Ułatwia on obieg dokumentów i ogranicza formalności, a jednocześnie zwiększa zakres danych dostępnych administracji publicznej. Dla przedsiębiorców oznacza to zarówno nowe możliwości, jak i pytania o skalę obowiązków, przepływ informacji oraz rosnącą transparentność procesów biznesowych.
spis treści
- Cyfryzacja procesów kadrowych - nowe możliwości
- Jakie możliwości oferuje państwowy System eUmów?
- Większa dostępność podpisów elektronicznych dzięki aplikacji mObywatel
- Ekosystem cyfrowy: eUmowy + podpis kwalifikowany + KSeF
- Jakie korzyści dla przedsiębiorców niesie rosnąca cyfryzacja?
- Jakie wyzwania czekają przedsiębiorców w związku z rosnącą cyfryzacją w Polsce?
Cyfryzacja procesów kadrowych – nowe możliwości
Jeszcze kilka lat temu cyfryzacja kadr kojarzyła się przede wszystkim z elektronizacją akt osobowych. Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej została wprowadzona do polskiego porządku prawnego na mocy Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r. i była jednym z większych kroków w kierunku unowocześnienia procesów HR. E-teczki pozwoliły nie tylko ograniczyć papierowy obieg dokumentów, ale także usprawnić dostęp do danych pracowniczych, zwiększyć bezpieczeństwo informacji.
Praktyka pokazuje jednak, że tempo zmian jest wolniejsze, niż można byłoby oczekiwać. Jak wynika z cyklicznego raportu Grant Thornton „Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Opinie przedsiębiorców na temat wdrożenia e-teczek”, jedynie 10,5% przedsiębiorców prowadzi akta osobowe w formie elektronicznej, a tylko 27,6% planuje wdrożyć e-teczki w ciągu najbliższych 12 miesięcy. To o blisko 10 punktów procentowych mniej niż rok wcześniej. Wskazuje to na rosnącą ostrożność firm, dla których największymi wyzwaniami pozostają: dostosowanie procesów wewnętrznych, zapewnienie zgodności z przepisami oraz realizacja innych projektów regulacyjnych i technologicznych. Warto przy tym pamiętać, że wdrożenie e-teczek to znacznie więcej niż zamiana papierowego dokumentu na jego elektroniczny odpowiednik. To proces wymagający odpowiedniego przygotowania organizacyjnego, zapewnienia bezpieczeństwa danych oraz integracji z funkcjonującymi już systemami kadrowo-płacowymi.
Co istotne, firmy nie muszą rozpoczynać transformacji od najbardziej złożonych projektów. Pierwszym krokiem może być cyfryzacja prostszych obszarów, takich jak:
- elektroniczny obieg wniosków urlopowych,
- udostępnianie pasków płacowych online,
- obieg dokumentacji związanej z podróżami służbowymi.
Coraz większą rolę odgrywają również rozwiązania udostępniane przez administrację publiczną, które mogą ograniczać koszty wejścia i ułatwiać przedsiębiorcom stopniowe budowanie cyfrowego środowiska pracy. W 2026 roku pojawiło się kilka nowości, takich jak: System eUmów czy podpisy elektroniczne w aplikacji mObywatel.
Warto zauważyć, że cyfryzacja relacji przedsiębiorców z administracją publiczną postępuje już od kilku lat. Obecnie informacje PIT-11 oraz deklaracje PIT-4R są przekazywane do urzędów wyłącznie drogą elektroniczną. Przedsiębiorcy mogą również korzystać z usług e-Urzędu Skarbowego, który umożliwia załatwienie wielu spraw podatkowych bez konieczności wizyty w urzędzie. Rozwiązania te pokazują, że cyfrowy obieg dokumentów staje się standardem nie tylko w obszarze HR, ale także w relacjach z administracją podatkową.
Ważny fragment
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Jakie możliwości oferuje państwowy System eUmów?
Z początkiem 2026 roku, uruchomiono rządowy System eUmów umożliwiający zawieranie, zmianę i rozwiązywanie umów w formie elektronicznej. Narzędzie pozwala obsługiwać m.in. umowy o pracę, zlecenia czy umowy o świadczenie usług. Ponadto, użytkownicy mają do dyspozycji gotowe wzory dokumentów oraz dokumenty powiązane, takie jak aneksy czy świadectwa pracy. W ramach systemu dokumenty można podpisywać podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym.
