Dla firm oznacza to dodatkowy czas na dopracowanie procesów i rozwiązań informatycznych. Nie jest to jednak odroczenie obowiązku korzystania z KSeF, który pozostaje jednym z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych w obszarze podatków.
Ministerstwo Finansów daje przedsiębiorcom więcej czasu
Zgodnie z zapowiedzią Resortu finansów okres bez sankcji za błędy związane ze stosowaniem KSeF zostanie wydłużony do końca 2027 r. Jak podkreśla Ministerstwo Finansów , decyzja została podjęta w odpowiedzi na sygnały płynące z rynku, dotyczące skali zmian organizacyjnych i technologicznych niezbędnych do pełnego wdrożenia systemu.
Szczególne znaczenie ma to dla najmniejszych przedsiębiorców, którzy od 1 stycznia 2027 r. będą zobowiązani do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF. W praktyce dodatkowy rok bez kar ma umożliwić bezpieczne przejście do nowego modelu fakturowania oraz ograniczyć ryzyko sankcji wynikających z błędów popełnianych na początku korzystania z systemu.
Jednocześnie korzyści z wydłużenia okresu ochronnego odczują również większe organizacje, które już dziś korzystają z KSeF. Dodatkowy czas pozwoli im na dalszą optymalizację procesów i eliminację nieprawidłowości ujawniających się w trakcie codziennego funkcjonowania systemu.
Odroczenie kar nie oznacza odroczenia obowiązku
Najważniejsze z perspektywy zarządów i dyrektorów finansowych jest rozróżnienie dwóch kwestii: obowiązku korzystania z KSeF oraz konsekwencji za nieprawidłowe stosowanie systemu.
Ważny fragment
Zapowiedź Ministerstwa Finansów dotyczy okresu niestosowania kar za błędy związane z KSeF. Nie oznacza natomiast, że przedsiębiorcy będą mogli dobrowolnie zdecydować, czy korzystać z systemu. Obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF będzie funkcjonował zgodnie z przyjętym harmonogramem.
Krajowa Administracja Skarbowa zapowiada jednocześnie dalsze monitorowanie sposobu realizacji obowiązków związanych z e-fakturowaniem. Oznacza to, że organizacje nie powinny traktować wydłużenia okresu bez kar jako zachęty do odkładania projektów wdrożeniowych. Wręcz przeciwnie, dodatkowy czas warto wykorzystać na usunięcie problemów, które mogłyby stać się źródłem ryzyka po zakończeniu okresu ochronnego.
W praktyce oznacza to przejście od etapu „uruchomienia systemu” do etapu „stabilizacji procesów”. To właśnie jakość procesów, a nie samo wdrożenie technologii, będzie decydowała o bezpieczeństwie podatkowym przedsiębiorstwa
Co oznacza ta zmiana dla zarządów i CFO?
Choć KSeF często postrzegany jest jako projekt podatkowy lub informatyczny, w rzeczywistości jego skutki obejmują wiele obszarów działalności przedsiębiorstwa. System wpływa na procesy sprzedażowe, księgowe, zakupowe, obieg dokumentów oraz współpracę z kontrahentami.
Z tego względu odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie KSeF nie powinna spoczywać wyłącznie na działach księgowych czy IT. Kluczową rolę odgrywają również osoby zarządzające finansami oraz zarządy, które powinny mieć pełną wiedzę o poziomie gotowości organizacji i związanych z nim ryzykach.
W wielu przedsiębiorstwach pierwsze miesiące funkcjonowania KSeF pokazały, że największe wyzwania nie dotyczą samej komunikacji z systemem, lecz jakości danych, obsługi wyjątków oraz odpowiedzialności za poszczególne elementy procesu. To właśnie te obszary warto poddać ponownej analizie w okresie odroczenia kar.
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Jak wykorzystać dodatkowy rok?
Dla wielu organizacji wydłużenie okresu bez sankcji może być okazją do przeprowadzenia swoistego „przeglądu gotowości KSeF”.
W szczególności warto zweryfikować:
- poprawność integracji pomiędzy KSeF a systemami finansowo-księgowymi,
- procedury obsługi błędów i awarii,
- sposób obsługi korekt oraz niestandardowych przypadków,
- jakość danych wykorzystywanych do wystawiania faktur,
- zakres odpowiedzialności poszczególnych działów,
- poziom przygotowania pracowników do pracy w nowym środowisku.
Dla zarządów kluczowe znaczenie powinno mieć również monitorowanie ryzyk związanych z funkcjonowaniem systemu. Sam fakt wdrożenia KSeF nie oznacza bowiem, że proces działa poprawnie we wszystkich scenariuszach biznesowych.
Z perspektywy dyrektora finansowego dodatkowy rok warto wykorzystać na budowanie mierników pozwalających ocenić jakość procesów, liczbę błędów oraz czas potrzebny na ich usuwanie. Dzięki temu organizacja będzie mogła wcześniej identyfikować obszary wymagające usprawnień.
To jeszcze nie koniec zmian
Warto pamiętać, że wydłużenie okresu odroczenia kar wymaga odpowiednich zmian legislacyjnych. Ministerstwo Finansów rozpoczęło już prace nad nowelizacją przepisów, która ma formalnie wprowadzić zapowiedziane rozwiązania. Przedsiębiorcy powinni zatem śledzić dalsze prace legislacyjne, jednak z perspektywy zarządczej bezpiecznym podejściem pozostaje kontynuowanie przygotowań zgodnie z obowiązującym harmonogramem. Warto traktować wydłużenie okresu ochronnego jako dodatkowy czas na doskonalenie procesów, a nie jako zmianę kierunku reformy.
Przedłużenie odroczenia kar za błędy w KSeF do końca 2027 r. jest dobrą wiadomością dla przedsiębiorców, ponieważ daje więcej czasu na dostosowanie organizacji do nowych wymogów. Jednocześnie nie zmienia podstawowego faktu: korzystanie z KSeF pozostaje obowiązkowe, a organizacje powinny konsekwentnie rozwijać i doskonalić związane z nim procesy.
Dla zarządów i dyrektorów finansowych najbliższe miesiące powinny być okresem weryfikacji rzeczywistej gotowości organizacji. Firmy, które wykorzystają ten czas na uporządkowanie procesów, poprawę jakości danych i ograniczenie ryzyk operacyjnych, będą znacznie lepiej przygotowane na moment, w którym zakończy się okres ochronny i zacznie obowiązywać pełny reżim sankcyjny.
KSeF – odroczenie kar a obowiązki przedsiębiorców
Czy odroczenie kar KSeF do 2027 r. oznacza, że korzystanie z KSeF nie będzie obowiązkowe?
Jakie korzyści dla firm przynosi odroczenie kar KSeF?
Na co powinien zwrócić uwagę dyrektor finansowy w okresie odroczenia kar?
Jak przygotować firmę do zakończenia okresu ochronnego w KSeF?
Czytaj więcej:
- Wystawianie faktur offline na wypadek awarii lub braku dostępu do KSeF
- Faktury ustrukturyzowane w KSeF. Co warto wiedzieć?
- KSeF: Korzyści i wyzwania związane z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur
- KSeF a potwierdzanie transakcji. Co przedsiębiorca powinien wiedzieć na ten temat?
- KSeF w 3 krokach – od czego zacząć?
- Kto jest gotowy na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)? [RAPORT]
- Błędy w KSeF a prawo do odliczenia VAT