Tymczasem, interpretacja przepisów i ich praktyczne wdrożenie w wielu przedsiębiorstwach jest ogromnym kłopotem zarówno dla właścicieli, jak i doradców. Lista wątpliwości jest długa i wobec braku jakichkolwiek wiążących interpretacji przedsiębiorcy muszą samodzielnie i na własne ryzyko podejmować decyzje dotyczące ostatecznego kształtu regulacji w ich firmie.
Krótki termin wejścia w życie przepisów dotyczących sygnalistów
Pierwszym i dość istotnym problemem jest już sam termin wejścia w życie przepisów. Chociaż Ustawa stanowi wprost, że jej przepisy wchodzą w życie 3 miesiące po ogłoszeniu, czyli począwszy od 25 września 2024 r. w doktrynie pojawiło się wiele wątpliwości dotyczących faktycznej możliwości wdrożenia regulacji w tym terminie. Część osób stoi bowiem na stanowisku, że skoro przepisy Ustawy wejdą w życie dopiero w tym dniu, to dopiero wówczas możliwe jest uruchomienie procesu wdrożenia (czyli przygotowanie procedury, przeprowadzenie konsultacji, ogłoszenie itp.), a tym samym możliwość dokonywania zgłoszeń w danym przedsiębiorstwie uruchomiona zostanie co najmniej kilka-kilkanaście dni po 25 września 2024 r.
Co więcej, na skutek nieformalnego komentarza Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej pojawił się pogląd mówiący o tym, iż właściwym dniem na dostosowanie się do przepisów będzie dopiero 1 stycznia 2025 r. Zgodnie bowiem z przepisami Ustawy, o objęciu danego przedsiębiorcy obowiązkiem wdrożenia procedury decyduje pułap osób zatrudnionych. Weryfikacji liczby zatrudnionych dokonuje się dwa razy do roku –1 lipca i 1 stycznia, tym samym, pierwszym możliwym terminem dokonania weryfikacji i określenia, czy dana firma podlega obowiązkom wynikającym z ustawy będzie dopiero 1 stycznia 2025 r. Co oczywiści nie dotyczy specjalnych podmiotów, objętych obowiązkiem wynikającym z Ustawy, niezależnie od liczby zatrudnionych. Dotychczas organy nie wydały żadnego oficjalnego stanowiska, przedsiębiorcy zatem dokonują wyboru jednego z wymienionych terminów i samodzielnie gromadzą argumenty przemawiające za przyjętym przez nich rozwiązaniem. Znaczna większość przedsiębiorców zainicjowała już proces, zmierzający do przyjęcia stosownej procedury, jednak część podmiotów wciąż wstrzymuje się od działań. Podejmując taką decyzję warto na bieżąco śledzić temat sygnalistów i zgromadzić argumenty, usprawiedliwiające wstrzymanie się z działaniami do początku przyszłego roku.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Podmioty, których dotyczy obowiązek uruchomienia w firmie kanału zgłoszeń dla sygnalistów i brak wyjątków
W teorii wydaje się, że Ustawa jasno stanowi, kto jest objęty obowiązkiem przygotowania i uruchomienia w firmie kanału zgłoszeń, ale to tylko pozory. Po pierwsze, o objęciu obowiązkiem decyduje pułap osób zatrudnionych i współpracujących w różnej formie z firmą, co jednak nie jest proste do policzenia, trudno bowiem określić, czy np. dostawca jednorazowej usługi (np. organizator imprezy świątecznej) powinien być wliczany do puli osób przesądzającej o tym, że w danej firmie procedury dot. sygnalistów trzeba wdrożyć.