Co więcej, rządowe rozwiązanie posiada znacznie więcej funkcjonalności niż samo zarządzanie umowami. Pozwala m.in. na:
- prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracownicze, przy czym możliwość ta dotyczy przede wszystkim nowo zatrudnianych pracowników. Decydując się na zawarcie umowy za pośrednictwem Systemu eUmów, pracodawca może równocześnie prowadzić dokumentację pracowniczą w tym środowisku cyfrowym, co pozwala na zachowanie ciągłości procesu od zatrudnienia aż po zakończenie współpracy.
- integrację z procesami zgłoszeniowymi do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i Krajowej Administracji Skarbowej (KAS),
- obsługę pełnego cyklu życia dokumentu, od jego utworzenia po zakończenie stosunku prawnego.
Warto podkreślić, że rozwiązanie to może mieć szczególne znaczenie dla mikroprzedsiębiorców oraz małych firm, które często nie dysponują rozbudowanym zapleczem kadrowym ani specjalistycznymi systemami HR. W praktyce System eUmów może pełnić rolę bezpłatnego narzędzia wspierającego podstawowe procesy kadrowe. Dla mniejszych organizacji oznacza to możliwość większej standaryzacji i centralizacji dokumentacji związanej z zatrudnieniem, a także ograniczenie potrzeby korzystania z wielu odrębnych narzędzi. W efekcie obsługa administracyjna może stać się prostsza, bardziej uporządkowana i mniej czasochłonna, co pozwala przedsiębiorcom skupić się na prowadzeniu działalności operacyjnej. Należy jednak pamiętać, że możliwość korzystania z Systemu eUmów nie jest obecnie dostępna dla wszystkich przedsiębiorców. Narzędzie zostało przygotowane przede wszystkim z myślą o mikroprzedsiębiorcach, podmiotach zatrudniających do 9 pracowników, rolnikach oraz osobach zatrudniających opiekunów dzieci. Oznacza to, że jego zastosowanie w przypadku większych organizacji jest obecnie ograniczone, a firmy te nadal będą korzystać głównie z własnych systemów kadrowych i obiegu dokumentów.
Większa dostępność podpisów elektronicznych dzięki aplikacji mObywatel
Kluczowym elementem skutecznego obiegu dokumentów cyfrowych jest podpis elektroniczny. To właśnie dostęp do niego stanowił dotychczas jedną z głównych barier w upowszechnieniu cyfryzacji. Rozwiązania komercyjne wiązały się z dodatkowymi kosztami, często sięgającymi kilkuset, a nawet kilku tysięcy złotych, co istotnie ograniczało ich powszechne wykorzystanie.
Przełomem w tym aspekcie może okazać się wprowadzenie bezpłatnego podpisu kwalifikowanego w aplikacji mObywatel. Tak jak jego komercyjne odpowiedniki, posiada on moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu i jest honorowany w całej Unii Europejskiej. Dzięki temu możliwe jest podpisywanie dokumentów całkowicie zdalnie, co skraca czas realizacji formalności i eliminuje część barier związanych z obiegiem dokumentów. Należy jednak zwrócić uwagę na ograniczenia tego rozwiązania. Bezpłatny podpis kwalifikowany udostępniany w aplikacji mObywatel został stworzony przede wszystkim do zastosowań prywatnych. Nie może on być wykorzystywany przez pracodawcę do realizacji obowiązków kadrowych w imieniu organizacji. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy nadal będą potrzebowali odpowiednich rozwiązań umożliwiających podpisywanie dokumentów w ramach działalności gospodarczej i procesów HR.
Ekosystem cyfrowy: eUmowy + podpis kwalifikowany + KSeF
Zarówno uruchomienie Systemu eUmów, jak i wprowadzenie podpisów kwalifikowanych w ramach aplikacji mObywatel wpisuje się w szerszą strategię cyfryzacji administracji publicznej i obrotu gospodarczego. Jej istotnym elementem jest także Krajowy System e-Faktur (KSeF), który centralizuje proces wystawiania i obiegu faktur.
W rezultacie kształtuje się spójny model, w którym zawarcie umowy (eUmowy), jej autoryzacja (podpis kwalifikowany) oraz rozliczenie (KSeF) mogą być realizowane w jednym, zintegrowanym środowisku cyfrowym. Oznacza to istotną zmianę jakościową. Otóż, cykl życia relacji gospodarczej przestaje być rozproszony pomiędzy różnymi narzędziami i procesami, a zaczyna funkcjonować w ramach uporządkowanego ekosystemu danych.
Jakie korzyści dla przedsiębiorców niesie rosnąca cyfryzacja?
