Poniżej prezentujemy w naszej ocenie 10 najważniejszych problemów z jakimi mogą mierzyć się podatnicy wdrażający KSeF.
UWAGA! Ministerstwo Finansów 19 stycznia zapowiedziało, że obowiązkowy KSeF nie wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku
Spis treści
- Różne daty dokumentów a KSeF
- Niezgodność e-faktury ze strukturą logiczną
- Załączniki poza KSeF
- KSeF także dla firm zagranicznych
- Faktury B2C poza KseF z jednym „ale”
- Płatność za e-faktury
- Kod QR jako sposób weryfikacji e-faktury
- Awarie a przesłanie e-faktury do KSeF
- Faktury zakupowe a KSeF
- Nadawanie uprawnień w KSeF
1. Różne daty dokumentów a KSeF
Wystawiając e-fakturę podatnik będzie dysponował 2 datami na dokumentach. Pierwsza data wskazana zostanie w systemie finansowo-księgowym podatnika. Druga data jest datą przekazania faktury do KSeF i tylko ona jest istotna do rozliczeń podatkowych. Zgodnie z przepisani e-fakturę uznaje się bowiem za wystawioną w dniu przesłania faktury do KSeF.
Z praktycznego punktu widzenia, mogą pojawić się rozbieżności między tymi datami (np. w razie odrzucenia faktury przez KSeF albo przy opóźnieniach w przyjmowaniu paczek faktur). W konsekwencji może to rodzić problemy z prawidłowym wykazaniem obowiązku podatkowego w VAT i ustaleniem momentu powstania przychodu w PIT/CIT, w także z obliczaniem kursu walutowego.
Z uwagi na fakt, że datą wystawienia e-faktury jest moment przesłania jej do KSeF, a nie wygenerowania dokumentu w wewnętrznym systemie podatnika, wystawianie w KSeF faktur w walucie obcej mogłoby być problematyczne, jeśli byłyby one wystawiane w późnych godzinach wieczornych, a z powodów technicznych nie byłoby gwarancji, że wysyłka zostanie zakończona tego samego dnia (w praktyce data wystawienia faktury w systemie podatnika, wykazana w polu P1 mogłaby być inna niż data wystawienia faktury – tj. wysłania jej do KSeF).
Aby uniknąć wątpliwości co do prawidłowości zastosowanego kursu waluty na takiej fakturze, ustawodawca, uwzględniając głosy podatników w trakcie konsultacji, zdecydował się na rozwiązanie, zgodnie z którym w przypadku faktur w walucie obcej, przeliczenia na złote podatnik może dokonać według kursu średniego NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień, wygenerowania faktury, pod warunkiem, że faktura ustrukturyzowana została wystawiona nie później niż następnego dnia po dniu, wygenerowania faktury w systemie podatnika. Oznacza to możliwość utrzymania kursu waluty dla daty z pola P1 nawet, gdy wystawienie faktury w KSeF nastąpi w dniu kolejnym.
Rozwiązanie to jest fakultatywne i przyjmowane na wyłączność przypadków problemów technicznych z dostarczeniem faktury do KSeF w celu jej wystawienia – faktury ustrukturyzowanej. Wystawca faktury nadal będzie mógł stosować kurs waluty obcej z dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawiania faktury (wystawienia w KSeF).
Czytaj więcej: Krajowy System e-Faktur (KSeF) – aspekty praktyczne
2. Niezgodność e-faktury ze strukturą logiczną
W dniu 29 czerwca 2023 r. Ministerstwo Finansów opublikowało w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych ostateczną wersję wzoru struktury logicznej FA(2) (nr wzoru 2023/06/29/12648).
Warto zwrócić uwagę, że jeśli faktura będzie niezgodna ze strukturą logiczną systemu, KSeF ją odrzuci po stwierdzeniu jakiegokolwiek błędu, nie informując jednocześnie podatnika o tym, gdzie ten błąd się pojawił. Oznacza to konieczność poprawiania faktury ustrukturyzowanej oraz powtórnego, czasami wielokrotnego jej wysyłania, co może być szczególnie uciążliwe przy sporządzaniu paczek faktur. Aby tego uniknąć podatnik powinien zapewnić walidację faktur we własnym systemie.
