Spis treści
- Gdzie opodatkowane jest wynagrodzenie podczas workation?
- Czy pobyt krótszy niż 183 dni oznacza brak podatku za granicą?
- Jak liczyć 183 dni przy pracy zdalnej z zagranicy?
- Czy Hiszpania, Włochy i Grecja stosują takie same zasady?
- Czy pracownik nadal pozostaje polskim rezydentem podatkowym?
- Co się dzieje, gdy wynagrodzenie podlega opodatkowaniu za granicą?
- Czy obowiązki mogą powstać od pierwszego dnia workation?
- Case study: miesiąc pracy z Hiszpanii
- Jak bezpiecznie zarządzać podatkami przy workation?
Gdzie opodatkowane jest wynagrodzenie podczas workation?
Pracownik zatrudniony przez polską firmę planuje przez kilka tygodni wykonywać swoje obowiązki z Hiszpanii, Włoch lub Grecji. Umowa o pracę pozostaje bez zmian, wynagrodzenie nadal wypłaca polski pracodawca, a wyjazd ma charakter prywatny. Czy oznacza to, że z perspektywy podatkowej nic się nie zmienia?
Nie zawsze.
W przypadku pracy najemnej istotne jest nie tylko miejsce siedziby pracodawcy, ale przede wszystkim państwo, w którym praca jest faktycznie wykonywana. Jeżeli pracownik realizuje obowiązki służbowe z apartamentu w Hiszpanii, hotelu we Włoszech lub domu w Grecji, wynagrodzenie przypadające na te dni może być traktowane jako dochód z pracy wykonywanej w danym państwie.
Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania wynagrodzenie polskiego rezydenta może być opodatkowane w Polsce, chyba że praca jest wykonywana w drugim państwie. Państwo wykonywania pracy może wówczas uzyskać prawo do opodatkowania odpowiedniej części dochodu. Od tej zasady umowy przewidują jednak wyjątek oparty na łącznym spełnieniu określonych warunków.
Czy pobyt krótszy niż 183 dni oznacza brak podatku za granicą?
To jedno z najczęstszych i najbardziej ryzykownych uproszczeń dotyczących workation.
Reguła 183 dni nie jest samodzielnym zwolnieniem podatkowym. Co do zasady pozostawienie wynagrodzenia do opodatkowania wyłącznie w państwie rezydencji wymaga łącznego spełnienia trzech warunków:
- pobyt pracownika w państwie wykonywania pracy nie przekracza limitu wskazanego we właściwej umowie, najczęściej 183 dni;
- wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę, który nie ma siedziby w państwie wykonywania pracy, lub w jego imieniu;
- kosztu wynagrodzenia nie ponosi zakład ani stała placówka pracodawcy znajdująca się w tym państwie.
Niespełnienie choćby jednego z tych warunków może oznaczać, że państwo, z którego pracownik wykonuje obowiązki, uzyska prawo do opodatkowania dochodu, mimo że pobyt trwa krócej niż 183 dni.
Ważny fragment
Samo nieprzekroczenie 183 dni nie gwarantuje, że wynagrodzenie będzie opodatkowane wyłącznie w Polsce. Konieczne jest również sprawdzenie, kto faktycznie ponosi koszt wynagrodzenia oraz czy praca pracownika nie jest wykonywana na rzecz zagranicznego podmiotu lub zakładu pracodawcy.
Jak liczyć 183 dni przy pracy zdalnej z zagranicy?
Sposób obliczania limitu należy każdorazowo sprawdzić we właściwej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania. W zależności od jej treści okres może być odnoszony np. do roku podatkowego, roku kalendarzowego albo dowolnych kolejnych dwunastu miesięcy.
Przy obliczaniu pobytu znaczenie mają zasadniczo dni fizycznej obecności w danym państwie. Do limitu mogą być wliczane nie tylko dni wykonywania pracy, ale również weekendy, święta, urlopy oraz dni przyjazdu i wyjazdu, jeżeli pracownik pozostaje w tym czasie na terytorium danego kraju. Z tego względu ewidencja obejmująca wyłącznie dni robocze może nie być wystarczająca.
