Jak właściwie przygotować się na wyzwania związane z systemami administracji publicznej?
spis treści
- Wyzwania związane z KSeF – sprawny model pracy
- Wyzwania związane z e-Doręczeniami - bieżące monitorowanie skrzynki
- Wyzwania związane z e-Urzędem Skarbowym i PUE ZUS – coraz więcej spraw podatkowych online
- Jak uzyskać dostęp do portali administracji publicznej?
- Czy cudzoziemcy mogą uzyskać dostęp do polskich portali administracji publicznej?
- Co dalej? Perspektywa europejska
Wyzwania związane z KSeF – sprawny model pracy
W lutym 2026 roku, w pierwszych tygodniach funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla tzw. “dużych podatników, przygotowanie systemu zostało zweryfikowane w warunkach rzeczywistego obciążenia. I jak się okazało, nie w pełni zdało ten test. Otóż, obok typowych problemów wdrożeniowych pojawiły się również przejściowe utrudnienia w działaniu Aplikacji Podatnika KSeF oraz w kanałach logowania (login.gov.pl oraz profil zaufany), o których Ministerstwo Finansów informowało w komunikatach technicznych. Sygnały te potwierdzały także zewnętrzne narzędzia monitorujące dostępność systemu. Ma to szczególne znaczenie w kontekście zbliżającego się rozszerzenia obowiązku. Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF obejmie większość przedsiębiorców (z wyłączeniem najmniejszych podmiotów, które zostaną objęte obowiązkiem od stycznia 2027 roku). Oznacza to dalszy wzrost obciążenia systemu, do którego warto przygotować się z wyprzedzeniem.
Jednym z kluczowych kroków po stronie firm jest wyznaczenie tzw. super-administratora, odpowiedzialnego za nadawanie dostępów do systemu.
Ważny fragment
Wskazanie tej osoby następuje w formularzu ZAW-FA, podpisywanym przez osobę uprawnioną do reprezentacji zgodnie z danymi ujawnionymi w KRS lub CEIDG (w spółkach najczęściej będzie to członek zarządu).
Formularz można złożyć w formie papierowej, elektronicznej (kwalifikowany podpis) lub za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. Dopiero po jego skutecznym złożeniu możliwe jest nadawanie dalszych dostępów. Alternatywą jest użycie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej numer NIP przedsiębiorcy. W takim przypadku system identyfikuje bezpośrednio podmiot i umożliwia pierwsze uwierzytelnienie bez konieczności wcześniejszego składania formularza ZAW-FA. Dla wielu firm jest to rozwiązanie prostsze organizacyjnie, szczególnie tam, gdzie zarząd działa wieloosobowo lub znajduje się poza Polską.
Równolegle konieczne jest zaprojektowanie sprawnego modelu pracy – w tym rozważenie integracji systemów księgowych z KSeF, zapewnienie ciągłości dostępu, przygotowanie procedur na wypadek awarii oraz jasne określenie odpowiedzialności w organizacji. KSeF nie jest więc wyłącznie wdrożeniem technologicznym, lecz zmianą sposobu organizacji procesów finansowo-księgowych w firmie.
Wyzwania związane z e-Doręczeniami – bieżące monitorowanie skrzynki
KSeF nie jest jedynym systemem, który wymaga dziś aktywnego zarządzania. Coraz większego znaczenia nabierają także e-Doręczenia, czyli Krajowy System Doręczeń Elektronicznych. Stanowi on elektroniczny odpowiednik listu poleconego służący do komunikacji z administracją publiczną. Warto podkreślić, że, zgodnie z ustawowym harmonogramem, w 2025 i 2026 roku kolejne grupy podmiotów publicznych przeszły obowiązkowo na ten kanał komunikacji, a firmy wpisane do KRS objęte są obowiązkiem osiadania aktywnego adresu do e-Doręczeń od 2025 roku.