Na cyfryzację warto spojrzeć szerzej niż jedynie przez pryzmat intensywnego okresu przygotowań i wdrożeń. Otóż, długoterminowo cyfryzacja przynosi przedsiębiorcom wymierne korzyści. Przede wszystkim upraszcza procesy poprzez ograniczenie konieczności drukowania dokumentów i ich fizycznego obiegu. Istotne znaczenie ma również większa dostępność narzędzi cyfrowych wspieranych przez administrację publiczną. Choć wiele z nich jest udostępnianych bezpłatnie, przedsiębiorcy muszą uwzględnić koszty związane z ich wdrożeniem oraz integracją z już funkcjonującymi rozwiązaniami biznesowymi. Mimo to rozwiązania te mogą ułatwiać cyfrowy obieg dokumentów i ograniczać bariery wejścia, zwłaszcza dla mniejszych podmiotów.
Cyfryzacja przekłada się także na większą efektywność operacyjną. Obecnie zawarcie i podpisanie umowy może odbyć się w ciągu kilku minut, niezależnie od miejsca przebywania stron. Dodatkową korzyścią jest większa spójność i dostępność danych dzięki standaryzacji dokumentów oraz integracji systemów wykorzystywanych przez administrację i przedsiębiorców.
Jakie wyzwania czekają przedsiębiorców w związku z rosnącą cyfryzacją w Polsce?
Wprowadzane zmiany w obszarze cyfryzacji wiążą się z szeregiem nowych obowiązków, które firmy muszą wdrażać równolegle i często w bardzo krótkim czasie. Dla wielu organizacji oznacza to konieczność dostosowania procesów, systemów oraz sposobu zarządzania dokumentacją i danymi. Do największych wyzwań należą dziś:
- rosnąca zależność od infrastruktury publicznej,
- konieczność dostosowania procesów HR do standardów systemowych,
- ograniczenie elastyczności zarządzania dokumentami procedur wewnętrznych.
Warto także podkreślić, że cyfryzacja znacząco wpływa na zmianę ról w organizacji. Działy odpowiedzialne za kwestie kadrowe i administracyjne coraz częściej przestają pełnić wyłącznie funkcje związane z zarządzaniem dokumentami, a stają się obszarem zarządzania danymi, dostępami oraz prawidłowym obiegiem informacji w systemach cyfrowych. Oznacza to konieczność rozwijania nowych kompetencji i to nie tylko technologicznych, ale również związanych z bezpieczeństwem danych, zgodnością procesów i zarządzaniem ryzykiem.
Podsumowanie
Polska konsekwentnie buduje cyfrowy model państwa, w którym kluczowe procesy związane z obiegiem dokumentów stopniowo przenoszone są do systemów publicznych. W 2026 roku szczególne znaczenie mają nowe rozwiązania, takie jak System eUmów, podpis kwalifikowany dostępny w aplikacji mObywatel czy KSeF. Równolegle istotnej ewolucji podlega otoczenie regulacyjne. Przykładowo nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy rozszerza możliwości wymiany danych pomiędzy instytucjami publicznymi, wzmacniając integrację systemu nadzoru nad rynkiem pracy.
Wszystkie te zmiany prowadzą do budowy coraz silniej zintegrowanego ekosystemu danych obejmującego relacje zatrudnieniowe i gospodarcze. Z jednej strony zwiększa to przejrzystość, spójność systemu oraz ogranicza ryzyko nadużyć, w tym tzw. „szarą strefę”. Z drugiej, wiąże się z rosnącą skalą nadzoru nad rynkiem pracy i większą widocznością procesów biznesowych w systemach instytucji publicznych.
Pozostaje więc pytanie: w jakim stopniu ten kierunek realnie upraszcza i usprawnia prowadzenie działalności gospodarczej, a w jakim zwiększa poziom monitorowania oraz kontrolę działań przedsiębiorców? Ostateczna ocena tego bilansu będzie możliwa dopiero po kilku latach funkcjonowania nowych systemów, gdy ich wpływ na codzienną działalność firm stanie się w pełni widoczny.
Czytaj więcej:
- Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Opinie przedsiębiorców na temat wdrożenia e-teczek [RAPORT, EDYCJA II]
- Elektronizacja dokumentacji pracowniczej w opinii przedsiębiorców [RAPORT]
- Więcej niż e-teczki, czyli cyfryzacja dokumentacji pracowniczej
- Elektronizacja komunikacji między pracodawcą a pracownikiem na nowych zasadach