Nowe przepisy mogą wejść w życie już od stycznia 2027 roku. Co to oznacza w praktyce i jak powinni przygotować się pracodawcy?
Wysyłka PIT-11 obecnie (w 2026 r.)
Początek roku to dla pracodawców, a w praktyce przede wszystkim dla działów kadrowo-płacowych, okres intensywnych prac związanych z rozliczeniem podatku dochodowego (PIT). Na pracodawcach ciąży obowiązek przygotowania imiennych informacji o przychodach oraz o dochodach i pobranych zaliczkach dla osób, wobec których pełnią funkcję płatnika. Dotyczy to więc m.in.: pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak również osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak: umowa zlecenia czy umowa o dzieło. Najczęściej taką informacją jest PIT-11.
Proces przekazywania informacji podatkowych przebiega dwuetapowo. Do końca stycznia informacje przekazywane są do właściwego urzędu skarbowego, natomiast do końca lutego trafiają do pracowników oraz innych osób współpracujących z firmą. Jeśli dokument jest wysyłany pocztą tradycyjną, w praktyce liczy się data nadania. Trzeba także pamiętać, że w niektórych latach termin może przesunąć się na najbliższy dzień roboczy, jeśli ostatni dzień wypada w weekend.
Należy przy tym zwrócić uwagę, że choć opisywany model funkcjonuje od lat, to jednak coraz częściej okazuje się niedostosowany do obecnych realiów. Podatnicy widzą informację podatkową w systemie Twój e-PIT od połowy lutego. Tym samym, mogą składać swoje zeznania już od tego momentu za pośrednictwem systemu Twój e-PIT, nawet jeśli nie otrzymali jeszcze informacji PIT od pracodawcy ani w formie papierowej, ani elektronicznej. W wielu przypadkach przekazanie PIT pracownikowi ma więc dziś głównie charakter formalny. Kluczowy cel, jakim jest prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego, w dużej mierze realizowany jest bowiem za pośrednictwem systemów administracji skarbowej, poprzez Twój e-PIT.
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Zapowiadane zmiany w zasadach wysyłki PIT-11 od 2027 roku?
Dotychczasowe zasady przekazywania informacji PIT przez pracodawców-płatników mogą wkrótce ulec zmianie. Wynika to z projektu deregulacyjnego ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (UDER105).
Ważny fragment
Zakłada on zniesienie obowiązku przekazywania m.in. informacji PIT-11 wszystkim podatnikom, a więc zarówno obecnym, jak i byłym pracownikom. Informacje podatkowe mają być odtąd udostępniane tylko za pośrednictwem rządowego systemu Twój e-PIT.
Warto też dodać, że w założeniach projektu wskazano, że zmiana ma dotyczyć także PIT-8C oraz informacji IFT-1R/IFT-2R. Oczywiście, w razie potrzeby, podatnik będzie mógł również uzyskać imienną informację bezpośrednio od płatnika. Jednak będzie to możliwe wyłącznie na wniosek, który nie będzie wymagał uzasadnienia. Celem powyższych zmian jest więc ograniczenie biurokracji oraz zmniejszenie obciążeń po stronie firm, które dziś często wysyłają tysiące dokumentów, zarówno elektronicznie, jak i papierowo.
Ważny fragment
Rozpoczęcie prac rządowych nad projektem zapowiadane jest na drugi kwartał 2026 roku. Z kolei wejście w życie nowych przepisów rozważane jest już od początku 2027 roku. Warto podkreślić, że zmiany mogłyby objąć dochody osiągnięte już w 2026 roku.
Jakie konsekwencje dla pracodawców niosą zapowiadane zmiany wysyłki PIT-11?
Jeżeli przepisy deregulacyjne wejdą w życie, to działy kadrowe nie będą musiały martwić się o doręczenie każdego PIT-11. Co to oznacza w praktyce? Z pewnością zmianę organizacji pracy, ale niekoniecznie jej zmniejszenie. Firmy będą musiały wdrożyć procedury przyjmowania wniosków, ich obsługi oraz archiwizacji, tak aby w przyszłości uniknąć zarzutów, że mimo zgłoszenia pracownik nie otrzymał dokumentu.
Dodatkowo praktyka pokazuje, że nawet przy terminowej wysyłce PIT-ów (do końca lutego), w okresie rozliczeń, zwłaszcza w kwietniu, pracownicy często zgłaszają się po ich ponowne przekazanie. Można więc zakładać, że zapotrzebowanie na dostęp do tych dokumentów nie zniknie, a jedynie zmieni swoją formę.
Istotnym aspektem zmian jest również ograniczenie ryzyk związanych z ochroną danych osobowych. Rezygnacja z masowej wysyłki dokumentów zmniejsza prawdopodobieństwo zagubienia PIT-u, jego przechwycenia przez osobę nieuprawnioną czy błędnego doręczenia, co w praktyce oznacza mniejsze ryzyko naruszeń RODO.
Zmiana zasad wysyłki PIT w przyszłości może przynieść firmom realne korzyści w postaci oszczędności czasu i sprawniejszego dopełniania obowiązku rozliczeń podatku dochodowego. To będzie jednak możliwe tylko pod warunkiem odpowiedniego przygotowania procesów. Kluczowe znaczenie będzie miała sprawna komunikacja wewnętrzna oraz jasne określenie zasad obsługi wniosków pracowników. W przypadku organizacji korzystających z outsourcingu kadr i płac szczególnie istotne będzie także precyzyjne ustalenie, kto odpowiada za realizację tych obowiązków.
Czytaj więcej: Rozliczenie PIT. Wszystko, co musisz wiedzieć