Co przerwa techniczna KSeF oznacza dla firm?
Podczas przerwy technicznej MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień) jest niedostępny, więc:
- nie da się nadawać / modyfikować uprawnień w KSeF online,
- nie da się generować certyfikatów KSeF w MCU.
To realnie może powodować opóźnienia organizacyjne u firm, które są w trakcie wdrożenia.
W tym okresie nadal możliwe jest składanie formularzy ZAW-FA (dotyczących nadawania uprawnień podstawowych) – można je składać papierowo w urzędach skarbowych lub przez ePUAP, mimo niedostępności KSeF/MCU. Od 28 stycznia planowane jest udostępnienie wybranych funkcji API KSeF 2.0 (m.in. uwierzytelnianie i uprawnienia) na środowisku produkcyjnym
Zobacz również: KSeF: opóźnienie dostawcy systemu. Co robić?
Jak najlepiej wykorzystać okres przerwy KSeF?
- zapewnić ciągłość fakturowania poza KSeF,
- uporządkować role i procedury związane z fakturowaniem,
- zaplanować testy KSeF 2.0,
- zweryfikować kompletność scenariuszy biznesowych z wykorzystaniem naszej checklisty KSeF.
Z perspektywy biznesowej przerwa ma charakter techniczny i przejściowy i nie powoduje dodatkowych obowiązków podatkowych ani ryzyk dla firm, które w tym czasie stosują standardowe, dotychczasowe zasady fakturowania, ale jest to ważny moment, który warto efektywnie wykorzystać, by ze spokojem wejść w nową rzeczywistość od 1 lutego.
Co jeszcze rekomendujemy w okresie przerwy KSeF:
- zweryfikować wewnętrzne procedury fakturowania (kto, kiedy i w jakim systemie wystawia faktury poza KSeF), aby uniknąć chaosu operacyjnego po przywróceniu dostępności systemu,
- potwierdzić z kontrahentami akceptowany format faktur na czas przerwy (PDF / EDI / system finansowo-księgowy), szczególnie w przypadku stałych rozliczeń lub dużych wolumenów,
- przeprowadzić wewnętrzny przegląd uprawnień i ról użytkowników, tak aby po zakończeniu przerwy możliwe było ich szybkie odtworzenie lub nadanie w MCU bez opóźnień,
- uzupełnić dokumentację wdrożeniową KSeF (instrukcje, mapy procesów, odpowiedzialności), wykorzystując czas przerwy na prace organizacyjne, które nie wymagają dostępu do systemu,
- przeszkolić kluczowych użytkowników (księgowość, sprzedaż, IT) w zakresie zmian procesowych związanych z KSeF, nawet jeśli system jest czasowo niedostępny,
- sprawdzić kompletność danych i scenariuszy biznesowych (np. korekty, duplikaty, faktury zaliczkowe), aby po uruchomieniu KSeF mieć pewność, że wszystkie obszary zostały zaadresowane — w tym z wykorzystaniem naszej checklisty wdrożeniowej KSeF,
- zaplanować komunikację wewnętrzną i zewnętrzną (pracownicy, kontrahenci) na moment uruchomienia KSeF 2.0, tak aby uniknąć nieporozumień w pierwszych dniach działania systemu.
W razie pytań lub wątpliwości pozostajemy do dyspozycji.