Zwolnienie pracownika – najtrudniejszy element zarządzania

Dla pracodawców i pracowników nadszedł czas próby. Praktycznie nie ma gospodarki, która nie odczuje skutków pandemii wirusa SARS-CoV-2. Mimo najlepszych intencji rządzących oraz wdrażanych przez nich programów „ratunkowych” wartych miliony (dolarów, euro czy złotych) z pewnością nie uda się utrzymać wszystkich miejsc pracy. Redukcje są nieuchronne. Te procesy już mają miejsce. Wkrótce zapewne przyjdzie nam przekonać się o ich rzeczywistej skali w różnych branżach. Skoro zatem zjawisko zwalniania pracowników obecnie ma lub będzie miało miejsce na relatywnie szeroką skalę, warto się do niego odpowiednio przygotować. Warto pamiętać, że fundamentalną zasadą podczas przeprowadzania wszelkich zwolnień, powinien być szacunek wobec zwalnianego pracownika.

Zwolnienie pracownika a emocje

Przeprowadzenie zwolnień, to jeden z najbardziej nieprzyjemnych aspektów zarządzania. Silne zaangażowanie emocji, poczucie winy, frustracja, stanowią ogromne wyzwanie, któremu trzeba stawić czoła.

Zwolnienia przeprowadzane są zwykle w interesie firmy i w tym duchu działają zarządzający nią menedżerowie. Bywa jednak, że osoby, którym przychodzi wykonać tę trudną misję, wewnętrznie nie zgadzają się z decyzjami, jakie zapadły na wyższym szczeblu zarządzania. To dodatkowo potęguje frustrację.

Sprawa zwolnienia tylko z pozoru wydaje się prostsza, kiedy trzeba pozbyć się z organizacji słabego ogniwa – pracownika, który nie realizuje celów, nie spełnia pokładanych w nim oczekiwań, czy wręcz narusza przyjętą kulturę organizacji. W procesie zwolnienia menedżer musi nie tylko zastanowić się, w jaki sposób pokierować własnymi emocjami podczas rozmowy, ale jednocześnie musi być przygotowany na nieprzewidziane reakcje. Te bowiem, z dużym prawdopodobieństwem, wystąpią po drugiej stronie. Mogą popłynąć łzy, pojawić się reakcje szokowe, wybuchy złości, a nawet agresja. Istotnym elementem pomagającym okiełznać proces zwolnień pracowników jest solidne przygotowanie się do niego.

Realizacja rozmowy ze zwalnianym pracownikiem

1. Plan komunikacji (elastyczny). Dobrze jest mieć przygotowany pewien skrypt tego, co zostanie zakomunikowane zwalnianemu pracownikowi. Trzeba jednak zachować czujność, bowiem zbyt sztywne trzymanie się założonego scenariusza, suche i mechaniczne wygłaszanie kwestii, może zostać odebrane jako brak wyczucia i należnego szacunku, a to niepotrzebnie podkręci i tak już napiętą atmosferę.

2. Zasadniczy przekaz. Przekaz dotyczący zwolnienia powinien być jasny, rzeczowy i krótki. Najlepiej rozpocząć prosto z mostu, otwierając rozmowę bezpośrednim komunikatem o złej informacji dla pracownika. To odpowiednio „ustawi” całą konwersację. Pozwoli uniknąć owijania w bawełnę i skupić się na podaniu trudnej informacji.

3. Unikać współczucia. Nadmierna empatia, okazanie współczucia czy litości, nie przyniesie nic dobrego. Jedynie osłabi przekaz i, co najgorsze, może dać zwalnianemu złudną nadzieję na zmianę decyzji.

4. Uzasadnienie decyzji. Każdy pracownik ma prawo poznać powód zwolnienia i wprost o niego zapytać. Na to także menedżer musi być przygotowany, tym bardziej, że forma wypowiedzenia wymaga uzasadnienia na piśmie. Udzielając ustnej odpowiedzi podczas rozmowy dotyczącej zwolnienia, należy wypowiadać się krótka i konkretnie. Przekaz powinien być jasny – podkreślający, że decyzja już zapadła i nie ma od niej odwołania. Owijanie w bawełnę, zbaczanie z tematu, dywagowanie na temat sprawiedliwości decyzji, mogą bardzo łatwo przerodzić się w niepotrzebną dyskusję, a nawet w kłótnię.