Dodatkowym problemem są powtarzalne wyjazdy. Pracownik może spędzić w Hiszpanii trzy tygodnie wiosną, kolejny miesiąc latem i ponownie pracować stamtąd pod koniec roku. Każdy z wyjazdów analizowany oddzielnie wygląda na krótki, ale dla celów podatkowych konieczne może być ich łączne uwzględnienie.
Czy Hiszpania, Włochy i Grecja stosują takie same zasady?
Podstawowy mechanizm opodatkowania wynagrodzenia za pracę jest podobny, ponieważ Polska zawarła z tymi państwami umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Nie oznacza to jednak, że każdy przypadek może być oceniony według jednego, uniwersalnego schematu.
Przed wyjazdem należy sprawdzić aktualne brzmienie właściwej umowy, w tym jej tekst uwzględniający ewentualny wpływ Konwencji MLI, a także lokalne przepisy i praktykę administracyjną. Oficjalny wykaz obowiązujących umów, tekstów syntetycznych i informacji o ich stosowaniu publikuje Ministerstwo Finansów.
W analizie trzeba uwzględnić w szczególności:
- dokładny okres przebywania w danym państwie;
- liczbę dni faktycznego wykonywania tam pracy;
- rezydencję podatkową pracownika;
- podmiot wypłacający wynagrodzenie;
- sposób rozliczania i refakturowania kosztów wynagrodzenia;
- podmiot, na rzecz którego wykonywana jest praca;
- istnienie zagranicznego oddziału lub zakładu pracodawcy;
- inne pobyty pracownika w tym samym państwie;
- lokalne obowiązki rejestracyjne, rozliczeniowe i płatnicze.
Czy pracownik nadal pozostaje polskim rezydentem podatkowym?
Krótkotrwały workation zazwyczaj nie musi oznaczać automatycznej zmiany rezydencji podatkowej. Sama liczba dni pobytu za granicą nie jest jednak jedynym kryterium.
Na gruncie polskich przepisów znaczenie ma również położenie centrum interesów osobistych lub gospodarczych pracownika, czyli jego ośrodka interesów życiowych. Jeżeli dana osoba pozostaje polskim rezydentem podatkowym, co do zasady rozlicza w Polsce całość swoich dochodów, z uwzględnieniem zasad właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Przy dłuższych albo powtarzalnych pobytach należy zwrócić uwagę m.in. na miejsce zamieszkania rodziny, dostępność stałego miejsca zamieszkania, miejsce prowadzenia aktywności zawodowej i gospodarczej oraz inne powiązania z Polską i państwem pobytu. Jeżeli oba państwa uznają pracownika za swojego rezydenta, konflikt rozstrzyga się na podstawie reguł zawartych we właściwej umowie.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Co się dzieje, gdy wynagrodzenie podlega opodatkowaniu za granicą?
Jeżeli Hiszpania, Włochy albo Grecja uzyskają prawo do opodatkowania wynagrodzenia za pracę wykonywaną na ich terytorium, może powstać obowiązek:
- rejestracji pracownika dla celów podatkowych;
- obliczania i wpłacania lokalnych zaliczek;
- złożenia zagranicznego zeznania podatkowego;
- odpowiedniego przypisania wynagrodzenia do dni pracy wykonywanej za granicą;
- zweryfikowania obowiązków polskiego pracodawcy jako płatnika;
- prawidłowego zastosowania metody unikania podwójnego opodatkowania w Polsce.
Powstanie prawa do opodatkowania dochodu za granicą nie powinno automatycznie prowadzić do podwójnego obciążenia tego samego wynagrodzenia. Właściwa umowa określa mechanizm eliminowania podwójnego opodatkowania. Nie oznacza to jednak braku formalności. Pracownik może nadal być zobowiązany do wykazania dochodu w odpowiednim zeznaniu, a prawidłowe rozliczenie wymaga dokumentów potwierdzających okres pracy oraz podatek rozliczony za granicą.
Czy obowiązki mogą powstać od pierwszego dnia workation?