Z podobnym problemem możemy mieć do czynienia w przypadku wystąpienia duplikatów faktur. KSeF również ich nie wychwyci. Zatem i w tym przypadku należy zabezpieczyć się przed taką ewentualnością we własnym systemie.
3. Załączniki poza KSeF
Obecnie podatnicy wraz z fakturą przekazują swoim kontrahentom różne załączniki (np. specyfikacje, protokoły, dokumentację potwierdzającą wykonanie usług). Takiej dokumentacji nie będzie można wysłać do KSeF – podatnik będzie mógł ewentualnie wykorzystać pola dobrowolne e-faktury Jeżeli powyższy sposób nie będzie wystarczający, wówczas dodatkowa dokumentacja będzie musiała być dostarczona osobno, w sposób uzgodniony z kontrahentem, co może spowodować problemy z ich połączeniem w systemie z fakturą. W konsekwencji wymusi to zmiany w stosowanych przez podatnika procedurach postępowania. Należy zatem pamiętać, aby poczynić szczegółowe ustalenia w zakresie obiegu takiej dokumentacji z kontrahentami.
Czytaj więcej: Wymagania techniczne wdrożenia KSeF w firmie. 7 wymagań i 9 kluczowych działań
4. KSeF także dla firm zagranicznych (problem z SMPD)
Obowiązek e-fakturowania nie będzie dotyczył podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności (SMPD) na terytorium kraju lub posiadających wyłącznie SMPD, które nie uczestniczy w dokonywanej transakcji. W tym przypadku taki podmiot wystawia fakturę poza KSeF, chyba że fakultatywnie zdecyduje się z niego korzystać. Natomiast faktury wystawiane w KSeF na rzecz takich podmiotów będą im udostępniane w postaci i w sposób z nimi uzgodniony, co jest związane z koniecznością zapewnienia możliwości otrzymywania faktur również w postaci papierowej przez takie podmioty.
Warto jednak zwrócić uwagę, że w ramach zgłoszonych uwag do projektu KSeF wielokrotnie podnoszono wątpliwości związane z uznaniem, czy zagraniczny podatnik VAT z rejestracją VAT w Polsce posiada na terenie kraju także stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Fakt posiadania przez dany podmiot SMPD nie jest aktualnie weryfikowany czy zgłaszany organom podatkowym. Istnienie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej jest kwestią bardzo ocenną, często trudno jest jednoznacznie określić, czy działalność prowadzona przez podatnika generuje już dla niego SMPD. Pojawiające się wątpliwości są źródłem licznych wniosków podatników o interpretacje indywidualne prawa podatkowego. W wielu przypadkach kwestia uznania, czy podatnik ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, czy nie, staje się również przedmiotem sporu z organem. Niewątpliwie również fakt posiadania lub nie przez dany podmiot SMPD w Polsce jest zmienny w czasie – z uwagi chociażby na modyfikacje zakresu prowadzonej w Polsce działalności. Jak widać z powyższego – jednoznaczna ocena, czy dany podatnik zagraniczny ma w Polsce SMPD może być trudna.
5. Faktury B2C poza KseF z jednym „ale”
W wyniku uwag zgłoszonych w ramach konsultacji publicznych z e-fakturowania wyłączone zostają faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (transakcje typu B2C). Potwierdza to literalne brzmienie przepisu zgodnie z którym: „obowiązek wystawiania e-faktur nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.” Jednak tak skonstruowany przepis nasuwa wątpliwości czy osoba prowadzająca działalność gospodarczą, która dokonuje zakupu w celach prywatnych nie będzie podlegała przepisom o KSeF? Obecnie pozostaje to nadal w sferze wątpliwości, które nie zostały jednoznacznie rozstrzygnięte.
