Wszystko wskazuje na to, że trend ten utrzyma się także w kolejnych latach, a planowane zmiany w przepisach o PIP mogą sprawić, że kontrole będą oraz z główną i poboczną frazą kluczową w dowolnej formie) nie tylko częstsze, ale również bardziej wymagające. Jak więc przygotować firmę na ewentualną kontrolę PIP, aby przejść ją sprawnie i bez niepotrzebnych komplikacji?
Państwowa Inspekcja Pracy najaktywniejszym organem kontrolnym
W działalność przedsiębiorców na stałe wpisane są obowiązki wobec instytucji kontrolnych. Jedną z nich jest Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) – organ zajmujący się inspekcją podmiotów, na rzecz których praca jest wykonywana przez osoby fizyczne, niezależnie od podstawy jej świadczenia.
Warto podkreślić, że spośród instytucji publicznych PIP pozostaje jednym z najbardziej aktywnych organów kontrolnych. Potwierdzają to dane z drugiej edycji raportu Grant Thornton “Kontrole pracodawców w 2025 roku”. Otóż, zarówno w 2024, jak i w 2025 roku badani najczęściej doświadczyli kontroli ze strony PIP. W 2024 roku objętych ją było 44% badanych firm, a w 2025 roku – 38%. Co więcej, wiele wskazuje na to, że wysoka intensywność kontroli utrzyma się również w 2026 roku. Wynika to bezpośrednio ze strategii działania PIP na lata 2025–2027, która zakłada koncentrację zarówno na kontrolach planowych, jak i działaniach interwencyjnych.
Ważny fragment
Szczególny nacisk ma zostać położony na bezpieczeństwo pracy (zwłaszcza w sektorze przemysłowym) oraz na kontrolę legalności zatrudnienia, w tym cudzoziemców i osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. I tak, na 2026 rok PIP zapowiada przeprowadzenie około 50 tysięcy kontroli planowych, liczne kontrole interwencyjne, a także tzw. “rekontrole”, których celem będzie sprawdzenie realizacji wystąpień pokontrolnych oraz decyzji wydanych wcześniej przez inspektorów pracy.
Nie można także zapominać, że zwiększeniu częstotliwości, a przede wszystkim skuteczności kontroli sprzyja reforma PIP. Jej głównym celem jest wzmocnienie uprawnień inspektorów w zakresie przekształcania “fikcyjnych” umów cywilnoprawnych w umowy o pracę. Nowelizacja ustawy została w marcu zatwierdzona przez Sejm oraz Senat i obecnie trafiła do Prezydenta, oczekując na jego podpis. Po zakończeniu procesu legislacyjnego, zmiany wejdą w życie po 3 miesiącach od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw.
Jakie obszary kontroluje PIP?
Państwowa Inspekcja Pracy sprawuje nadzór nad szeroko rozumianymi zagadnieniami związanymi z zatrudnianiem pracowników, a zakres jej kompetencji został szczegółowo określony w ustawie regulującej jej funkcjonowanie.
W toku kontroli inspektorzy koncentrują się w szczególności na następujących obszarach:
- bezpieczeństwo i higiena pracy – w tym m.in. na okolicznościach wypadków przy pracy i chorób zawodowych, realizacji badań profilaktycznych i szkoleń BHP, prawidłowości ocen ryzyka zawodowego, warunkach pracy na stanowiskach, a także wyposażeniu pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze;
- legalność zatrudnienia – zgodność formy zatrudnienia z faktycznie wykonywaną pracą oraz kwestie związane z zatrudnieniem cudzoziemców;
- wypłata wynagrodzeń i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy – obejmujących m.in. dodatki, premie, nagrody czy inne składniki wynagrodzenia;
- czas pracy – w szczególności w zakresie pracy w godzinach nadliczbowych, pracy w porze nocnej, w niedziele i święta oraz prawidłowości prowadzenia ewidencji czasu pracy.
Wszczęcie kontroli przez PIP
Pracodawca może zostać objęty dwoma rodzajami kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy: kontrolą planowaną albo kontrolą doraźną (nieplanowaną). W przypadku kontroli planowanej, pracodawca jest wcześniej informowany o zamiarze jej przeprowadzenia, natomiast kontrola doraźna nie wymaga uprzedniego zawiadomienia.
W przypadku kontroli planowanej pracodawca otrzymuje zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Może ono przyjąć formę pisemną, elektroniczną (e-mail) bądź telefoniczną. Następnie kontrola może zostać rozpoczęta nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej rozpoczęcia. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w tym 30-dniowym terminie, konieczne jest ponowne zawiadomienie pracodawcy.
Co ważne, bez względu na rodzaj kontroli, jakiekolwiek działania nie mogą zostać podjęte z pominięciem okazania legitymacji służbowej przez inspektora. Pracownicy PIP mają obowiązek okazać taki dokument osobie reprezentującej podmiot kontrolowany, a także przekazać jej właściwe upoważnienia do przeprowadzenia kontroli w przypadkach, gdy przepisy prawa taki obowiązek przewidują.
