Choć zakres zmian jest stosunkowo niewielki, mogą one mieć istotne znaczenie dla organizacji zgromadzeń i bieżącej obsługi korporacyjnej spółek z o.o.
Spis treści
- Jakie zmiany przewiduje projekt nowelizacji KSH?
- Czy pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników będzie można wysłać e-mailem?
- Co oznacza forma dokumentowa w praktyce?
- Czy spółki będą mogły wymagać pełnomocnictwa w formie pisemnej?
- Deregulacja czy nowe ryzyka?
- Kiedy nowelizacja KSH wejdzie w życie?
- Jak przedsiębiorcy mogą przygotować się do zmian?
- Czy spółka powinna dostosować umowę lub procedury korporacyjne do projektowanych zmian?
Jakie zmiany przewiduje projekt nowelizacji KSH?
Projekt nowelizacji KSH zakłada istotne zmiany, które mają dostosować obecne przepisy do realiów komunikacji elektronicznej. Jedną z najważniejszych zmian ma być uproszczenie zasad zawiadamiania wspólników o zgromadzeniu wspólników. Obecnie KSH dopuszcza wysyłanie zawiadomień na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, ale wymaga uprzedniej pisemnej zgody wspólnika. W praktyce wymóg pisemnej zgody może wydłużać procesy korporacyjne, zwłaszcza w spółkach z udziałem wspólników zagranicznych. Projekt przewiduje zastąpienie tego wymogu zgodą wyrażoną w formie dokumentowej, przy zachowaniu możliwości ustalenia osoby składającej oświadczenie.
Kolejna planowana zmiana odnosi się do udzielania pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników w formie dokumentowej. Jest to odpowiedź ustawodawcy na praktykę stosowaną obecnie w spółkach kapitałowych, gdzie coraz częściej komunikacja między wspólnikami odbywa się w formie zdalnej. W praktyce taka zmiana umożliwi udzielenie pełnomocnictwa zdalnie, w dowolnej utrwalonej postaci, np. w wiadomości e-mail, o ile możliwe będzie ustalenie osoby udzielającej pełnomocnictwa.
Projekt przewiduje analogiczną zmianę także w prostej spółce akcyjnej. Pełnomocnictwo do udziału w walnym zgromadzeniu PSA również miałoby być udzielane w formie dokumentowej, chyba że umowa spółki przewiduje surowsze wymogi.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Czy pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników będzie można wysłać e-mailem?
Jak wcześniej wskazano, jedną z istotnych zmian przewidzianych w projekcie nowelizacji KSH jest umożliwienie udzielania przez wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników w formie dokumentowej. Oznacza to odejście od wymogu formy pisemnej i umożliwienie wykorzystania środków komunikacji elektronicznej.
W praktyce zatem pełnomocnictwo będzie mogło zostać udzielone np. za pośrednictwem wiadomości e-mail, o ile sposób jego złożenia pozwoli na ustalenie osoby udzielającej pełnomocnictwa. Forma dokumentowa nie wymaga bowiem własnoręcznego podpisu ani kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zmiana może być szczególnie istotna w przypadku wspólników, którzy nie mogą osobiście uczestniczyć w zgromadzeniu lub przebywają poza miejscem prowadzenia działalności spółki.
Projekt nie rozstrzyga szczegółowo, w jaki sposób spółka powinna weryfikować pełnomocnictwo udzielone w formie dokumentowej. W praktyce większego znaczenia nabiorą więc wewnętrzne procedury, dotychczasowa praktyka komunikacji ze wspólnikami oraz ocena, czy dany dokument pozwala ustalić osobę składającą oświadczenie.
Co oznacza forma dokumentowa w praktyce?
Forma dokumentowa zgodnie z art. 77(2) Kodeksu cywilnego to złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. W praktyce zatem forma dokumentowa nie wymaga złożenia podpisu własnoręcznego ani elektronicznego, w szczególności kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Formę dokumentową może mieć m.in. wiadomość e-mail, o ile sposób złożenia oświadczenia pozwala na ustalenie osoby, która je złożyła.