5. Nie mówić o sobie. Absolutnie niewskazane jest, by menedżer dokonujący zwolnienia pracownika, podkreślał jak trudną dla niego samego była ta decyzja. Takie zachowanie tylko z pozoru wygląda empatycznie. W rzeczywistości dla drugiej strony sprawia wrażenie ewidentnej próby polepszenia własnego samopoczucia – i to jej kosztem. Uczucia człowieka, który właśnie dokonuje zwolnienia z pracy są prawdopodobnie ostatnią rzeczą, która w tej chwili obchodzi zwalnianego.

Wyzwania związane z redukcją miejsc pracy

Podczas spotkania, na którym osoba zwalniana dowiaduje się o decyzji przełożonych, znaczącym czynnikiem „powodzenia” jest osobista relacja, jaka wiąże zwalnianego pracownika z osobą przeprowadzającą rozmowę.

Bardzo trudnym przypadkiem może być sytuacja, w której podczas rozmowy zwalniającej zdarzy się, że pracownik zachowa całkowite milczenie. Menedżer prowadzący rozmowę powinien uzyskać potwierdzenie, że pracownik zrozumiał sytuację i przyjął ją do wiadomości. Reakcje emocjonalne w sytuacjach trudnych bywają niestety zupełnie nieprzewidywalne, radykalne, a nawet skrajne. Trzeba zadbać o to, by taki pracownik nie podjął żadnych nieprzewidzianych i pochopnych kroków. Na pewno nie powinien zostać sam z emocjami, które nim targają, mimo że ich nie uzewnętrznia. Można zaproponować mu pomoc zaufanych pracowników, którzy odprowadzą go do domu lub nawet wezwać kogoś z jego bliskich.

Zdarzają się sytuacje, że menedżerowi przychodzi zmierzyć się z zadaniem zwolnienia całego oddziału, czy zespołu – zwłaszcza w trudnych czasach kryzysu. Wówczas lepszym rozwiązaniem jest wykonanie zadania poprzez poinformowanie wszystkich zwalnianych pracowników jednocześnie. Strategia formułowania przekazu będzie analogiczna, jak w przypadku rozmowy indywidualnej. Ze względów formalnych warto zabezpieczyć, by dokumenty wszystkich pracowników zostały przez nich podpisane. Należy zapewnić sobie odpowiednie zaplecze logistyczne i pomoc osoby lub osób, które będą pomagały w tych formalnościach.

Aspekty formalno-prawne w zakresie zwalniania pracowników

Niewłaściwe podejście do procesu zwolnień może przysporzyć dodatkowych strat, i to nie tylko wizerunkowych, gdy zapomnimy o kwestiach formalno-prawnych. Niedopełnienie ich, naruszenie przepisów prawa pracy, może przynieść skutki w postaci konieczności zapłaty odszkodowania w wyniku zapadnięcia niekorzystnego wyroku Sądu Pracy. Zanim zatem rozpocznie się sama rozmowa, trzeba wykonać kilka niezbędnych czynności (najlepiej  we współpracy z działem kadr lub zewnętrznym specjalistą ds. HR). Przede wszystkim trzeba dysponować rzetelnymi informacjami na temat zwalnianego pracownika, takimi jak:

• przysługujący danemu pracownikowi okres wypowiedzenia,
• tryb zwolnienia danego pracownika,
• liczba dni urlopu, jakie pozostały zwalnianemu pracownikowi do wykorzystania.

W wielu przypadkach do skutecznego wypowiedzenia stosunku pracy niezbędne jest podanie uzasadnienia, nie wspominając już o konieczności zachowania pisemnej formy. Niezachowanie jej przez pracodawcę jest równoznaczne z naruszeniem przepisów i prawie na pewno przyniesie konsekwencje w postaci uznania bezskuteczności samego wypowiedzenia, jeśli zwolniony w ten sposób pracownik zdecyduje się zwrócić do sądu.

Nie tylko w tym szczególnym przypadku, jakim są zwolnienia, wszystko powinno odbywać się w zgodzie z przepisami prawa. Trzeba mieć świadomość, że w grę wchodzi nieprzewidywalny „czynnik ludzki” i wzmocnieniu podlegają emocje.

Etyka w przeprowadzeniu procesu zwolnień

Właściwe przeprowadzenie procesu zwolnień, zachowanie niezbędnych zasad etycznych, okazanie szacunku, jest korzystne zarówno dla zwalniającej organizacji i działającego w jej imieniu menedżera, jak i dla będącego w niekomfortowej sytuacji pracownika. Wzbudzenie niepotrzebnych negatywnych emocji, potraktowanie zwalnianego „per noga”, może się zemścić w postaci fali tzw. hejtu ze strony zarówno zwalnianego pracownika, jak i jego kolegów. Może się ona wylać w najmniej odpowiednim dla firmy momencie, w niekontrolowany sposób, choćby w mediach społecznościowych. Takie straty trudno odrobić. Z kolei podejście do zwalnianych osób z szacunkiem, pozostawi otwarta drogę do ponownego nawiązania z nimi współpracy w lepszych czasach i na pewno nie obejdzie się bez echa w kuluarach przedsiębiorstwa. A to potrafi procentować.

