Dlatego istotne znaczenie ma proaktywne podejście do identyfikacji ryzyk oraz analiza danych i procesów pozwalająca wychwycić nietypowe wzorce i potencjalne nieprawidłowości na możliwie wczesnym etapie.
Spis treści
- Gdzie mogą występować nadużycia w zakupach?
- Jakie sygnały mogą wskazywać na nieprawidłowości w zakupach?
- Nadużycia pracownicze: na jakie obszary warto zwrócić uwagę?
- Czy premie i KPI także mogą być źródłem ryzyka?
- Jak majątek firmy może być wykorzystywany niezgodnie z przeznaczeniem?
- Jak w praktyce identyfikować potencjalne nieprawidłowości?
- Dlaczego warto identyfikować nieprawidłowości odpowiednio wcześnie?
- Nadużycia pracownicze i zakupowe: liczy się proaktywność
Gdzie mogą występować nadużycia w zakupach?
Proces zakupowy jest jednym z obszarów szczególnie narażonych na ryzyko nieprawidłowości. Mogą one wystąpić na różnych jego etapach, od określenia potrzeb i wyboru dostawcy, przez ustalanie warunków współpracy, aż po odbiór usług lub towarów i realizację płatności.
Sygnałem wymagającym bliższej analizy mogą być m.in. kryteria wyboru skonstruowane w sposób preferujący konkretnego oferenta, dzielenie zamówień w celu uniknięcia określonych progów lub procedur czy omijanie obowiązujących ścieżek akceptacji.
Istotnym obszarem ryzyka są również konflikty interesów, w szczególności powiązania osobowe lub kapitałowe pomiędzy pracownikami a dostawcami, w tym relacje rodzinne lub biznesowe. Analizy mogą również ujawnić okoliczności wskazujące na ryzyko korupcji lub tzw. kickbacków, czyli uzyskiwania korzyści osobistych w związku z wyborem określonego dostawcy, akceptacją zawyżonej ceny lub warunków niekorzystnych dla organizacji.
Jakie sygnały mogą wskazywać na nieprawidłowości w zakupach?
Nie każdy nietypowy element transakcji świadczy o nadużyciu, jednak określone wzorce mogą uzasadniać przeprowadzenie dodatkowej weryfikacji. W praktyce mogą to być m.in. dostawcy powiązani z pracownikami, podmioty bez rozpoznawalnej działalności operacyjnej, ceny istotnie odbiegające od warunków rynkowych lub ofert konkurencyjnych czy faktury dotyczące usług lub dostaw, których wykonanie nie znajduje potwierdzenia w dokumentacji.
Uwagę mogą zwracać również powtarzające się przypadki wyboru tych samych dostawców, nietypowe zachowania oferentów mogące wskazywać na zmowę, omijanie procedur zakupowych lub występowanie korzyści osobistych związanych z podejmowanymi decyzjami.
Weryfikacji warto poddać także etap realizacji i odbioru świadczenia, zwłaszcza gdy płatność następuje przed wykonaniem prac, dokumentacja odbioru prac jest niekompletna lub brakuje innych dowodów potwierdzających, że zakupiona usługa lub dostawa rzeczywiście została zrealizowana.
Nadużycia pracownicze: na jakie obszary warto zwrócić uwagę?
Nadużycia pracownicze nie zawsze wiążą się z pojedynczymi transakcjami o znacznej wartości. Często mają charakter powtarzalny i mogą być rozproszone pomiędzy różne kategorie kosztów oraz procesy. Weryfikacją można zatem objąć m.in. karty służbowe, delegacje i podróże, rozliczenia premii i nadgodzin, wykorzystanie majątku firmy czy potencjalną działalność konkurencyjną.
W przypadku kart służbowych uwagę mogą zwracać prywatne zakupy, wypłaty gotówki oraz transakcje realizowane w nietypowych miejscach (np. egzotycznych krajach, do których organizacja nie organizuje podróży służbowych) lub terminach (np. podczas świąt czy urlopów pracownika). W obszarze delegacji sygnałem ostrzegawczym mogą być zawyżone lub fikcyjne koszty, a także wielokrotne rozliczanie tych samych wydatków. Analiza może również ujawnić przypadki, w których towary lub usługi o charakterze prywatnym zostały rozliczone jako koszty organizacji.