Co ważne, pismo wysłane przez e-Doręczenia wywołuje taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru. Obowiązuje tu tzw. fikcja doręczenia. Oznacza to, że dokument uznaje się za doręczony po 14 dniach od jego wpłynięcia na adres elektroniczny odbiorcy, nawet jeśli nie został odczytany. Generuje to więc konieczność stałego monitorowania skrzynki oraz jasnego przypisania odpowiedzialności za odbiór korespondencji.
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Wyzwania związane z e-Urzędem Skarbowym i PUE ZUS – coraz więcej spraw podatkowych online
Coraz więcej relacji z administracją podatkową odbywa się dziś przez e-Urząd Skarbowy (e-US). System umożliwia m.in.: składanie deklaracji, wniosków o nadpłatę, uzyskiwanie zaświadczeń, śledzenie rozliczeń podatkowych, opłacanie podatków i mandatów oraz odbieranie korespondencji z Krajowej Administracji Skarbowej.
Ponadto, e-Urząd pozwala również umawiać wizyty stacjonarnie w urzędzie. To właśnie przez e-US podatnik może dziś otrzymać również telePIN do kontaktu z infolinią KAS, który jest niezbędny do uzyskania indywidualnych informacji podatkowych drogą telefoniczną. Tym samym, coraz więcej czynności, które wcześniej wymagały wizyty w urzędzie, można załatwić online, bez wstawania od biurka i wizyt na poczcie lub w urzędzie.
Podobny kierunek w stronę zwiększonej cyfryzacji widać także w działaniach Zakładu Ubezpieczeń społecznych (ZUS). Platforma Usług Elektronicznych, czyli PUE ZUS umożliwia obsługę zgłoszeń ubezpieczeniowych, korespondencji oraz rozliczeń składkowych, a dla wielu firm staje się codziennym narzędziem pracy kadrowo-płacowej.
Jak uzyskać dostęp do portali administracji publicznej?
Warto zwrócić uwagę, że elektroniczne usługi administracji publicznej opierają się na uwierzytelnianiu tożsamości konkretnej osoby, upoważnionej do działania w imieniu firmy. Najczęściej wykorzystywane metody to podpis kwalifikowany, Profil Zaufany, bankowość elektroniczna, e-dowód lub aplikacja mObywatel.
Ważny fragment
Wyjątkiem pozostaje kwalifikowana pieczęć elektroniczna, która pozwala uwierzytelnić podmiot bez wskazywania konkretnej osoby fizycznej. Rozwiązanie to może być wygodne organizacyjnie, jednak wiąże się z dodatkowymi kosztami, koniecznością ścisłej kontroli dostępu oraz ryzykiem wynikającym ze współdzielenia certyfikatu.
Niezależnie od wybranej metody kluczowe jest zachowanie równowagi między sprawnością operacyjną a bezpieczeństwem. System nadawania uprawnień powinien zapewniać dostęp wyłącznie upoważnionym osobom, a jednocześnie uwzględniać zastępowalność, czyli tak, aby nieobecność jednego pracownika nie zakłócała bieżącej działalności firmy ani terminowej realizacji obowiązków podatkowych, prawnych i administracyjnych.
Czy cudzoziemcy mogą uzyskać dostęp do polskich portali administracji publicznej?
Dostęp do polskich portali administracyjnych nie jest blokowany terytorialnie, dlatego także osoby spoza Polski mogą z nich korzystać. Warunkiem jest posiadanie odpowiednich środków identyfikacji. Niesie to z sobą szczególne znaczenie dla firm działających w Polsce z udziałem kapitału zagranicznego. Obywatele innych państw UE mogą używać krajowych środków identyfikacji elektronicznej (eID), o ile ich system został zintegrowany z unijnym węzłem eIDAS. W praktyce jednak nie wszystkie polskie systemy obsługują dziś pełny zakres takiego logowania.
