Odpowiednie ukształtowanie zasad współfinansowania, zapisów wewnętrznych i warunków umowy z towarzystwem ubezpieczeń może przełożyć się na realne oszczędności zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
Czym jest i co obejmuje ubezpieczenie grupowe w zakładzie pracy?
Ubezpieczenia grupowe na stałe wpisały się w katalog benefitów pozapłacowych oferowanych przez pracodawców. Atrakcyjność tego rozwiązania wynika przede wszystkim z efektu skali.
Ważny fragment
Dzięki objęciu ochroną większej liczby osób ubezpieczyciele są w stanie zaoferować korzystniejsze warunki cenowe oraz szerszy zakres świadczeń, niż w przypadku polis indywidualnych. W efekcie pracownicy mogą uzyskać dostęp do ochrony, która samodzielnie byłaby dla nich mniej dostępna lub wiązałaby się z wyższymi kosztami.
Kluczową rolę w organizacji programu ubezpieczenia grupowego odgrywa pracodawca. To on wybiera towarzystwo ubezpieczeniowe, negocjuje warunki umowy oraz ustala zasady finansowania składki. W zależności od przyjętego modelu może pokrywać całość kosztów ubezpieczenia lub jedynie ich część. Po stronie pracownika pozostaje natomiast decyzja o przystąpieniu do ubezpieczenia. Udział w programie ma bowiem charakter dobrowolny.
Zakres ochrony jest każdorazowo określany w umowie zawartej z zakładem ubezpieczeń i może różnić się w zależności od wybranego programu. Najczęściej obejmuje jednak ochronę na wypadek takich zdarzeń jak:
- śmierć ubezpieczonego,
- śmierć członka rodziny,
- pobyt ubezpieczonego w szpitalu,
- następstwa nieszczęśliwych wypadków,
- trwała niepełnosprawność,
- niezdolność do pracy.
Ubezpieczenie grupowe korzystne dla pracownika i pracodawcy
Konkurencyjna cena to jedna z najważniejszych zalet ubezpieczeń grupowych, ale nie jedyna. Ubezpieczenia grupowe są atrakcyjne dla pracownika także ze względu na:
- prostsze przystąpienie do ubezpieczenia – przy zawieraniu umowy grupowej firma ubezpieczeniowa rzadziej wymaga szczegółowych badań lekarskich, niż w przypadku umów indywidualnych,
- wygodniejszą obsługę – uproszczone zasady i sposoby wypłaty świadczeń, a także opieka ze strony opiekuna z ramienia zakładu ubezpieczeń,
- większe poczucie bezpieczeństwa – dzięki ochronie ubezpieczeniowej pracownicy wiedzą, że w razie problemów zdrowotnych lub innych objętych zakresem ubezpieczenia są chronieni,
- możliwość kontynuacji po rozwiązaniu umowy o pracę – niektóre programy umożliwiają dalsze korzystanie z ochrony ubezpieczeniowej po odejściu z firmy, np. po przejściu na emeryturę przy samodzielnym opłacaniu składki.
Nie należy zapominać, że ubezpieczenie grupowe to benefit, który przynosi wymierne korzyści nie tylko pracownikom, ale również pracodawcom. I tak, wśród zalet po stronie pracodawcy można wskazać m.in. na:
- wzmocnienie pozytywnego wizerunku pracodawcy – pakiety ubezpieczenia grupowego są jednym z benefitów najbardziej pożądanych przez pracowników,
- wyróżnienie firmy na rynku – pakiet może obejmować dodatkowe usługi, takie jak assistance czy konsultacje medyczne, zwiększając zakres wsparcia dostępnego pracownikom,
- przewidywalne koszty – dzięki stosunkowo stałym kosztom polis grupowych pracodawca może lepiej planować budżet świadczeń pozapłacowych,
- silniejsza pozycja negocjacyjna – większa grupa ubezpieczonych może zwiększać możliwości negocjacyjne (również w aspektach dotyczących innych ubezpieczeń, takich jak OC czy majątkowe przedsiębiorcy).
Ważny fragment
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Jak zoptymalizować koszty ubezpieczenia grupowego po stronie pracodawcy?
Finansowanie ubezpieczeń grupowych nie musi oznaczać dla pracodawcy pełnego obciążenia kosztami składek. Jest to możliwe dzięki rozwiązaniom, które pomagają zoptymalizować koszty. Wśród nich warto wymienić wprowadzenie regulacji dotyczących wynagrodzeń w zakładzie pracy, takich jak regulamin wynagradzania. Jeżeli zostaną spełnione określone warunki, część składki finansowana przez pracodawcę może zostać wyłączona z podstawy wymiaru składek ZUS. Mowa o tym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 grudnia 1998 r. (art. 2 pkt 1 ppkt 26.) Warunki te obejmują:
- współfinansowanie świadczenia przez pracownika – pracownik powinien ponieść część kosztów polisy, chociażby w symbolicznej wysokości,
- uzyskanie realnej korzyści materialnej przez pracownika – warunki ubezpieczenia grupowego powinny być korzystniejsze niż oferta indywidualna dostępna na rynku,
- niepieniężny charakter świadczenia – pracownik otrzymuje ochronę od zdarzeń nadzwyczajnych, zamiast ekwiwalentu pieniężnego,
- umiejscowienie prawa do świadczeń w procedurach wewnętrznych – możliwość skorzystania z ubezpieczenia musi wynikać z obowiązujących w firmie regulacji takich jak: układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub inne przepisy o wynagradzaniu.