6. Płatność za e-faktury
Dokonując płatności za e-fakturę podatnik VAT czynny ma obowiązek umieszczenia nr KSeF e-faktury na przelewie na rzecz innego podatnika VAT czynnego (obowiązek dotyczy wyłącznie płatności wykonanych przez czynnego podatnika VAT na rzecz innego podatnika VAT czynnego). Status podatnika ustalany jest na podstawie Białej listy. Istnieje również możliwość umieszczenia identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur wystawianych przez podatnika dla jednego odbiorcy.
Warto jednak pamiętać, że o ile identyfikator zbiorczy jest istotnym ułatwieniem przy zbiorczych płatnościach, to może generować problemy dla otrzymującego płatność polegające na konieczności identyfikacji i przypisania identyfikatora do konkretnych e-faktur.
7. Kod QR jako sposób weryfikacji e-faktury
Wymóg oznaczania zwizualizowanej e-faktury, np. do formatu PDF to kolejny z nowych obowiązków, jaki zostanie nałożony na podatników VAT w związku wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF.
Obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem weryfikacyjnym wystąpi w dwóch przypadkach, tj.: udostępnienia tej faktury w sposób inny niż przy użyciu KSeF oraz użycia jej poza KSeF.
W niektórych sytuacjach, przekazanie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF stanowić będzie obowiązek podatnika – tak w przypadku, gdy:
- miejscem świadczenia będzie kraj inny niż Polska, lub
- nabywcą będzie podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub SMPD w Polsce, lub
- nabywcą będzie podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej w Polsce, który posiada SMPD w Polsce, gdy to stałe miejsce prowadzenia działalności nie będzie uczestniczyć w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
Oznaczanie faktur ustrukturyzowanych kodem QR pozwoli nabywcom na uzyskanie dostępu do tych faktur w KSeF (po podaniu dodatkowych danych, tj. NIP-u nabywcy oraz numeru faktury) bez konieczności dokonywania uwierzytelnienia oraz zweryfikowanie czy dane na niej zawarte są poprawne. Oznacza to, że nabywcy otrzymujący zwizualizowaną e-fakturę z kodem QR (np. w okresie trwania awarii KSeF lub w trybie offline) będą zobligowani do sprawdzenia, czy przesłana wizualizacja e-faktury jest zgodna z dokumentem wystawionym w KSeF.
8. Awarie a przesłanie e-faktury do KSeF
W przypadku awarii i niedostępności KSeF (po stronie MF lub po stronie podatnika) ograniczone będą możliwości wystawienia faktury. W przypadku krótkotrwałej niedostępności, o ile to możliwe, najprostszym rozwiązanie będzie przeczekanie, aż dostępność zostanie przywrócona.
Jeśli jednak z różnych powodów (w tym upływu ustawowych terminów) podatnik nie będzie mógł lub nie będzie chciał czekać, będzie miał możliwość wystawienia faktury poza KSeF, ale wyłącznie zgodnie z ustawowymi zasadami, które zależą od tego, z jaką awarią lub niedostępnością mamy do czynienia.
Sposoby działania w przypadku gdy faktura jest wystawiona poza KSeF:
- Krótkotrwała i zaplanowana niedostępność KSeF (związana z pracami serwisowymi systemu) – należy wystawić fakturę zgodną ze schemą i wprowadzić ją do KSeF w ciągu 1 dnia od zakończenia niedostępności systemu.
- Awaria KSeF – obowiązek wystawienia faktury zgodnej ze schemą i wprowadzenia jej do KSeF w ciągu 7 dni od zakończenia awarii.
- Awaria systemu (sytuacja kryzysowa w rozumieniu przepisów o zarządzaniu kryzysowym) – możliwość wystawiania faktur innych niż ustrukturyzowane (w tym tradycyjne, papierowe). Nie trzeba umieszczać takich faktur w KSeF.
W przypadku wystawienia faktury poza KSeF obowiązkiem podatnika będzie przesłanie faktury do systemu w ściśle wyznaczonym terminie, którego długość zależy od rodzaju awarii/ niedostępności. Jeśli awaria jest po stronie podatnika to będzie on obowiązany przesłać faktury do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym. Czasu będzie więc bardzo mało, a różne sytuacje losowe/życiowe mogą powodować, że ryzyko uchybienia tym terminom będzie wysokie.
