Obniżka kosztów stałych
Jedną z dróg wyjścia z przejściowo trudnych sytuacji, będących wynikiem spadku skali działania bądź rentowności jest konsolidacja struktur organizacyjnych i obniżka kosztów. Łączenie rozproszonych struktur terenowych, centralizacja funkcji zarządczo-administracyjnych czy też wydzielanie niektórych procesów na zewnątrz, są często głównymi kierunkami obniżania kosztów oraz podniesienia skuteczności wdrażanych działań oszczędnościowych.
Obniżka kosztów stałych nie jest wyzwaniem łatwym i szybkim do wdrożenia. Kształtująca się latami struktura organizacja firmy znajdującej się na ścieżce rozwojowej zbudowała przy okazji całe zaplecze kosztowe zapewniające jej odpowiednią sprawność działania i zdolność do podtrzymywania dynamiki rozwoju. Procesu odchudzania takiej struktury oraz obniżki kosztów jej utrzymania nie da się przeprowadzić z dnia na dzień.
Sposobów i miejsc obniżana kosztów stałych jest wiele, jednym z nich może być outsourcing wybranych procesów, w tym księgowych i kadrowo-płacowych.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Usprawnienie procesów księgowo-płacowych
Outsourcing jest rozwiązaniem dedykowanym nie tylko optymalizacji kosztów, ale także usprawnieniu procesów, które na co dzień nie działają najlepiej i generują okresowe problemy. Outsourcing w obszarach księgowym i kadrowo-płacowym pokazuje szczególnie swoje korzyści w firmach, które borykają się z problemami dotyczącymi np.:
- wysokich kosztów utrzymania zespołu i infrastruktury,
- rotacji oraz zastępstwa w razie nagłej lub przedłużającej się nieobecności pracowników,
- wielości spółek celowych w grupie i zakładania nowych,
- przeciążenia i potrzeby okresowego wsparcia lub nadzoru wybranych obszarów,
- wdrażania nowych obowiązków sprawozdawczo-konsolidacyjnych,
- przygotowania do KSeF,
- trudności w nadążaniu za ciągle zmieniającymi się przepisami prawa pracy i podatkowymi,
- niepewności, co do prawidłowości realizacji zadań księgowych lub kadrowo-płacowych, prowadzącej do obaw przed konsekwencjami ewentualnych kontroli.
Jednym z dylematów towarzyszących podejmowaniu takich decyzji są kwestie społeczne (pracownicze). Decydując się na outsourcing nie zawsze jednak doprowadzamy do zwolnień pracowników. Outsourcerzy są niejednokrotnie zainteresowani przejęciem zadań razem z pracownikami, którzy je realizowali (czy poprzez przejęcie czy zaproponowanie zatrudnienia). Takie rozwiązanie jest korzystne dla wszystkich zainteresowanych stron. Firma nie musi zwalniać ludzi i nie traci na wizerunku, pracownicy zachowują miejsca pracy i mają możliwość rozwijania własnych kompetencji, natomiast dostawca usługi outsourcingowej zyskuje pracowników posiadających wiedzę o organizacji procesów u klienta, co ułatwia wdrożenie usługi.
Czy outsourcing rzeczywiście może spowodować obniżkę kosztów?
Analizując stronę kosztową podjęcia decyzji o outsourcingu należy pamiętać o uwzględnieniu w całym rachunku nie tylko samych wynagrodzeń z narzutami pracowników zatrudnionych w księgowości czy kadrach i płacach, ale także szeregu innych kosztów własnych związanych z utrzymaniem tych pracowników. Są to koszty obejmujące m.in.:
- rekrutację i selekcję,
- szkolenia bhp, badania lekarskie, szkolenia merytoryczne,
- prowadzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i opłaty na PFRON,
- zapewnienie zastępstw w wyniku absencji (koszty zatrudnienia okresowo dodatkowej osoby, koszty nadgodzin pozostałych pracowników, urlopów wypoczynkowych, chorobowego, urlopów macierzyńskich),
- wyposażenie stanowiska pracy (komputer, drukarka, telefon, materiały biurowe i eksploatacyjne),
- wynajmowanie powierzchni biurowej (czynsz, opłaty eksploatacyjne),
- opłaty za usługi telefoniczne, sprzątanie, przechowywanie dokumentacji etc.,
- koszty związane z oprogramowaniem specjalistycznym (zakup, wdrożenie, licencja, koszty aktualizacji),
- zarządzanie pracownikiem.
Biorąc wszystkie powyższe elementy pod uwagę okazuje się, że dodatkowe koszty to często niemal dwukrotność wynagrodzenia zasadniczego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę. Zatem rozważając wydzielenie jakiś funkcji na zewnątrz firmy, przedsiębiorcy powinni w ten właśnie sposób analizować i porównać opłaty proponowane przez outsourcerów.
Nie wszystko można przeliczyć na złotówki
Pojawia się dodatkowo wiele korzyści niewymiernych wnikających z outsourcingu funkcji księgowej i kadrowo-płacowej w porównaniu do ich realizacji w formule in-house. Analizując zatem cały kontekst decyzji o outsourcingu należałoby wziąć także pod uwagę m.in.:
- Mitygację ryzyka – eliminowane są skutki nieznajomości przepisów podatkowych i ich niewłaściwej interpretacji. Zadania realizowane są w sposób bezpieczny z perspektywy regulacyjnej, w tym podatkowej, opartej na najnowszych narzędziach technologicznych oraz na bieżąco aktualizowanej wiedzy.
- Gwarancję ciągłości – outsourcing uwalnia od wyzwań związanych z ciągłością zatrudnienia i utrzymania wykwalifikowanych specjalistów. Klient nie ponosi konsekwencji ewentualnych błędów związanych z niezrozumieniem przepisów czy niedopełnieniem obowiązków. Nie musi szczegółowo śledzić zmian w przepisach o rachunkowości, prawie pracy, podatkach i wielu innych obszarach, które dotyczą obowiązków przedsiębiorcy.
- Uwolnienie zasobów – odciążenie zarządu i służb administracyjnych, umożliwiające koncentrację zasobów na działaniach w kwestiach strategicznych związanych z działalnością podstawową.
- Elastyczność rozwiązania – umożliwiające skalowanie usług dostosowane do rosnących lub malejących potrzeb biznesowych wraz z rozwojem działalności oraz pozwalające na optymalizację ponoszonych kosztów.
Ochronę poufności wynagrodzeń – gwarancja zachowania pełnej poufności wynagrodzeń pracowników oraz pewność, że dane dotyczące wynagrodzeń są bezpieczne i dostępne tylko dla upoważnionych osób, a wypłata wynagrodzeń będzie prawidłowa i terminowa.
Outsourcing księgowości oraz outsourcing kadr i płac najczęściej wykazują oszczędności nad właściwie policzonymi kosztami własnymi przedsiębiorstwa. Jeżeli uwzględnimy także pozostałe korzyści, outsourcing procesów księgowo-płacowych okazuje się nie tylko dobrym sposobem na obniżkę kosztów stałych, ale także rozwiązaniem dla wielu problemów i niesprawności występujących w tym obszarze.
Dowiedz się więcej: Jak zabezpieczyć firmę na wypadek nagłej nieobecności głównego księgowego?