Na czym polega urlop na żądanie?
Urlop na żądanie to szczególna forma wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Wbrew często spotykanemu przekonaniu nie stanowi on dodatkowych czterech dni wolnego.
Ważny fragment
W rzeczywistości jest częścią przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, z której może on skorzystać w uproszczonym trybie, bez wcześniejszego planowania terminu z pracodawcą.
Istotą tego rozwiązania jest bowiem możliwość szybkiego zgłoszenia nieobecności w nagłych i nieprzewidzianych sytuacjach. O chęci skorzystania z tej formy urlopu pracownik powinien poinformować pracodawcę najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Pracownik może wykorzystać w ten sposób maksymalnie cztery dni w roku kalendarzowym, pod warunkiem, że posiada jeszcze niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Czy samo zgłoszenie urlopu na żądanie wystarczy?
Z orzecznictwa Sądu Najwyższego (SN) wynika, że samo zgłoszenie urlopu na żądanie nie jest równoznaczne z jego udzieleniem przez pracodawcę. Stanowisko to zostało potwierdzone również w postanowieniu SN z 22 maja 2024 r. (II PSK 106/23), w którym wskazano, że samo złożenie wniosku nie jest wystarczające do wykorzystania urlopu, ponieważ pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca go nie udzieli.
Ważny fragment
Rozpoczęcie nieobecności bez uzyskania decyzji pracodawcy może zostać uznane za naruszenie obowiązków pracowniczych. Ocena skutków nieobecności powinna jednak uwzględniać wszystkie okoliczności sprawy, w tym: sposób zgłoszenia żądania, reakcję pracodawcy, obowiązujące procedury oraz utrwaloną praktykę zakładową.
Czy pracodawca musi wyrazić zgodę na urlop na żądanie?
Przez lata utrwaliło się przekonanie, że zgłoszenie chęci skorzystania z urlopu na żądanie automatycznie obliguje pracodawcę do jego zaakceptowania. Dosłowne brzmienie art. 167² Kodeksu pracy wskazuje bowiem, że pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu na żądanie w terminie przez niego wskazanym. Mogłoby się więc wydawać, że decyzja pracownika automatycznie przesądza o możliwości skorzystania z urlopu. Jednak ukształtowana w orzecznictwie Sądu Najwyższego wykładnia tego przepisu wskazuje, że sytuacja nie jest tak jednoznaczna. Zgodnie z wyrokiem SN z 22 listopada 2018 r. (II PK 199/17) przestrzeń decyzyjna pracodawcy w tym zakresie jest niewielka, jednak może on odmówić udzielenia urlopu w wyjątkowych przypadkach. Jednocześnie to pracodawca podejmuje decyzję o udzieleniu urlopu.
Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie?
Choć urlop na żądanie ma zapewniać pracownikowi większą elastyczność w nagłych sytuacjach życiowych, nie oznacza to całkowitego pozbawienia pracodawcy możliwości ochrony interesów zakładu pracy. W wyjątkowych okolicznościach odmowa udzielenia urlopu może być uzasadniona.
Ważny fragment
W wyroku SN z 26 stycznia 2005 r. (II PK 197/04) wskazano, że pracodawca może sprzeciwić się wykorzystaniu urlopu na żądanie, jeżeli wystąpią nieprzewidziane okoliczności wymagające obecności pracownika w zakładzie pracy.
W uzasadnieniu wskazano, że skoro pracodawca może odwołać pracownika z już rozpoczętego urlopu z powodu nieprzewidzianych zdarzeń, które mogłyby spowodować poważne zakłócenia w funkcjonowaniu zakładu pracy, to może również sprzeciwić się rozpoczęciu urlopu na żądanie w analogicznych okolicznościach. W zależności od okoliczności konkretnej sprawy odmowę mogłyby uzasadniać np.:
- awaria lub sytuacja kryzysowa wymagająca obecności konkretnego pracownika,
- wystąpienie nagłych i nieprzewidzianych braków kadrowych, a obecność konkretnego pracownika byłaby konieczna do zapewnienia normalnego funkcjonowania zakładu pracy,
- nieobecność pracownika mogłaby sparaliżować realizację kluczowych procesów biznesowych,
- zagrożone jest bezpieczeństwo pracowników, klientów lub mienia,
- wystąpiło inne nieprzewidziane zdarzenie, którego skutkom nie można zapobiec bez obecności konkretnego pracownika.
Należy jednak pamiętać, że każda z tych sytuacji wymaga indywidualnej oceny. Sama niedogodność organizacyjna, zwiększone obciążenie pracą lub konieczność zorganizowania zastępstwa nie przesądzają jeszcze o dopuszczalności odmowy. Z przywołanego orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że przyczyna odmowy musi mieć charakter szczególny i rzeczywiście uzasadniać konieczność obecności pracownika w pracy. Podobne stanowisko zostało przedstawione w wyroku z 28 października 2009 r. (II PK 123/09). Sąd Najwyższy potwierdził w tym wyroku, że obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie ma charakteru bezwzględnego. Odmowa może być uzasadniona szczególnymi okolicznościami, gdy wyjątkowy interes pracodawcy wymaga obecności pracownika w pracy. Niezależnie od tego, Sąd wskazał, że udzielenie urlopu wypoczynkowego, także na żądanie, osobie niezdolnej do pracy z powodu choroby jest niezgodne z prawem.
W kontekście odmowy udzielenia urlopu na żądanie istotne jest również wyważenie interesów obu stron stosunku pracy. Zwraca na nie uwagę SN w wyroku z dnia 16 września 2008 r. (II PK 26/08). Zdaniem Sądu obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie ma charakteru absolutnego, ponieważ w określonych sytuacjach ochronie podlega także wyjątkowy interes pracodawcy. Jeżeli żądanie urlopu zostałoby zgłoszone w szczególnych okolicznościach, w których zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymaga obecności pracownika, pracodawca może odmówić jego uwzględnienia. Muszą jednak istnieć konkretne i obiektywne przesłanki przemawiające za taką decyzją. Oznacza to, że odmowa nie może być stosowana jako standardowe narzędzie zarządzania absencjami ani wynikać wyłącznie z preferencji pracodawcy.
Choć orzecznictwo dopuszcza możliwość odmowy urlopu na żądanie, pracodawca powinien korzystać z tego uprawnienia z dużą ostrożnością. Każda decyzja o odmowie powinna opierać się na rzeczywistych i konkretnych okolicznościach. Ze względów dowodowych pracodawca powinien również zadbać o udokumentowanie przyczyny odmowy, aby w razie sporu móc wykazać, że jego decyzja była podyktowana wyjątkową sytuacją i realną potrzebą obecności pracownika.
Podsumowując, udzielenie urlopu na żądanie należy traktować jako zasadę, a odmowę jako wyjątek, który powinien opierać się na konkretnych, obiektywnych i odpowiednio udokumentowanych okolicznościach. Takie podejście ułatwia uzasadnienie decyzji w razie ewentualnego sporu z pracownikiem.
Czytaj więcej: 14 dni nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Prawo czy obowiązek?