Tak, w określonych sytuacjach ryzyko opodatkowania w państwie wykonywania pracy może wystąpić bez oczekiwania na przekroczenie 183 dni.
Szczególnej uwagi wymagają przypadki, w których:
- koszt wynagrodzenia jest przenoszony na zagraniczną spółkę;
- pracownik wykonuje obowiązki głównie na rzecz lokalnego podmiotu;
- lokalna spółka kieruje pracą pracownika lub korzysta z jej rezultatów;
- wynagrodzenie obciąża zagraniczny zakład pracodawcy;
- pracownik regularnie wykonuje pracę z tego samego państwa;
- model współpracy wskazuje, że ekonomicznym beneficjentem pracy jest podmiot zagraniczny.
W takich okolicznościach należy przeanalizować nie tylko formalną umowę o pracę, ale również rzeczywisty przebieg współpracy i sposób rozliczania kosztów w grupie. Poleganie wyłącznie na liczbie dni może być niewystarczające, zwłaszcza gdy pojawia się zagraniczny pracodawca ekonomiczny albo zagraniczny zakład ponoszący koszt wynagrodzenia.
Case study: miesiąc pracy z Hiszpanii
Pracownik będący polskim rezydentem podatkowym wyjeżdża na miesiąc do Hiszpanii. Nadal pracuje dla polskiej spółki, wynagrodzenie wypłacane jest z Polski, a jego koszt nie jest przenoszony na podmiot ani zakład w Hiszpanii. Pracownik nie wykonuje zadań na rzecz hiszpańskiej spółki.
W takim modelu krótki okres pobytu może przemawiać za utrzymaniem opodatkowania wynagrodzenia wyłącznie w Polsce, jeżeli zostaną spełnione wszystkie warunki wynikające z właściwej umowy. W powyższej sytuacji brakuje przesłanek do opodatkowania przychodu w Hiszpanii, jednak jeśli jakikolwiek z czynników ulegnie zmianie niezbędna będzie kolejna analiza sytuacji.
Jeżeli wynagrodzenie zostanie refakturowane na hiszpańską spółkę, pracownik będzie wykonywać zadania pod jej kierownictwem albo koszt wynagrodzenia obciąży hiszpański zakład polskiego pracodawcy, wynik analizy może być inny.
Warto pamiętać, że workation to nie tylko wyzwania podatkowe. Wykonywanie pracy z innego kraju może również wpływać na obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych, w tym na właściwość systemu ubezpieczeń, konieczność uzyskania zaświadczenia A1 czy obowiązki pracodawcy wobec zagranicznych instytucji. Kwestie te są często równie istotne jak aspekty podatkowe i wymagają odrębnej analizy. Dlatego w kolejnym artykule z naszego cyklu przyjrzymy się konsekwencjom workation na gruncie ZUS oraz międzynarodowych regulacji dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
Jak bezpiecznie zarządzać podatkami przy workation?
Workation nie musi automatycznie oznaczać konieczności zapłaty podatku w Hiszpanii, Włoszech lub Grecji. Nie można jednak przyjąć, że zatrudnienie w Polsce i pobyt nieprzekraczający 183 dni zawsze wystarczą do pozostawienia całości rozliczeń w Polsce.
Bezpieczny proces powinien obejmować weryfikację kraju i okresu pobytu, rezydencji podatkowej, sposobu finansowania wynagrodzenia oraz podmiotu faktycznie korzystającego z pracy. Równie ważne jest prowadzenie ewidencji wyjazdów, ponieważ brak informacji o kolejnych pobytach może uniemożliwić prawidłową ocenę limitów i obowiązków.
Planują Państwo workation pracownika w Hiszpanii, Włoszech, Grecji lub innym państwie? Eksperci Grant Thornton pomogą ocenić ryzyko podatkowe, zweryfikować regułę 183 dni i ustalić potencjalne obowiązki pracownika oraz pracodawcy. Sprawdź ryzyko podatkowe przed wyjazdem.
Czytaj również: Workation – benefit czy ryzyko dla pracodawcy?