1 października 2018 r. wejdzie w życie kolejna pula przepisów ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (dalej „Ustawa nowelizująca”), która w ostatnim czasie znacząco zmodyfikowała procedurę składania rocznych sprawozdań finansowych. Nowością i pewnym zaskoczeniem dla przedsiębiorców było składanie sprawozdań finansowych za 2017 r. do Repozytorium Dokumentów Finansowych, zamiast do sądów rejestrowych – jak to miało miejsce dotychczas.
Tymczasem począwszy od października konieczne będzie sporządzenie samego sprawozdania w postaci elektronicznej, w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym przez urząd ministra właściwego do spraw finansów publicznych, a zatem zwykłe sprawozdanie, przygotowane zwyczajowo w formie papierowej, nie będzie już wystarczające do skutecznego wywiązania się z obowiązku sprawozdawczego w tym zakresie.
Zmiany w sprawozdaniach finansowych w kierunku informatyzacji
Ustawa nowelizująca zakłada pełną informatyzację rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego poprzez wprowadzenie obowiązku składania wszystkich wniosków do rejestru oraz prowadzania postępowania (w tym wymiany korespondencji pomiędzy sądem a wnioskodawcą) wyłącznie z wykorzystaniem systemu informatycznego. Dodatkowo, na mocy tejże ustawy stworzone zostało Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, w których to przechowywane będą wypisy i wyciągi aktów notarialnych oraz Repozytorium Dokumentów Finansowych, gdzie z kolei składane i udostępniane będą roczne sprawozdania finansowe podmiotów gospodarczych oraz powiązane z nim dokumenty.
Wprowadzenie zmian w poszczególnych obszarach zostało rozłożone w czasie aż do marca 2020 r. Wynikają one z potrzeby dostosowania przepisów krajowych do unijnych dyrektyw dotyczących integracji rejestrów handlowych i spółek w krajach Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego i powinno wpłynąć pozytywnie na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
Sprawozdanie finansowe tylko w wersji elektronicznej
Począwszy od 1 października 2018 r. zaczną obowiązywać przepisy zmienionej Ustawy o rachunkowości, przewidujące obowiązek sporządzenia sprawozdań finansowych w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, a w przypadku sprawozdań finansowych sporządzonych zgodnie z MSR, jeżeli struktura i format sprawozdań udostępniony zostanie przez właściwego ministra. Dodatkowo konieczne będzie właściwe podpisanie tak sporządzonego sprawozdania finansowego, to znaczy podpisanie przez co najmniej jedną osobę, której numer PESEL ujawniony jest w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, uprawnioną do reprezentacji podmiotu, przy pomocy podpisu kwalifikowanego albo profilu zaufanego ePUAP. Obecnie nie jest jasne, jak ów wzorzec sprawozdania będzie wyglądał i kiedy zostanie opracowany i opublikowany przez Ministra Finansów. Pewne jest natomiast, że możliwość złożenia kopii sprawozdania finansowego w formie elektronicznej, tj. w formie skanu opatrzonego właściwym podpisem uprawnionej osoby, z której korzystano w szczególności w odniesieniu do sprawozdań finansowych za 2017 r., będzie obowiązywała jedynie do 30 września 2018 r. Z brzmienia przepisu wynika, że przedsiębiorcy, którzy nie zdążą wypełnić obowiązku sprawozdawczego przed tą datą, zobowiązani będą sporządzić sprawozdanie według metodologii przewidzianej w Ustawie nowelizującej.
Sprawdź Badanie sprawozdań finansowych Grant Thornton
Pozostałe dokumenty związane z zamknięciem roku
Obowiązek sprawozdawczy obejmuje konieczność sporządzenia nie tylko samego sprawozdania finansowego, ale także sporządzenia uchwał je zatwierdzających i stanowiących o podziale zysku, a w niektórych przypadkach – także sprawozdania z działalności jednostki oraz opinii biegłego rewidenta. Z brzmienia przepisów Ustawy nowelizującej wynika, że dokumenty te będą również składane w formie elektronicznej, przy czym nie zostanie dla nich stworzony specjalny wzorzec, a zatem przyjąć należy, że będą one sporządzane i składane w sposób analogiczny do dokumentów za 2017 r. składanych do Repozytorium Dokumentów Finansowych od 1 marca 2018 r., tj. w formie skanów podpisanych przez umocowaną do tego osobę, przy czym w przypadku opinii i raportu z badania biegłego rewidenta konieczne będzie pozyskanie dokumentu opatrzonego podpisem kwalifikowanym samego biegłego.
Złożenie sprawozdania finansowego w urzędzie skarbowym
Od 1 października 2018 r. zamieszczenie sprawozdania finansowego oraz powiązanych dokumentów w elektronicznym Repozytorium Dokumentów Finansowych spowoduje ich automatyczne przesłanie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. W praktyce oznacza brak obowiązku składania sprawozdania finansowego przez podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego osobno do właściwego urzędu skarbowego, jak to miało miejsce dotychczas.
Podsumowanie zmian w sprawozdaniach finansowych w październiku
Kierunek zmian w zakresie sporządzania i składania rocznych sprawozdań finansowych jest niewątpliwie dobry i wpłynie pozytywnie na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego oraz usprawni pracę sądów rejestrowych. Już teraz możemy bowiem z łatwością na stronie Ministerstwa Finansów zweryfikować dane finansowe naszego kontrahenta. Niepokojące jest jedynie tempo zmian oraz luki w przepisach, które powodują niepewność co do sposobu funkcjonowania systemu po 1 października 2018 r. oraz już teraz w praktyczny sposób uniemożliwiają wypełnienie obowiązku sprawozdawczego podmiotom wpisanym do rejestru przedsiębiorców, które nie posiadają w gronie wspólników albo wśród członków organu, uprawnionych do reprezentacji osób z polskim numerem PESEL. Co prawda, cudzoziemcy mogą ubiegać się o nadanie im takiego numeru, niemniej system teleinformatyczny dostępny jest jedynie w polskiej wersji językowej, co z kolei znacząco utrudnia pewnej grupie podmiotów wywiązanie się z ustawowych obowiązków.
AUTOR: Justyna Nykiel, specjalista, aplikant radcowski, Kancelaria prawna
