Jakie zmiany wprowadza nowelizacja KRS w zakresie powiadomień?
Ustawa z dnia 9 stycznia 2026 r. o zmianie ustawy o księgach wieczystych i hipotece oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. 2026 poz. 119) wprowadza kluczowe zmiany w zakresie powiadomień z KRS.
Dotychczas tzw. newsletter KRS funkcjonował wyłącznie w systemie teleinformatycznym PRS. Usługa ta została uruchomiona 21 czerwca 2022 r. jako bezpłatne narzędzie umożliwiające użytkownikom portalu automatyczne monitorowanie zmian dotyczących wybranych podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego.
Z takiego rozwiązania mogą korzystać osoby, które posiadają konto w PRS – czyli w szczególności przedsiębiorcy, wspólnicy, członkowie organów spółek, a także prokurenci. Umożliwia to bieżące monitorowanie zmian w KRS dotyczących także innych podmiotów np. kontrahentów.
Po aktywowaniu subskrypcji poprzez podanie numeru KRS danego podmiotu system automatycznie przesyła powiadomienia o zdarzeniach rejestrowych, takich jak zarejestrowanie sprawy dotyczącej danego podmiotu czy dokonanie wpisu w rejestrze. Powiadomienia obejmują podstawowe dane, m.in. numer KRS, sygnaturę sprawy oraz datę rejestracji danej sprawy lub dokonania wpisu. Umożliwia to bieżące monitorowanie zmian dotyczących spółki oraz w razie potrzeby weryfikację szczegółów.
Mechanizm ten odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa obrotu prawno-gospodarczego, ponieważ umożliwia szybką reakcję na nieautoryzowane wnioski np. w ramach tzw. „kradzieży spółki”.
Nowelizacja rozszerza tę funkcjonalność poprzez integrację z aplikacją mObywatel. Umożliwia to automatyczne przesyłanie informacji o zarejestrowaniu sprawy oraz o dokonaniu wpisu w rejestrze.
Zmiana ta stanowi element szerszej cyfryzacji postępowań rejestrowych oraz ułatwia dostęp do aktualnych danych rejestrowych.
Newsletter KRS w aplikacji mObywatel – nowe rozwiązania
Dodanie ust. 1a w art. 10a ustawy o KRS umożliwia automatyczne przesyłanie informacji za pośrednictwem aplikacji mObywatel użytkownikowi, który wskazał numer w rejestrze podmiotu, z którym jest powiązany przez numer PESEL.
Zakres powiadomień z KRS obejmuje informacje o:
- zarejestrowaniu sprawy (numer w rejestrze, sygnatura sprawy, data rejestracji),
- dokonaniu wpisu (numer w rejestrze, sygnatura sprawy, data dokonania wpisu oraz numer wpisu).
Powiadomienia z KRS dotyczą podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców oraz rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
Ważny fragment
W praktyce rozwiązanie to będzie szczególnie przydatne dla osób powiązanych z podmiotem w systemach rejestrowych z wykorzystaniem numeru PESEL (np. członków organów).
Automatyczne powiadomienia z KRS istotnie ograniczają ryzyko przeoczenia wpisu lub rejestracji sprawy, co ma znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.
Kto może otrzymywać powiadomienia z KRS i na jakich zasadach?
Warunkiem otrzymywania powiadomień z KRS za pośrednictwem aplikacji mObywatel jest spełnienie kilku przesłanek.
W pierwszej kolejności, użytkownik musi wskazać numer KRS podmiotu, którego mają dotyczyć powiadomienia. Należy jednak zwrócić uwagę, że dostęp do informacji został ograniczony do podmiotów powiązanych z użytkownikiem poprzez numer PESEL.
W praktyce może to dotyczyć przede wszystkim osób ujawnionych w KRS wraz z numerem PESEL, takich jak członkowie organów spółki czy prokurenci, a także wspólnicy – o ile są ujawnieni w KRS i powiązani z podmiotem poprzez numer PESEL, przy czym szczegółowy katalog powiązań nie jest określony.
Po spełnieniu powyższych warunków system teleinformatyczny automatycznie przesyła informacje dotyczące wskazanego podmiotu. Zakres przesyłanych danych obejmuje informacje o:
- zarejestrowaniu sprawy w systemie teleinformatycznym (numer w rejestrze, sygnatura sprawy oraz data rejestracji),
- dokonaniu wpisu w rejestrze (numer w rejestrze, sygnatura sprawy, data wpisu oraz numer wpisu).
Oznacza to również możliwość szybkiego zidentyfikowania faktu złożenia wniosku do KRS. Informacja o zarejestrowaniu sprawy pojawi się niezależnie od tego, czy został on złożony bezpośrednio przez organ spółki, czy przez działającego w jej imieniu pełnomocnika. Dzięki temu osoba monitorująca spółkę będzie mogła na bieżąco monitorować pojawiające się w KRS sprawy dotyczące danego podmiotu.
Powiadomienia z KRS – ograniczenia i limity czasowe
Zgodnie z art. 10a ust. 3 ustawy o KRS jednocześnie przesyłane mogą być informacje dotyczące nie więcej niż 50 podmiotów za pośrednictwem aplikacji mObywatel oraz odrębnie 50 podmiotów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
W praktyce oznacza to możliwość monitorowania do 50 podmiotów w każdym z tych kanałów komunikacji. Limit ten działa równolegle, co oznacza, że możliwe jest otrzymywanie powiadomień dla maksymalnie 100 podmiotów, czyli 50 w aplikacji mObywatel i 50 w systemie teleinformatycznym.
Powiadomienia z KRS przesyłane będą przez wskazany okres, nie dłużej jednak niż przez rok albo do chwili rezygnacji z ich otrzymywania.
Powiadomienia z KRS w aplikacji mObywatel znacząco ułatwią dostęp do informacji o zmianach rejestrowych. Nowelizacja KRS przekłada się na zwiększoną kontrolę nad danymi ujawnianymi w rejestrze oraz ograniczenie ryzyka przeoczenia wpisów. To kolejny dobry krok w cyfryzacji danych na temat spółek.
Powiadomienia z KRS w aplikacji mObywatel – najważniejsze informacje
Kto może otrzymywać powiadomienia z KRS w mObywatelu?
Powiadomienia otrzymają wyłącznie osoby powiązane z danym podmiotem poprzez numer PESEL – np. członkowie zarządu, prokurenci lub ujawnieni w KRS wspólnicy.
Jakie informacje zawiera powiadomienie z KRS w mObywatelu?
Alert obejmuje numer KRS podmiotu, sygnaturę sprawy, datę jej rejestracji oraz – w przypadku wpisu – numer wpisu i datę jego dokonania.
Ile podmiotów można monitorować przez aplikację mObywatel?
Można monitorować maksymalnie 50 podmiotów w aplikacji mObywatel oraz dodatkowo 50 w systemie teleinformatycznym PRS – w sumie nawet 100.
Jak monitorować spółkę w mObywatel?
Spółkę można monitorować w aplikacji mObywatel po wskazaniu numeru KRS danego podmiotu. Powiadomienia będą przesyłane automatycznie, jeżeli użytkownik jest powiązany z podmiotem poprzez numer PESEL. Alerty obejmują informacje o zarejestrowaniu sprawy lub dokonaniu wpisu w KRS.