W naszym już szóstym wpisie z cyklu artykułów „12 Przykazań Procedur Podatkowych” postaramy się przybliżyć najważniejsze elementy takiej procedury z uwzględnieniem obszarów, na które podatnik powinien zwrócić szczególną uwagę. W naszym cyklu przedstawiamy najistotniejsze kwestie związane z procedurami podatkowymi (MDR, WHT oraz VAT). Każdy z artykułów dotyczy odrębnego zagadnienia związanego z poszczególną procedurą, natomiast całokształt artykułów stanowi kompendium wiedzy na temat procedur podatkowych.
Co powinna zawierać procedura MDR?
Zakres zagadnień, które powinny zostać uregulowane w procedurze MDR wskazano w art. 86l § 2 Ordynacji podatkowej. Poniżej prezentujemy listę tych zagadnień wraz z krótkim wyjaśnieniem czego one dotyczą. Zgodnie z powyższym przepisem procedura MDR powinna określać w szczególności:
1. Określenie czynności, środków lub działań podejmowanych w celu stosowania przepisów MDR oraz wypełniania obowiązków przekazywania informacji o schematach podatkowych.
Pierwszym i zarazem nadrzędnym elementem procedury MDR jest powołanie pełnomocnika do spraw stosowania przepisów MDR. Zadaniem takiego pełnomocnika jest w szczególności: nadzór nad stosowaniem przepisów MDR w przedsiębiorstwie, weryfikacja oraz rozstrzyganie wątpliwości w zakresie uznania uzgodnień za spełniające cechy schematu podatkowego, raportowanie do Szefa KAS, prowadzenie ewidencji zaraportowanych schematów podatkowych i nadanych im numerów NSP, przyjmowanie zgłoszeń dotyczących naruszenia przez przedsiębiorstwo przepisów MDR, a także zarządzanie okresowych audytów stosowania przepisów MDR oraz niniejszej procedury.
Z uwagi na przedmiot regulacji, Pełnomocnik MDR powinien być osobą odpowiedzialną za ostateczne decyzje w kwestiach podatkowych. W celu wykonania swoich obowiązków pełnomocnik MDR może stworzyć wydzieloną komórkę organizacyjną w skład której powinny wchodzić osoby zaangażowane w rozliczenia podatkowe (np. kierownik działu księgowego, kierownik działu prawnego). Do komunikacji pomiędzy pracownikami a taką komórką może służyć odrębny adres mailowy, na który będą wysyłane zgłoszenia MDR.
Nasz ekspert Małgorzata Samborska jest do Twojej dyspozycji.
2. Identyfikacja i weryfikacja schematów podatkowych
Procedura MDR powinna określać schematy postępowania w zależności od tego czy przedsiębiorstwo będzie działać w charakterze Promotora, Wspomagającego lub Korzystającego. W stosunku do każdego podmiotu należy dokonać sposobu identyfikacji schematu podatkowego. Ocena taka powinna być dokonana w oparciu o kryterium transgraniczne lub kryterium inne niż transgraniczne. Identyfikacji takiej należy dokonać zarówno w relacjach z podmiotami trzecimi jak i w pracach wewnętrznych przedsiębiorstwa.
W przypadku, gdy przedsiębiorstwo należy do grupy kapitałowej, należy w szczególności zweryfikować, czy prace wykonywane w ramach jednego podmiotu z grupy nie są przekazywane i wdrażane do innych podmiotów w grupy. Jeśli takie sytuacje występują, może to kreować ryzyko powstania schematu podatkowego. W konsekwencji, jeśli podmioty z grupy spełniałyby kryterium kwotowe, każdy z tych podmiotów byłby zobowiązany do posiadania i wdrożenia procedury MDR.
W tym punkcie procedury należy również odnieść się do sposobu identyfikacji potencjalnych schematów podatkowych przez pracowników pracujących w różnych departamentach przedsiębiorstwa. Aby pracownik wypełnił swój obowiązek w sposób prawidłowy należy, po pojawieniu się koncepcji, pytania merytorycznego od podmiotu zlecającego prace (w formie pisemnej/ustnej), przed przystąpieniem do prac, ocenić, czy w momencie przekazania wyników prac dojdzie do udostępnienia schematu podatkowego (mogą wystąpić obowiązki w zakresie informowania o schematach podatkowych), tj. czy wyniki prac obejmować będą opis stanu faktycznego lub rozwiązania, spełniające definicję uzgodnienia, wdrożenia (wszystkie definicje powinny znaleźć się w procedurze MDR) lub wyniki prac będą spełniać przesłanki do uznania za schemat podatkowy. W sytuacji, gdy spełnione są powyższe kryteria, pracownik powinien dokonać zgłoszenia takiej informacji do wydzielonej komórki MDR. Dobrym rozwiązaniem w tym takim przypadku jest założenie oddzielnej skrzynki pocztowej, na którą wpływałyby wszystkie zgłoszenia od pracowników.
3. Zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej informacji o schematach podatkowych
Bardzo istotnym elementem tej części procedury jest wskazanie obszarów zwiększonego ryzyka wystąpienia schematów podatkowych. Takimi obszarami wraz z przykładowymi zdarzeniami mogą być m.in.:
- dział Księgowy – operacje wpływające na część odroczoną podatku dochodowego lub aktywa albo rezerwy z tytułu podatku odroczonego, dokonywanie kwalifikacji dochodów (przychodów) do określonego źródła dochodów (przychodów) lub zmiany zasad opodatkowania,
- dział Prawny – wsparcie prawne procesu nabycia spółki przynoszącej straty, opiniowanie umów z doradcami podatkowymi oraz innymi usługodawcami/dostawcami,
- dział HR – zmiana formy zatrudnienia np. przejście z umowy o pracę na samozatrudnienie, stosowanie planów motywacyjnych dla pracowników, w szczególności akcji pracowniczych,
- dział Zakupów/Inwestycji/Sprzedaży – dokonywanie odpisów amortyzacyjnych w odniesieniu do tego samego środka trwałego w różnych państwach, ocena czy występuje jednolita dokumentacja (np. umowy o usługi bankowe/finansowe, wzorcowe regulaminy, propozycje uchwał innych niż standardowe i cykliczne, ale możliwe do powielania, np. ws. podziału zysku).
Ważnym elementem tej części procedury jest również wskazanie właściwych formularzy do raportowania schematów podatkowych w odniesieniu do konkretnego podmiotu (np. formularz MDR-3 w przypadku stwierdzenia, że przedsiębiorstwo pełni funkcję Korzystającego).
4.Określenie zasad upowszechniania wśród pracowników wiedzy z zakresu schematów podatkowych
W tym miejscu należy zawrzeć zapisy nakładające na pracowników obowiązek zapoznania się i przestrzegania procedury MDR. Pracownicy powinni potwierdzić zapoznanie się z niniejszą procedurą poprzez złożenie pisemnego oświadczenia. Warto również wskazać, że obowiązkowi temu powinien podlegać również każdy nowoprzyjęty pracownik.
Zakres, w jakim poszczególni pracownicy mają obowiązek zapoznania się z niniejszą procedurą oraz zakres merytoryczny szkolenia z zakresu obowiązków wynikających z przepisów MDR oraz niniejszej procedury powinien określić pełnomocnik MDR, z uwzględnieniem zakresu obowiązków i charakteru stanowisk poszczególnych pracowników.
W odniesieniu natomiast do pełnomocnika MDR oraz jego komórki organizacyjnej, oprócz zapoznania się z samą procedurą niezbędnym jest również szczegółowe zapoznanie się z przepisami Ordynacji podatkowej oraz Objaśnieniami podatkowymi MF.
Procedura powinna więc przewidywać organizację dla pracowników narażonych na kontakt ze schematami podatkowymi szkoleń podnoszących kompetencje w tym zakresie. Takie szkolenie można zorganizować wewnętrznie lub powierzyć zewnętrznemu doradcy. Na rynku funkcjonują już także rozwiązania pozwalające prowadzić szkolenia z zakresu MDR w sposób stały, co ułatwia podnoszenie kompetencji nowych pracowników, np. szkolenia w formie nagrań video.
Masz pytania dotyczące schematów podatkowych? Skontaktuj się z naszym ekspertem!
Małgorzata Samborska, tel. +48 661 538 580, malgorzata.samborska@pl.gt.com
5. Określenie zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów dotyczących schematów podatkowych.
W tym punkcie warto odnieść się m.in. do obowiązku przekazania do komórki MDR każdego podejrzanego zdarzenia, które może być uznane za schemat podatkowy. Zdarzenie takie powinno podlegać zgłoszeniu jedynie do uprawnionego pracownika, u którego podlega weryfikacji pod względem potencjalnych naruszeń. W przypadku zaistnienia naruszeń, pracownik ten podejmuje działania zmierzające do ich usunięcia lub naprawienia.
6. Określenie zasad przechowywania dokumentów i informacji
Przedsiębiorstwo jest zobligowane do archiwizowania niezbędnej dokumentacji dotyczącej procedury MDR. Dane osobowe, które będą zawarte w zgłoszeniach powinny zostać usunięte po upływie okresu, w którym ich przetwarzanie jest niezbędne do realizacji obowiązków wynikających z regulacji wewnętrznych przedsiębiorstwa i stosownych ustaw.