Ważny fragment
Warto pamiętać, że o tym, czy zawiadomienie jest wymagane, decyduje cel kontroli oraz okoliczności sprawy, oceniane przez inspektora pracy. W sytuacjach, w których organ kontroli jest zwolniony z obowiązku zawiadamiania, inspektor pracy może rozpocząć czynności kontrolne w dowolnym momencie, właściwie o każdej porze
Obowiązki pracodawcy podczas kontroli PIP
Podmiot kontrolowany jest zobowiązany zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli. Pracodawca powinien więc, w zależności od zakresu kontroli, umożliwić wstęp do wszystkich pomieszczeń oraz dostęp do stanowisk pracy, maszyn i urządzeń użytkowanych w zakładzie, a także niezwłocznie przedstawić żądane dokumenty i materiały. Do jego obowiązków należy również umożliwienie sprawdzenia tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie kontrolowanego podmiotu, zapewnienie terminowego udzielania informacji przez pracowników i osoby zatrudnione, a także udostępnienie niezbędnych urządzeń technicznych oraz w miarę możliwości, oddzielnego pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem na potrzeby czynności kontrolnych.
Jak przygotować się do kontroli PIP?
W ramach dobrego przygotowania do kontroli pracodawcy powinni przede wszystkim dołożyć wszelkich starań, aby w sposób prawidłowy realizować obowiązki. To pozwoli zminimalizować ryzyko stwierdzenia nieprawidłowości oraz ewentualnych sankcji.
Jak wynika z informacji opublikowanych przez Państwową Inspekcję Pracy dotyczących planów działania na 2026 rok w poprzednich latach najczęściej naruszane były przepisy związane z czasem pracy oraz wypłatą należności ze stosunku pracy. W związku z tym dobrą praktyką jest podjęcie działań przygotowawczych w tych obszarach.
W pierwszej kolejności warto zweryfikować ewidencję czasu pracy, zapewnienia odpoczynków dobowych i tygodniowych, pracy ponadwymiarowej oraz pracy w porze nocnej oraz w niedziele i święta. Po drugie, równie istotny jest audyt akt osobowych. W szczególności dotyczy to: prawidłowości i terminowości sporządzenia dokumentów, tj. umowy, informacje o warunkach zatrudnienia, aneksy, świadectwa pracy, a także realizacji szkoleń BHP i badań medycyny pracy. Braki lub nieaktualne dokumenty mogą bowiem skutkować nałożeniem kar finansowych podczas kontroli.
Ważny fragment
Nie można również pominąć kwestii umów cywilnoprawnych. Planowane rozszerzenie uprawnień w zakresie ich przekształcania w umowy o pracę oznacza konieczność weryfikacji nie tylko samej treści umów, ale także faktycznego sposobu ich wykonywania. Kluczowe jest wykluczenie cech stosunku pracy, takich jak podporządkowanie, stałe godziny pracy czy obowiązek osobistego świadczenia pracy. W razie wątpliwości warto rozważyć wystąpienie o interpretację Głównego Inspektoratu Pracy (GIP) jeszcze przed ewentualną kontrolą.
Kompetencja PIP w przypadku wykrycia nieprawidłowości
W przypadku stwierdzenia naruszeń przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia PIP ma prawo stosować środki prawne. Zakres tych kompetencji wynika z art. 11 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. Otóż PIP może wydawać nakazy, wystąpienia, polecenia, nakładać kary grzywny w drodze mandatów karnych, kierować wnioski o ukaranie do sądów, czy zawiadamiać prokuraturę o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. Warto dodać, że w związku z nadchodzącą reformą PIP mogą wzrosnąć maksymalne kary grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, z 30 tys. do 60 tys.
W realiach rosnącej liczby kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, należy pamiętać, że dobre przygotowanie się do kontroli organu nie powinno zaczynać się dopiero w momencie otrzymania zawiadomienia o jej wszczęciu. Bieżące czuwanie nad poprawnością procesów kadrowych to najlepsze zabezpieczenie przed negatywnymi konsekwencjami kontroli PIP. W szczególności pomoże w tym regularna weryfikacja dokumentacji pracowniczej, ewidencji czasu pracy oraz przestrzegania przepisów prawa pracy.
Czytaj także:
Kontrole PIP – ważne informacje
Dlaczego kontrole PIP są coraz częstsze?
PIP należy do najaktywniejszych organów kontrolnych, a strategia na lata 2025–2027 zakłada dalsze zwiększanie liczby kontroli, szczególnie w obszarze bezpieczeństwa pracy i legalności zatrudnienia.
Jakie obszary najczęściej sprawdza PIP?
Inspektorzy koncentrują się na BHP, legalności zatrudnienia, wypłacie wynagrodzeń i prawidłowej ewidencji czasu pracy. Ponadto, w związku z nowelizacją ustawy o PIP, ważnym obszarem jest też badanie umów cywilnoprawnych w zakresie sprawdzenia, czy nie wypełniają one cech stosunku pracy.
Jakie obowiązki ma pracodawca podczas kontroli?
Pracodawca przede wszystkim musi udostępnić dokumenty, zapewnić wstęp do pomieszczeń, umożliwić identyfikację pracowników oraz stworzyć warunki do sprawnego przeprowadzenia czynności kontrolnych.
Jakie działania może podjąć PIP w razie wykrycia nieprawidłowości?
Inspektorzy mogą wydawać nakazy, wystąpienia, nakładać mandaty, kierować sprawy do sądu lub zawiadamiać prokuraturę. Kary mogą sięgać nawet 60 tys. zł po zmianach w przepisach.