Po drugie, pułap osobowy nie ma zastosowania do przedsiębiorców, wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Już samo przebrnięcie przez rzeczone załączniki jest niemałym wyzwaniem, natomiast upraszczając – w największym stopniu przepis ten dotyczy tzw. instytucji zobowiązanych na gruncie Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Takimi podmiotami są m.in. banki, kantory, ubezpieczyciele i inne duże instytucje finansowe, ale także pośrednicy nieruchomości oraz biura rachunkowe świadczące usługi w zakresie prowadzenia ksiąg, doradztwa i rozliczeń podatkowych. Tym samym, podmioty te– bez wyjątku i bez względu na liczbę osób zatrudnionych – zobowiązane są do stosowania przepisów Ustawy i wdrożenia procedury.
Tymczasem, znakomitą większość takich przedsiębiorców stanowią jednoosobowe firmy, które niejednokrotnie albo nie zatrudniają pracowników wcale, albo zatrudniają jedną do kilku osób, czasami zaledwie na część etatu. Stosowanie w odniesieniu do nich surowych ustawowych wymogów trudno racjonalnie uzasadnić, w szczególności, że część z przewidzianych w przepisach obowiązków, takich jak np. tworzenie kanałów zgłoszeń zapewniających poufność danych, czy prowadzenie konsultacji z przedstawicielami pracowników, w przypadku tych podmiotów zwyczajnie nie znajdzie zastosowania. Niestety, Ustawa jest w tym zakresie bezwzględna i nie przewiduje żadnego wyjątku, nawet w odniesieniu do firm jednoosobowych.
Grupowe procedury i kanały zgłoszeń sygnalistów
Sporo spółek w Polsce funkcjonujące w ramach grup. Takie podmioty mają na gruncie Ustawy możliwość przyjęcia wspólnej procedury, co powinno zredukować koszt samego wdrożenia, a także ułatwić opiekę nad procesem przyjmowania zgłoszeń na poziomie grupy. Trzeba jednak pamiętać, że to rozwiązanie może być jednocześnie pułapką, m.in. z uwagi na to, że:
- Nie wszystkie grupy spełniają definicję grupy kapitałowej.
- Część podmiotów decyduje się na wdrożenie wewnętrznego kanału zgłoszeń w formie narzędzia, dostarczanego przez zewnętrznego dostawcę. Wspólny kanał zgłoszeń dla grupy podmiotów wiąże się z szeregiem ryzyk w obszarze RODO i może mieć bardzo nieprzyjemne skutki (np. dostęp do bazy zgłoszeń przez jedno konto, w jednej firmie spowoduje umożliwienie dostępu od razu do danych zgromadzonych we wszystkich spółkach). Co więcej, na potrzeby tego rozwiązania trzeba pamiętać o konieczności przygotowania szeregu upoważnień i innych dokumentów umożliwiających dostęp do danych osobowych podmiotowi odpowiedzialnemu za przyjmowanie zgłoszeń. Dedykowane sygnalistom oprogramowania oraz aplikacje dostępne na rynku umożliwiają w pewnym zakresie rozdział danych i gwarantują nieco wyższy poziom bezpieczeństwa, ale z kolei nierzadko generują wysokie koszty. Stąd wiele zobowiązanych podmiotów decyduje się na wdrożenie kanału zgłoszeń w formie tradycyjnego e-maila, który nie wiąże się zasadniczo z obowiązkiem uiszczenia dodatkowych opłat.
- Rozdział funkcji na przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych. Ustawa rozróżnia wyraźnie te dwa zadania i o ile pozwala na powierzenie funkcji przyjmowania zgłoszeń podmiotowi wyznaczonemu (np. spółce w grupie, która będzie pełnić taką rolę), o tyle wątpliwe jest już podejmowanie przez taki podmiot działań następczych, te bowiem – zgodnie z dominującym poglądem doktryny – przypisane są już do konkretnych spółek. W związku z tym, całkowite przeniesienie całokształtu obowiązków obsługi nad systemem nie jest wolne od ryzyk.
Powyższe ograniczenia i wątpliwości istotnie utrudniają przyjęcie prostych i tanich rozwiązań w grupach spółek.
