[Pobierz raport lub przeczytaj poniżej streszczenie]
Jak często kontroluje ZUS?
Kontrola płatników składek stanowi jedno z podstawowych zadań Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Jej głównym celem jest sprawdzenie, czy płatnicy prawidłowo realizują swoje obowiązki związane ze zgłaszaniem osób do ubezpieczeń, naliczaniem i opłacaniem składek oraz wypłatą świadczeń. Kontrole prowadzone są przez inspektorów ZUS zgodnie z rocznym planem, opracowanym w oparciu o analizę ryzyka naruszenia przepisów.
Jak wynika z danych udostępnionych przez ZUS, miniony rok ponownie przyniósł wzrost liczby przeprowadzonych kontroli. O ile w latach 2022-2023 ich liczba oscylowała wokół poziomu 27 tys. rocznie, to już w 2024 r. przekroczyła 29,5 tys. Statystyki ZUS pokazują również, że w ostatnich 5 latach średnioroczny wzrost liczby kontroli przeprowadzanych przez inspektorów wynosił 25%.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Ile kontroli kończy się wykryciem nieprawidłowości?
Dane udostępnione przez Zakład pokazują, że wraz ze wzrostem liczby kontroli rośnie także liczba przypadków, w których stwierdzane są nieprawidłowości. W samym 2024 r. takich inspekcji było ponad 27 tys. – niemal trzykrotnie więcej niż w 2020 r. Co więcej, z każdym rokiem zwiększa się odsetek kontroli zakończonych wykryciem uchybień. Podczas gdy pięć lat temu dotyczyły one około 75% wszystkich inspekcji, to w ostatnich dwóch latach odsetek ten przekroczył już 90%.
ZUS posiada dostęp do ogromnych zasobów danych, w tym historycznych, oraz korzysta z zaawansowanych modeli predykcyjnych. Algorytmy pozwalają analizować konkretne podmioty w odniesieniu do całej populacji, badać sytuację u pracodawców, a nawet monitorować działania lekarzy. Można więc oczekiwać, że skuteczność typowania płatników do kontroli będzie utrzymywała się na wysokich poziomach także w kolejnych latach.
Doradca Podatkowy i Menedżer, Departament Doradztwa
Przedsiębiorcy powinni traktować kontrole ZUS nie jako incydentalne zdarzenie, lecz jako realne ryzyko operacyjne, wymagające wdrożenia procedur zgodności, przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej oraz weryfikacji modeli współpracy z osobami fizycznymi. W przeciwnym razie mogą zostać narażeni nie tylko na obowiązek zapłaty zaległych składek, ale również na istotne konsekwencje finansowe.
Kogo najczęściej kontroluje ZUS?
Blisko 75% skontrolowanych w minionych latach płatników stanowiły małe i mikro przedsiębiorstwa. Co piąty przebadany płatnik to firma średniej wielkości, mniej niż 5% stanowią podmioty duże.
Średnia liczba ubezpieczonych przypadająca na skontrolowanego płatnika wahała się w badanym okresie od 60 do 100 osób. W samym 2024 r. było to ok. 68 ubezpieczonych. Kody PKD pokazują, że najczęściej inspektorzy ZUS odwiedzili w minionych 5 latach podmioty zajmujące się edukacją oraz handlem detalicznym, z wyłączeniem handlu pojazdami samochodowymi. Wyjątkiem był rok 2021, kiedy kontrolerzy zweryfikowali w większości firmy zaangażowane w handel hurtowy i detaliczny, z wyłączeniem handlu pojazdami samochodowymi.
Z danych ZUS wynika także, że kontrolerzy potrzebują obecnie jedynie 7 dni kalendarzowych, żeby zrealizować kontrolę. W minionych latach średni czas trwania kontroli sukcesywnie spadał. Wyjątkiem był pandemiczny rok 2020, kiedy kontrolerzy potrzebowali niewiele ponad 5 dni, żeby przeprowadzić czynności kontrolne u podatnika.
Senior Menedżer, Departament Outsourcingu
ZUS coraz częściej wykorzystuje dane z wielu źródeł – w tym z portali z ofertami pracy czy mediów społecznościowych - by typować podmioty do weryfikacji. Najczęściej kontrolowane obszary to: umowy cywilnoprawne, podróże służbowe, oddelegowania oraz świadczenia pozapłacowe [...] Zmiana strategii ZUS - z kontroli losowych na analityczne i celowane - wymaga od pracodawców znacznie większej dbałości o zgodność procesów kadrowo-płacowych z przepisami. Regularne audyty wewnętrzne stają się kluczowym narzędziem minimalizującym ryzyko korekt, sankcji oraz utraty zaufania ze strony pracowników i współpracowników.
Zapraszamy do lektury raportu!
Jakie wnioski dla płatników płyną z kontroli prowadzonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych?
Dowiedz się więcej o kontrolach ZUS:
- Kontrola ZUS – informacje ogólne
- Rozpoczęcie i prowadzenie kontroli ZUS
- Prawa i obowiązki kontrolowanego podczas kontroli ZUS
- Zakończenie kontroli ZUS oraz kolejne kroki
- Decyzja administracyjna ZUS po kontroli ZUS
- Postępowanie przed sądem ubezpieczeń społecznych– odwołanie od decyzji ZUS
- Postępowanie przed sądem ubezpieczeń społecznych – przebieg procesu i koszty