Wsparcie przy wypowiedzeniu stosunku pracy

Dobrym rozwiązaniem przy przeprowadzaniu trudnych rozmów dotyczących redukcji zatrudnienia, jest zaangażowanie do pomocy drugiej osoby – najlepiej z działu HR, posiadającej już pewien bagaż doświadczenia. Daje to menedżerowi, po pierwsze, psychiczne wsparcie i poczucie, że nie jest sam. Po drugie, obecność innej osoby, nawet spoza organizacji, może dodatnio wpłynąć na rozchwiane emocje zwalnianego pracownika. Po trzecie, w razie problemów dany menedżer będzie mógł powołać się na świadka, np. gdyby było potrzebne sporządzenie protokołu z rozmowy w związku z odmową pracownika podpisania wypowiedzenia, lub później w trakcie ewentualnego sporu przed sądem.

Okoliczności

Szykując się do trudnych rozmów zawsze warto zadbać także o aspekty dotyczące otoczenia – w tym przypadku o zabezpieczenie odpowiednio cichego i spokojnego pomieszczenia. Podczas zwalniania pracowników warto – o ile jest taka możliwość – zapewnić zwalnianemu jak najkrótszą drogę do wyjścia z pomieszczenia. Chodzi o to, by mógł w miarę szybko opuścić pokój po zakończeniu rozmowy.

Termin przeprowadzenia rozmowy

Jeśli chodzi o czas przeprowadzenia rozmów zwalniających, występują różne podejścia. Zwykle ma to miejsce pod koniec dnia pracy. Co jednak zrobić, kiedy do zwolnienia jest więcej niż jedna osoba? Z pewnością każda rozmowa zajmie czas. Należy się wówczas zabezpieczyć, by nie upłynął przed końcem dnia pracy.  tym celu trzeba wszystko dokładnie i rozsądnie zaplanować.

Firmy zwykle decydują się na dokonywanie zwolnień w piątki. W tej kwestii warto jednak każdorazowo kierować się okresem wypowiedzenia, jaki przysługuje danej osobie. Istotny jest termin, od którego rozpocznie się bieg okresu wypowiedzenia. Kodeks pracy jasno wskazuje na miesiąc kalendarzowy. Zatem wręczenie wypowiedzenia pierwszego dnia miesiąca skutkuje tym, że jego bieg rozpocznie się dopiero ostatniego dnia tego miesiąca.

Odpoczynek

Rozmowy zwalniające pracowników w żadnym wypadku nie są łatwym zadaniem i zawsze powodują psychiczne koszty dla prowadzącego menedżera. Nawet wówczas, gdy wszystko pójdzie zgodnie z założonym scenariuszem, po przeprowadzeniu takiej rozmowy warto zadbać o chwilę odpoczynku. Oderwać się od emocji, odświeżyć psychicznie.

Szczególnie trudna i obciążająca może być sytuacja, w której zachodzi potrzeba przeprowadzenia kilku, czy kilkunastu takich rozmów w ciągu dnia. Z perspektywy organizacyjnej warto zaplanować przerwy. To, na co dany menedżer je poświęci, to już sprawa indywidualna. Dobrze byłoby się wówczas maksymalnie wzmocnić i wyciszyć. Na swój sposób.

Kompetencje w zakresie zwalniania pracowników

Dla wielu polskich menedżerów kompetencje w zakresie zwalniania pracowników są na szarym końcu listy zainteresowań, o ile w ogóle się na niej znajdują. Nie chodzi nawet o to, by kształcić umiejętności w zakresie samego zwalniania. Menedżerowie bowiem powinni mieć świadomość, że prędzej czy później przyjdzie im zmierzyć się również z tym zadaniem. Dobrze, jeśli mają kompetencje w prowadzeniu bieżących informacji zwrotnych dla swoich pracowników, a zwłaszcza trudniejszych rozmów dyscyplinujących, wymagających przygotowania się i opracowania swoistej strategii. Trudne rozmowy korygujące postawy pracowników mogą być solidnym treningiem do przeprowadzania zwolnień. Najgorsze wyjście dla menedżera, to pójście na tzw. żywioł.

AUROR: Wojciech Chromik