Czy spółki będą mogły wymagać pełnomocnictwa w formie pisemnej?
Co istotne, projektowane przepisy pozostawiają wspólnikom możliwość przyjęcia bardziej rygorystycznych zasad w umowie spółki. Umowa spółki będzie mogła przewidywać surowsze warunki wyrażenia zgody na komunikację elektroniczną albo surowsze wymogi udzielenia pełnomocnictwa.
Deregulacja czy nowe ryzyka?
Projektowane zmiany mają deregulacyjny charakter i mogą realnie uprościć codzienną obsługę korporacyjną spółek. Nie oznacza to jednak, że forma dokumentowa będzie rozwiązaniem całkowicie „bezobsługowym”. Im mniej formalny sposób składania pełnomocnictwa, tym większe znaczenie praktyczne będą miały procedury przyjmowania dokumentów, weryfikacja adresów komunikacji ze wspólnikami oraz ocena, czy z przekazanego dokumentu rzeczywiście wynika, kto udzielił pełnomocnictwa.
Kiedy nowelizacja KSH wejdzie w życie?
Na obecnym etapie projekt znajduje się w procesie legislacyjnym. Jeśli zmiany zostaną uchwalone, wejdą w życie w większości po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia. Projekt przewiduje również przepisy przejściowe – do zgód oraz pełnomocnictw udzielonych przed wejściem w życie ustawy stosowane będą przepisy dotychczasowe.
Jak przedsiębiorcy mogą przygotować się do zmian?
Projekt zakłada możliwość przewidzenia w umowie spółki surowszych wymogów dotyczących formy pełnomocnictwa oraz zgody na komunikację elektroniczną. W praktyce oznacza to, że przed skorzystaniem z nowych, mniej formalnych rozwiązań warto sprawdzić, jakie zasady obowiązują w konkretnej spółce.
Mimo że forma dokumentowa ma ułatwić funkcjonowanie spółek, może jednocześnie rodzić dodatkowe ryzyka związane z identyfikacją osoby udzielającej pełnomocnictwa i autentycznością dokumentu. W toku prac nad projektem zwracano uwagę na ryzyka związane z wykorzystaniem nieautoryzowanych dokumentów lub podszywaniem się pod wspólnika. Dlatego w praktyce szczególnego znaczenia nabierze sposób, w jaki spółka będzie przyjmować i weryfikować pełnomocnictwa składane w formie dokumentowej.
Czy spółka powinna dostosować umowę lub procedury korporacyjne do projektowanych zmian?
Odpowiedź będzie zależała m.in. od postanowień umowy spółki, struktury właścicielskiej oraz przyjętego modelu komunikacji ze wspólnikami. Warto zatem przeanalizować, czy nowe rozwiązania rzeczywiście będą odpowiednie dla konkretnej spółki i w jaki sposób powinny zostać wdrożone.
Projektowane zmiany mogą znacząco ograniczyć formalności związane z komunikacją ze wspólnikami i udzielaniem pełnomocnictw. Jednocześnie większa elastyczność wymaga odpowiedniego podejścia do kwestii identyfikacji i bezpieczeństwa obrotu. Ostateczna ocena zasadności wykorzystania nowych rozwiązań powinna uwzględniać specyfikę konkretnej spółki.
Projektowana nowelizacja KSH wpisuje się w kierunek cyfryzacji prawa spółek i ograniczania nadmiernego formalizmu. Proponowane zmiany mogą ograniczyć formalności związane z organizacją zgromadzeń wspólników czy udzielaniem pełnomocnictw. Planowane rozwiązania mogą stanowić dobrą okazję do weryfikacji postanowień umowy spółki, stosowanych wzorów pełnomocnictw oraz procedur związanych z organizacją zgromadzeń wspólników
Czytaj również: Powództwo o ustąpienie wspólnika spółki z o.o. – planowana nowelizacja KSH