OBSERWUJ NAS NA WHATSAPP
Czy premie i KPI także mogą być źródłem ryzyka?
Jeżeli wysokość wynagrodzenia zmiennego zależy od realizacji określonych celów, ryzyko może dotyczyć nie tylko samej kalkulacji premii, ale również danych stanowiących podstawę jej ustalenia. Przykładem może być zawyżanie wartości sprzedaży lub innych wskaźników KPI w sposób prowadzący do uzyskania wyższej premii. Odrębnym obszarem mogą być nieprawidłowości dotyczące ewidencji czasu pracy i rozliczania nadgodzin.
Dlatego analiza potencjalnych nadużyć nie musi ograniczać się do faktur i płatności. W zależności od charakteru zidentyfikowanych sygnałów może obejmować również dane dotyczące premii i KPI, ewidencję czasu pracy, logi systemowe czy informacje o uprawnieniach użytkowników.
Jak majątek firmy może być wykorzystywany niezgodnie z przeznaczeniem?
Kolejną kategorią potencjalnych nieprawidłowości jest korzystanie z zasobów należących do organizacji. Warto wymienić m.in. prywatne używanie samochodów i paliwa oraz wynoszenie towarów lub sprzętu.
W takich przypadkach istotnych informacji mogą dostarczać nie tylko dokumenty finansowe, ale również dane operacyjne. Przykładowo, analiza danych GPS i transakcji dokonywanych kartami paliwowymi może pomóc w identyfikacji nietypowych wzorców wymagających dalszej weryfikacji.
Odrębnym obszarem ryzyka jest działalność konkurencyjna prowadzona przez pracownika, w szczególności, gdy podmiot powiązany z pracownikiem nawiązuje relacje biznesowe z klientami lub dostawcami pracodawcy.
Jak w praktyce identyfikować potencjalne nieprawidłowości?
Ustalenie, czy sygnał ostrzegawczy rzeczywiście świadczy o nieprawidłowości, wymaga zestawienia informacji pochodzących z różnych źródeł. Podstawą może być analiza danych finansowych i transakcyjnych, połączona z weryfikacją kontrahentów i występujących między nimi powiązań oraz przeglądem dokumentacji i rozliczeń.
W zależności od badanego problemu analiza może zostać uzupełniona o informacje dotyczące premii i wskaźników KPI, dane GPS i karty paliwowe, ewidencję czasu pracy czy logi systemowe i uprawnienia użytkowników. Takie podejście pozwala skoncentrować działania na danych istotnych z punktu widzenia konkretnego sygnału ryzyka.
Dlaczego warto identyfikować nieprawidłowości odpowiednio wcześnie?
Istotą proaktywnego podejścia jest reakcja, zanim potencjalny problem osiągnie większą skalę. Wczesna identyfikacja nieprawidłowości może zostać połączona z próbą oszacowania szkody oraz wskazaniem słabości mechanizmów kontrolnych.
Ważny fragment
Nadużycia są ryzykiem, z którym może mierzyć się każda organizacja. Ich wczesna identyfikacja pozwala ograniczyć potencjalne straty, chronić interesy firmy i zmniejszyć ryzyko, że pojedyncze nieprawidłowości z czasem przekształcą się w znacznie poważniejszy problem.
Nadużycia pracownicze i zakupowe: liczy się proaktywność
Nie każde nadużycie można przewidzieć, ale wiele z nich pozostawia sygnały, które można odpowiednio wcześnie dostrzec. Proaktywne podejście pozwala zweryfikować te sygnały, zanim nieprawidłowości osiągną większą skalę i zaczną generować istotne konsekwencje dla organizacji. W praktyce im wcześniej potencjalny problem zostanie zidentyfikowany, tym większa jest możliwość ograniczenia jego skutków i ochrony interesów firmy.