrolne. Dzięki opracowaniu i wprowadzeniu centrów kosztowych (MPK) Monini Polska mogła samodzielnie przeprowadzać szerokie analizy zarządcze.
Równolegle z działalnością operacyjną spółki, następowało rozpoznawanie, opracowywanie oraz aktualizacja polityki rachunkowości, poprzez opisanie zasad sprawdzonych w biznesowych realiach firmy i przynoszących spółce Monini Polska oczekiwane rezultaty. W ten sposób polityka rachunkowości stała się niezwykle praktycznym dokumentem, którego zapisy Monini Polska stosuje w swojej działalności do dziś.
Dalszy wspólny rozwój
Dynamiczny rozwój Monini Polska stanowi ciągłe wyzwanie zarówno dla samej firmy, jak i dla obsługującego ją outsourcera. Rozwój ten niejednokrotnie oznacza taką zmianę, w której obie strony muszą się odnaleźć na nowo. Współpraca ekspertów Grant Thornton z tak wymagającym i szybko rozwijającym się klientem, oznacza ciągłe dostosowywanie się do pojawiających się nowych okoliczności, wspólne poszukiwanie rozwiązań ewidencyjnych, aby niezmiennie dostarczać rzetelnych informacji o procesach zachodzących wewnątrz firmy wszystkim użytkownikom.
Outsourcing na wagę złota
Zewnętrzne wsparcie w zakresie np. windykacji czy likwidacji zobowiązań, rozstrzyganiu podatkowych konsekwencji określonych działań, to realna i cenna pomoc dla bieżącej działalności firmy. Zaobserwowanie występowania ryzyka podatkowego powinno prowadzić do wspólnego podjęcia decyzji o wystąpieniu do Ministra Finansów, Urzędu Statystycznego lub do Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług o interpretację przepisów. Wielość możliwych interpretacji może bowiem w sposób niezamierzony doprowadzić przeciętnego podatnika do ponadprzeciętnych kłopotów z „fiskusem”. Wspólne zidentyfikowanie ryzyk podatkowych i zabezpieczenie się przed ich ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami (co właśnie umożliwiają indywidualne interpretacje wydawane przez odpowiednie organy) może zminimalizować ryzyko obciążeń postępowań podatkowych.Także wzmożone obroty w firmie mogą potęgować potrzeby kontrolne urzędników państwowych. Outsourcer jako „dodatkowa para oczu” może pomóc wychwycić pomyłki, które zdarzają się w każdej firmie podczas rozliczeń z wieloma kontrahentami czy pracownikami. Zewnętrzny dział księgowości jest niejako zewnętrznym elementem kontroli wewnętrznej w danej firmie.
W każdej rozwijającej się, ale także dojrzałej firmie, sprzedaż jest absolutnym priorytetem. Dlatego pomoc doświadczonej kadry księgowej czy kadrowo-płcowej jest bardzo przydatna, by funkcyjni menedżerowie, nie tylko sprzedaży, ale także np. marketingu czy logistyki, mogli skupić się na swoich kluczowych zadaniach.
AUTOR: Agata Barańska