7. Określenie zasad kontroli wewnętrznej lub audytu przestrzegania przepisów o schematach podatkowych oraz zasad postępowania określonych w wewnętrznej procedurze.
Procedura MDR powinna podlegać kontroli wewnętrznej lub audytowi w celu identyfikacji potencjalnych nieprawidłowości w jej stosowaniu. Bezpiecznym rozwiązaniem jest wprowadzenie do procedury terminu w jakim weryfikacji podlegać będą losowo wybrane prace przedsiębiorstwa.
Na koniec warto również zauważyć, że procedura MDR podlega akceptacji przez członków kadry kierowniczej wyższego szczebla danego podmiotu, w tym członków zarządu lub dyrektorów, którzy posiadają wiedzę z zakresu prawa podatkowego oraz podejmujących decyzje mające wpływ na ryzyko jego nieprzestrzegania przez kontrahentów będących Korzystającymi. Przykładowo, w przypadku dużych spółek zajmujących się doradztwem podatkowym procedura powinna być zaakceptowana w szczególności przez partnerów i dyrektorów, którzy odpowiadają merytorycznie za porady udzielane klientom.
Czytaj także: Jakie jeszcze zmiany w MDR szykują się w 2023?
Jakie są sankcje za nieposiadanie procedury MDR
Przepisy MDR przewidują następujące konsekwencje niedopełniania obowiązków związanych z wprowadzeniem procedury wewnętrznej:
- karę za niedopełnienie obowiązku wprowadzenia procedury wewnętrznej w wysokości nie większej niż 2 mln zł,
- karę za niedopełnienie obowiązku wprowadzenia procedury wewnętrznej, w przypadku gdy przestępstwo skarbowe polegające na niedopełnieniu obowiązków wynikających z przepisów MDR zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem sądu, w wysokości nie większej niż 10 mln zł.
Karę pieniężna nakładana jest przez Szefa KAS w drodze decyzji.
Jak widać, kary nałożone na podmioty obowiązane do posiadania procedury MDR są bardzo wysokie, dlatego w tym zakresie nie warto ryzykować i zasięgnąć pomocy doradcy podatkowego specjalizującego się w przepisach MDR.
Obowiązek raportowania schematów podatkowych budzi od początku wiele kontrowersji i wątpliwości, zarówno interpretacyjnych jak i technicznych związanych z samym składaniem dokumentów. Wątpliwości tych nie rozwiały obszerne objaśnienia Ministerstwa Finansów z 31 stycznia 2019 r. A jednocześnie wysokie sankcje za niestosowanie się do tych przepisów powodują, że obok tej materii podatnicy nie mogą przejść obojętnie.
Trzeba zaakceptować istnienie schematów podatkowych i nauczyć się, jak je raportować w przypadku wystąpienia takiego obowiązku.
Podsumowanie:
- Rekomendowane jest posiadanie procedury MDR przez wszystkie podmioty, w których mogą wystąpić schematy podatkowe, natomiast u podmiotów pełniących funkcję kwalifikowanego Promotora przyjęcie procedury jest obowiązkowe.
- Zobowiązanym do wdrożenia procedury może być również podmiot należący do grupy kapitałowej, który w ramach zadań wykonywanych dla innych podmiotów w grupie może wystąpić w roli promotora, w szczególności, gdy podmiot ten na podstawie umowy łączącej go np. z doradcą podatkowym przekazuje wyniki prac doradcy innym pomiotom.
- Bardzo istotnym elementem procedury jest wskazanie obszarów zwiększonego ryzyka wystąpienia schematów podatkowych.
AUTOR: Łukasz Kacprzyk, Senior Konsultant, Procedury podatkowe
Cykl „12 Przykazań Procedur Podatkowych” składa się z następujących artykułów:
1. Czym są schematy podatkowe (definicja)?
2. Schematy podatkowe – obowiązki promotora, korzystającego i wspomagającego
3. Jak zaraportować schemat podatkowy (terminy, technikalia)?
4. Schematy podatkowe – cechy i kryterium korzyści
5. Schematy podatkowe – kto musi mieć procedurę MDR?
6. Schematy podatkowe – jak przygotować procedurę MDR?
7. Podatek u źródła – jakie należności podlegają WHT?
8. Podatek u źródła – jak dochować należytej staranności i przygotować procedurę WHT?
9. Podatek u źródła – pojęcie beneficjenta rzeczywistego
10. Podatek u źródła – obowiązki w przypadku należności powyżej 2 mln PLN
11. Czym jest należyta staranność w VAT?
12. Jak przygotować własną procedurę należytej staranności VAT?