W przypadku KSeF możliwe jest dodatkowo uwierzytelnienie kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnym z eIDAS, także wtedy, gdy certyfikat nie zawiera numeru NIP lub PESEL. Warunkiem jest wcześniejsze zgłoszenie do KAS tzw. “odcisku palca certyfikatu”, czyli identyfikatora SHA-256 powiązanego z certyfikatem podpisu.
Wielu cudzoziemców często uzyskuje także numer PESEL oraz Profil Zaufany. Wymaga to jednak wcześniejszego przygotowania formalnego, a nawet po uzyskaniu dostępu praktycznym utrudnieniem pozostaje fakt, że nie wszystkie systemy administracji publicznej oferują pełne wersje językowe inne niż polska.
Co dalej? Perspektywa europejska
W kolejnych latach elektroniczne usługi publiczne będą stopniowo rozszerzane na poziomie europejskim. Rozporządzenie eIDAS 2.0 zobowiązuje państwa członkowskie do wdrożenie europejskiego portfela tożsamości cyfrowej (EU Digital Identity Wallet), który ma uprościć identyfikację w usługach publicznych i prywatnych w całej UE. Bankowość elektroniczna pokazuje, że takie rozwiązania są możliwe. Wymogi identyfikacji na potrzeby procedur KYC/AML pozwalają szybciej integrować systemy i upraszczać transgraniczne potwierdzanie tożsamości. W obszarze podatków, a szerzej także administracji publicznej, pełna integracja takich rozwiązań będzie jednak wdrażana etapami, ponieważ poza samym potwierdzeniem tożsamości konieczne jest także powiązanie numerów podatkowych, pełnomocnictw i uprawnień wynikających z rejestrów poszczególnych krajów. To wymaga czasu, dostosowania systemów, współpracy i koordynacji pomiędzy państwami, dlatego proces będzie postępował wolniej, choć jego kierunek jest już wyraźnie określony.
Kluczowe w cyfrowych obowiązkach nie jest już samo posiadanie dostępu do systemów, lecz jego realna funkcjonalność w codziennej pracy. Firmy powinny jasno określić odpowiedzialności, zapewnić zastępowalność oraz zadbać o sprawne procesy i integracje systemowe, które ograniczą ryzyko opóźnień.
Przewagę uzyskają organizacje traktujące cyfryzację jako stały element zarządzania, a nie jednorazowe wdrożenie. Dlatego warto przeprowadzić audyt obowiązków, zweryfikować gotowość systemów, uporządkować podział ról w firmie i na bieżąco monitorować ryzyka operacyjne.
Więcej o wyzwaniach związanych z cyfryzacją księgowości można przeczytać w serii artkułów: Nowe obowiązki cyfrowe w firmie: KSeF, JPK CIT i nowe wyzwania dla firm:
- Nowe obowiązki cyfrowe w firmie: Krajowy System e-Faktur (KSeF)
- Nowe obowiązki cyfrowe w firmie: JPK CIT
- Nowe obowiązki cyfrowe w firmie: największe wyzwania związane z cyfrową księgowością
Wyzwania cyfrowej księgowości – ważne informacje
Jakie główne wyzwanie niesie cyfryzacja księgowości?
Wymaga korzystania z wielu systemów administracji publicznej jednocześnie, co rodzi wyzwania technologiczne, organizacyjne i związane z bezpieczeństwem oraz zarządzaniem dostępami.
Jak uzyskać dostęp do portali administracji publicznej?
Za pomocą podpisu kwalifikowanego, Profilu Zaufanego, bankowości elektronicznej, e‑dowodu lub mObywatela. Wyjątkiem jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna, która uwierzytelnia firmę w KSeF bez wskazania osoby.
Czy cudzoziemcy mogą korzystać z polskich systemów administracji?
Tak, jeśli posiadają odpowiednie środki identyfikacji, np. eID zgodne z eIDAS, kwalifikowany podpis lub uzyskany PESEL i Profil Zaufany. Jednak nie wszystkie systemy oferują wersje językowe inne niż polska.