Międzynarodowe grupy i stosowanie grupowych procedur w Polsce
Wiele firm funkcjonujących w Polsce jest częścią międzynarodowych grup, w których procedury zgłoszeń wewnętrznych zostały już wdrożone w odpowiedzi na unijną Dyrektywę o sygnalistach. Pojawiają się jednak wątpliwości czy tego rodzaju procedury międzynarodowe są faktycznie zgodne z polską Ustawą oraz czy nie wymagają uzupełnienia bądź innych modyfikacji. Ustawa nie przesądza jednoznacznie, czy dopuszczalne jest korzystanie przez polskie podmioty z procedury zgłoszeń wewnętrznych na poziomie międzynarodowym. Trzeba zwrócić uwagę, że chociaż polska Ustawa powinna odpowiadać treści Dyrektywy, to jednak zawiera szereg dodatkowych wymagań, często pomijanych w grupowych procedurach opartych tylko na regulacji unijnej. Przykładem może być chociażby katalog naruszeń, podlegających zgłoszeniu. Dyrektywa wyróżnia 10 kategorii naruszeń, których zgłoszenie powinno skutkować objęciem sygnalisty ochroną. Polska ustawa wskazuje 17 kategorii takich naruszeń. Może się więc okazać, że procedura stosowana w ramach międzynarodowej grupy nie spełnia wymogów polskiej regulacji. Co więcej, część przedsiębiorców decyduje się na ujęcie w ramach swoich procedur czynników ryzyka, związanych z prowadzoną przez nich działalnością, co ma zwiększyć szansę na usunięcie zgłoszonych nieprawidłowości w ramach działań wewnętrznych danej organizacji.
Procedury międzynarodowe najprawdopodobniej nie będą dedykowane działalności każdej ze spółek, wchodzącej w skład grupy. Dodatkowo, wielokrotnie podmiotem dedykowanym do obsługi zgłoszeń i podejmowania działań następczych w przypadku procedur międzynarodowych są określone jednostki w ramach grupy, zlokalizowane za granicą, co rodzi wątpliwości na tle Ustawy zarówno w zakresie możliwości przekazania takiemu podmiotowi całokształtu tych uprawnień, jak również co do bezpieczeństwa danych osobowych.
Powyżej wskazane zagadnienia, to jedynie część pytań, które trafiają do nas, jako do doradców w trakcie konsultacji, czy na etapie tworzenia i wdrażania procedur. Niestety, często brakuje na nie jednoznacznej odpowiedzi, przez co przy opracowywaniu konkretnych rozwiązań pozostaje jedynie odwołanie do założenia racjonalnego ustawodawcy i logiki w stosowaniu prawa. Miejmy nadzieję, że praktyka w krótkim czasie wypracuje efektywne i pozbawione ryzyk rozwiązania, a przedsiębiorcy do tego czasu nie będą surowo karani za sposób w jaki zastosowali przepisy Ustawy, budzącej wiele wątpliwości.
*Ankieta została przeprowadzona wśród uczestników konferencji „Sygnaliści – sprawdź czy Twoja firma jest gotowa na nowe obowiązki od 25 września” organizowanej 5 września 2024 r. przez Grant Thornton. Na pytania odpowiedziało 120 uczestników wydarzenia.
WSPÓŁAUTOR: Wojciech Kruk, Senior Associate, Prawo Pracy, Zespół Kancelarii Prawnej
Czytaj więcej o sygnalistach
- Zgłoszenie sygnalisty – obowiązki firmy krok po kroku
- Ustawa o ochronie sygnalistów – nowe obowiązki już od 25 września. Co musisz wiedzieć? [INFORMATOR]
- Sygnaliści – nowe obowiązki stają się rzeczywistością
- Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?
- Jaka ochrona przysługuje sygnalistom w kontekście RODO? [INFORMATOR]
- Na jaką ochronę mogą liczyć sygnaliści?
- Ochrona sygnalistów a odpowiedzialność członków zarządu
