Kiedy powstaje zaległy urlop wypoczynkowy?
Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym zatrudniony uzyskał do niego prawo. W zależności od stażu pracy jego wymiar wynosi 20 lub 26 dni. W praktyce, z różnych przyczyn, pracownik może nie wykorzystać całej przysługującej mu puli w danym roku. Niewykorzystana część staje się wówczas urlopem zaległym.
Warto przy tym podkreślić, że pojęcie urlopu zaległego dotyczy wyłącznie urlopu wypoczynkowego. Nie obejmuje innych uprawnień przysługujących pracownikowi w danym roku, takich jak: zwolnienie od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do 14. roku życia czy urlop opiekuńczy. Należy również przypomnieć, że urlop na żądanie również nie stanowi dodatkowej puli dni wolnych, lecz szczególny sposób korzystania z przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Pracownik może zgłosić go najpóźniej w dniu rozpoczęcia nieobecności, przy czym w ciągu roku kalendarzowego ma prawo wykorzystać w tym trybie maksymalnie 4 dni. Niewykorzystane dni urlopu na żądanie nie przechodzą więc na kolejny rok jako odrębne uprawnienie, ale stają się częścią zaległego urlopu wypoczynkowego i podlegają tym samym zasadom.
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Do kiedy należy udzielić zaległego urlopu wypoczynkowego?
Zaległy urlop wypoczynkowy za dany rok kalendarzowy powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku. Oznacza to, że dni należne za 2025 r. należy rozliczyć do 30 września 2026 r. Termin ten zostanie zachowany również wtedy, gdy pracownik rozpocznie korzystanie z zaległego urlopu 30 września, o ile pojawi się taka możliwość.
Ważny fragment
Co ważne, przekroczenie wrześniowego terminu nie powoduje jednak utraty prawa do zaległego urlopu. Od 30 września rozpoczyna się natomiast bieg przedawnienia roszczenia o jego udzielenie.
Zgodnie z Kodeksem pracy roszczenie o urlop wypoczynkowy, a także o wypłatę ekwiwalentu z tego tytułu, przedawnia się po upływie 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Dla przykładu 30 września 2026 r. upłyną 3 lata od ostatniego dnia, w którym pracownik powinien rozpocząć korzystanie z urlopu przysługującego za 2022 r. Po tej dacie roszczenie o jego udzielenie ulegnie przedawnieniu. Warto pamiętać, że w określonych sytuacjach bieg tego terminu może zostać zawieszony. Zgodnie z art. 2931 Kodeksu pracy przedawnienie roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna biegu, a rozpoczęte ulega zawieszeniu na okres korzystania przez pracownika z urlopu wychowawczego.
Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy bez jego zgody?
Co do zasady pracodawca nie może jednostronnie wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy. W przypadku dni zaległych sytuacja wygląda jednak nieco inaczej. Jeżeli termin nieobecności został uwzględniony w planie urlopów obowiązującym w danej organizacji, a jednocześnie zbliża się ustawowa data ich wykorzystania, pracodawca może podejmować działania zmierzające do wyegzekwowania tego obowiązku. Takie podejście znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego, m.in. w wyrokach z 2003 i 2008 r., oraz w stanowisku Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyrażonym w interpelacji poselskiej z 2020 r.
Jednocześnie Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) prezentuje w tym zakresie bardziej elastyczne stanowisko, wskazując, że termin udzielenia urlopu zaległego powinien być ustalany przede wszystkim w porozumieniu między stronami.
W ocenie PIP pracodawca może zobowiązać pracownika do skorzystania z przysługujących mu dni wolnych, jednak nie powinien jednostronnie narzucać konkretnej daty. W praktyce oznacza to, że może on wezwać pracownika, najlepiej w formie pisemnej, do wskazania terminu w określonym czasie. W takim wypadku, brak współpracy ze strony zatrudnionego może zostać potraktowany jako naruszenie obowiązków związanych z organizacją i porządkiem pracy, co w określonych przypadkach może skutkować zastosowaniem środków przewidzianych w art. 108 Kodeksu pracy, czyli kary upomnienia bądź nagany.
Nie budzi natomiast wątpliwości sytuacja związana z okresem wypowiedzenia umowy o pracę. W takim przypadku pracodawca ma prawo jednostronnie zobowiązać pracownika do wykorzystania przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, niezależnie od tego, która ze stron zainicjowała rozwiązanie stosunku pracy.
Jakie konsekwencje niesie gromadzenie zaległego urlopu wypoczynkowego przez pracownika?
Kumulowanie zaległego urlopu może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Z perspektywy zatrudnionego najistotniejszym ryzykiem jest przedawnienie prawa do zaległych dni. Jednocześnie, samo korzystanie z urlopu zaległego nie powinno jednak w żaden sposób wpływać na jego sytuację.
W szczególności nie może stanowić kryterium przyznawania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Powinny być one przyznawane wyłącznie na zasadach określonych w obowiązujących przepisach i regulaminach wewnętrznych, z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.
Po stronie pracodawcy nadmierne gromadzenie zaległości urlopowych zwiększa ryzyko naruszenia przepisów prawa pracy. Niedopełnienie obowiązku ich udzielenia może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika i skutkować nałożeniem kary przez PIP. Dodatkowo duża liczba niewykorzystanych dni utrudnia planowanie pracy, organizację zastępstw oraz zarządzanie zasobami kadrowymi w organizacji. Z kolei odwlekanie urlopu przez pracowników może prowadzić do narastającego zmęczenia, obniżenia koncentracji i mniejszej produktywności.
Z perspektywy pracodawcy terminowe planowanie i udzielanie zaległych urlopów pozwala nie tylko ograniczyć ryzyka związane z naruszeniem przepisów prawa pracy, lecz także stanowi ważny element odpowiedzialnego zarządzania zespołem. Regularny wypoczynek sprzyja regeneracji, ogranicza ryzyko przemęczenia i wypalenia zawodowego oraz pozytywnie wpływa na dobrostan i efektywność pracowników.
Czytaj więcej: 14 dni nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Prawo czy obowiązek?