Należy jednak pamiętać, że zastosowanie tego rozwiązania wymaga prawidłowego przygotowania dokumentacji i spełnienia wszystkich warunków określonych w przepisach.
Ważny fragment
Jednocześnie warto mieć na uwadzę, że część składki finansowana przez pracodawcę, co do zasady, stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu PIT. Samo zwolnienie z podstawy ZUS nie stanowi zwolnienia z obowiązku podatkowego.
Kolejnym wartym uwagi rozwiązaniem jest zastosowanie optymalnego podziału kosztów. W praktyce najczęściej pracodawca finansuje zasadniczą część składki za podstawowy zakres ochrony przy jednoczesnym symbolicznym współudziale pracownika w kosztach świadczenia (np. 1 zł w skali miesiąca). Dodatkowo pracodawcy często oferują także możliwość skorzystania z pakietów rozszerzonych, obejmujących np. wyższe sumy ubezpieczenia lub szerszy zakres świadczeń. Koszty takich pakietów, za zgodą pracownika, mogą być finansowane przez niego samodzielnie i potrącane bezpośrednio z wynagrodzenia. Dzięki temu pracodawca ogranicza wydatki do podstawowego poziomu ochrony, a jednocześnie umożliwia zatrudnionym indywidualne dostosowanie zakresu ubezpieczenia do własnych potrzeb.
Coraz popularniejszym rozwiązaniem jest również tzw. system kafeteryjny. W takim modelu pracodawca co miesiąc zasila konto benefitowe pracownika określoną kwotą, a zatrudniony sam decyduje o sposobie jej wykorzystania w ramach dostępnej oferty świadczeń. Jednym z benefitów, które mogą zostać sfinansowane w ten sposób, jest właśnie ubezpieczenie grupowe.
Ważny fragment
Warto mieć również na uwadze, że w wielu przypadkach koszt składek finansowanych przez pracodawcę może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorcy, a co za tym idzie, obniżyć podstawę opodatkowania przedsiębiorstwa. W tym przypadku, ocena zależy między innymi od postanowień umowy.
Umowa z towarzystwem ubezpieczeniowym. Dobre praktyki
Wpływ na optymalizację kosztów omawianego benefitu mają również zapisy umowy z towarzystwem ubezpieczeniowym. Odpowiednio skonstruowana umowa może znacząco obniżyć wysokość składek, a jednocześnie pozwolić na utrzymanie atrakcyjnego zakresu ochrony dla pracowników. Punktem wyjścia powinno być porównanie ofert kilku ubezpieczycieli przed podjęciem decyzji o wyborze konkretnego rozwiązania. Różnice pomiędzy poszczególnymi propozycjami mogą dotyczyć nie tylko ceny, ale również zakresu ochrony, wyłączeń odpowiedzialności czy warunków przystępowania do programu. Konkurencyjny proces wyboru dostawcy zwiększa również możliwości negocjacyjne pracodawcy. Analizując oferty towarzystw ubezpieczeniowych, warto zatem zwrócić uwagę na:
- odpowiednie dopasowanie wartości kwot ubezpieczenia i zakresu ryzyk, co może obniżyć koszty składek,
- wprowadzenie karencji na poszczególne ryzyka w początkowym okresie ubezpieczenia,
- zapisanie w umowie możliwości negocjowania warunków w określonych odstępach czasu (np. co 12-24 miesiące) na podstawie dotychczasowej historii wypłat,
- połączenie umowy ubezpieczeniowej z innymi benefitami, np. pakietem medycznym – warto sprawdzić, czy połączenie kilku świadczeń u jednego dostawcy/pośrednika nie umożliwi wynegocjowania korzystniejszych warunków, zarówno dotyczących ceny, jak i zakresu oferowanych usług.
Odpowiednio sformułowana umowa ubezpieczeniowa, przy wprowadzeniu właściwych wewnętrznych regulacji, może przynieść duże korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcy. Należy jednak pamiętać o dopełnieniu formalności i odpowiednim dopasowaniu zakresu ochrony. Wówczas ubezpieczenie może stać się narzędziem zaangażowania pracowników oraz zapewnienia bezpieczeństwa ekonomicznego pracodawcy oraz poczucia bezpieczeństwa pracowników.