9. Faktury zakupowe a KSeF
Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Nabywca nie ma obowiązku dodatkowo otrzymywać faktury w postaci drukowanej lub poprzez e-mail. Niemniej jednak nabywca może być zainteresowany pobraniem faktury z systemu KSeF i przeniesieniem jej (archiwizowaniem) we własnych systemach księgowych (np. w chmurze, na dysku komputera albo w postaci drukowanej). Datą otrzymania faktury jest nadal data wygenerowania numeru faktury w KSeF, a nie data pobrania tej faktury ustrukturyzowanej z KSeF.
Z uwagi na fakt, że podatnicy będą odbierali faktury wystawiane przez sprzedawców i dostawców bezpośrednio z KSeF należy ustalić sposób postępowania i procedury związane z odbieraniem i przetwarzaniem takich faktur. Do tych czynności należą m.in. identyfikacja jakiego rodzaju jest to faktura, jakie jest jej centrum kosztowe, czego dotyczy określony wydatek oraz czy ta faktura została opłacona przy nabyciu towaru/ usługi. Równie istotne jest określenie przez nabywcę procesu akceptacji faktury, w tym sprawdzenia jej poprawności merytorycznej, a także dokonania zapłaty. W wielu przypadkach może być to problematyczne ponieważ nie da się ustalić tych kwestii bez kontaktu z kontrahentami (np. wzajemnych ustaleń co do odpowiednich kodów dotyczących wskazania na fakturze numeru zamówienia). Im większa firma tym problemów może być więcej…
10. Nadawanie uprawnień w KSeF
System przewiduje dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:
- elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (podatnik lub inny uprawniony podmiot) wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień.
- papierowo – przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW FA).
W przypadku podatników będących osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie. Możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w postaci papierowej jest natomiast przewidziana dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Nadawanie uprawnień w KSeF może okazać się dużym wyzwaniem dla podatników. Z jednej strony bowiem należy pamiętać, że faktura umieszczona w KSeF będzie od razu fakturą odebraną. Od daty jej umieszczenia będą zatem biec terminy, a jednocześnie system nie będzie wysyłał automatycznych powiadomień o pojawieniu się faktury w KSeF. Z drugiej strony należy pamiętać aby zadbać o to, żeby nie nadawać zbyt szerokich uprawnień do odbierania faktur w KSeF celem wykluczenia ryzyka dostępu do danych dla osób nieuprawnionych.
Zgodnie z obowiązującym od 1 września 2023 r. rozporządzeniem Ministra Finansów zmieniającym rozporządzenie z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: Rozporządzenie) wprowadzono możliwość przyznawania ograniczonych uprawnień w KSeF dla dużych struktur podmiotów posiadających różne oddziały lub wyodrębnione jednostki wewnętrzne. Zgodnie z tym Rozporządzeniem uprawnienia do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF posiada osoba fizyczna wskazana przez podatnika jako przedstawiciel zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.
Jak widać pomimo, że przepisy dotyczące KSeF nabrały już ostatecznego kształtu wiele kwestii pozostaje niewyjaśnionych. Niewątpliwie jest to ostatni moment, by rozpocząć prace nad procesem wdrożenia KSeF. Z uwagi na fakt, że jest to największa rewolucja w zakresie fakturowania, warto podejmowane działania konsultować ze specjalistami z zakresu Krajowego Systemu e- Faktur.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – dowiedz się więcej:
- Pierwotny projekt ustawy w sprawie obligatoryjnego fakturowania w KSeF
- Krajowy System e-Faktur jednak od 1 lipca 2024 r.?
- Krajowy System e-Faktur – wszystko co warto o nim wiedzieć
- Wady i zalety Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
- Krajowy System e-Faktur – jakie zmiany wynikają z nowej wersji projektu?
- Krajowy System e-Faktur – kto jest obowiązany do wdrożenia KSeF?
- Projekt Krajowego Systemu e-Faktur podpisany przez Prezydenta
