Jesienią ubiegłego roku, wszystkie spółki prawa handlowego wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 13 października 2019 r. (za wyjątkiem spółek publicznych oraz partnerskich) zostały zobowiązane do ujawnienia danych beneficjenta rzeczywistego w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. Ostateczny termin miał upłynąć 13 lipca 2020 r., jednakże z uwagi na ogromne problemy techniczne wynikające z przeciążenia systemu rządowego został przesunięty najpierw o jeden dzień, a ostatecznie do dnia 17 lipca 2020 r.
Termin zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego przesunięty – aktualizacja
13 lipca 2020 r. okazał się być nerwowym dniem dla przedsiębiorców, którzy realizację obowiązku ujawnienia danych beneficjenta rzeczywistego w CRBR pozostawili na ostatnią chwilę. Od samego rana system działał bardzo powoli, często pojawiały się błędy w komunikacji z serwerem i w konsekwencji zobowiązane spółki nie miały technicznej możliwości realizacji obowiązku w terminie. Późnym popołudniem dostęp do strony rządowej został zablokowany, a na oficjalnej stronie internetowej Ministerstwa Finansów pojawił się komunikat informujący, że do biegu terminu do dokonania zgłoszenia zgodnie z przepisami Ustawy AML nie wlicza się dnia 13 lipca 2020 r. Tym samym termin na ujawnienie danych beneficjenta rzeczywistego został przesunięty najpierw o jeden dzień, a ostatecznie do dnia 17 lipca 2020 r.
Podsumowanie
- Do identyfikacji i ujawnienia danych beneficjenta zobowiązani są reprezentanci spółek, tj. członkowie zarządu albo wspólnicy prowadzący sprawy spółki.
- Ostateczny termin pierwszego zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego dla spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS przed 13 października 2019 r. upłynął 17 lipca 2020 r.
- Spółki wpisane do KRS od 13 października 2019 r. zobowiązane są dokonać zgłoszenia zaledwie w ciągu 7 dni od daty rejestracji spółki w KRS.
- Zmianę danych beneficjenta i spółki należy zawsze zgłosić do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w terminie 7 dni od zmiany.
Kto jest zobowiązany do ujawnienia danych beneficjenta?
W praktyce często pojawiają się wątpliwości, jakie podmioty są zobowiązane do dokonania zgłoszenia. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej „Ustawa AML”) stanowi, że zgłoszenia dokonują spółki: jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością i niepubliczne spółki akcyjne, prosta spółka akcyjna od 1 marca 2021, także w likwidacji (jedynie spółki w upadłości traktowane są obecnie inaczej). Ustawodawca nie wprowadził w tym zakresie żadnych dodatkowych ulg, co oznacza, że członkowie zarządów bądź wspólnicy uprawnieni do prowadzenia spraw i reprezentacji zobowiązani są dokonać zgłoszenia w terminie. Należy podkreślić, że w odniesieniu do zgłoszenia nie wprowadzono możliwości przedłużenia terminu, czy instytucji tzw. „czynnego żalu”, jaką znamy z przepisów podatkowych, w związku z tym wskazane powyżej terminy są ostateczne, a niedopełnienie obowiązków w zakreślonych ramach może skutkować nałożeniem kary nawet do kwoty 1.000.000,00 zł.
A contrario, obowiązek zgłoszenia danych beneficjenta nie dotyczy natomiast w szczególności osób prowadzących działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEiDG, spółek cywilnych i oddziałów przedsiębiorców zagranicznych, fundacji.
Problemy praktyczne przy identyfikacji i zgłoszeniu beneficjenta
Przedsiębiorcy mają wiele wątpliwości już na etapie identyfikacji osoby beneficjenta. Poniżej wskazujemy na kilka, najczęściej pojawiających się wątpliwości związanych z ustaleniem i zgłoszeniem beneficjenta do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych:
- Należy zgłosić każdą osobą, która spełnia przesłanki do uznania jej za beneficjenta. Jeżeli zdołamy zidentyfikować jednego beneficjenta, należy zawsze sprawdzić, czy nie występują w spółce inne osoby, które mogłyby zostać uznane za beneficjenta na podstawie dalszych części ustawowej definicji.
- Konieczne jest ujawnienie wszystkich okoliczności przesądzających o tym, że dana osoba jest beneficjentem rzeczywistym (np. w przypadku spółek komandytowych, gdzie komandytariusze są zarazem członkami zarządu i wspólnikami spółki będącej komplementariuszem należy wskazać zarówno uprawnienia bezpośrednie – z uwagi na posiadanie statusu komandytariusza, jak i pośrednie – z uwagi na posiadanie udziału w kapitale i sprawowanie kontroli w komplementariuszu).
- Definicja z Ustawy AML jest definicją ogólną, zawsze należy sprawdzać okoliczności faktyczne mogące mieć wpływ na faktyczne sprawowanie kontroli nad spółką. Istotna jest weryfikacja m.in. tego, czy udziały/akcje nie są uprzywilejowane i czy wartość udziału w kapitale spółki pokrywa się z wartością przysługujących danemu wspólnikowi głosów, czy nie zostały zawarte umowy mające wpływ na wykonywanie praw inkorporowanych w jednostkach uczestnictwa w spółce (np. zastaw, umowa powiernicza, umowy wspólników o jednakowe głosowanie, itp.).
- Ustawa AML za reprezentantów uznaje tylko członków organów i wspólników uprawnionych do reprezentacji. Tym samym, spółka nie powinna ujawniać danych prokurenta, jako reprezentanta.
- Jeśli wspólnikiem spółki jest inna spółka konieczna jest analiza jej struktury, a także struktury każdego kolejnego podmiotu, aż do identyfikacji osób fizycznych. Ustawa AML nie dopuszcza możliwości uznania za beneficjenta rzeczywistego innego podmiotu, niż osoba fizyczna.
- Wskazanie osób sprawujących wyższe stanowisko kierownicze jako beneficjentów możliwe jest jedynie, w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych spełniających kryteria uznania ich za beneficjentów zgodnie z innymi przesłankami zawartymi w definicji oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Co istotne, spółka musi wnikliwe przeprowadzić proces weryfikacji i zgromadzić dane uzasadniające możliwość wpisania w charakterze beneficjenta osoby sprawującej wyższe stanowisko kierownicze.
- Osobą sprawującą wyższe stanowisko kierownicze nie musi być członek zarządu.
Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego w wielu przypadkach nie będzie łatwym zadaniem. Ustawowa definicja jest ogólna i nie dostarcza odpowiedzi na wiele pytań i wątpliwości. Pewnym wsparciem może być zestaw pytań i odpowiedzi opublikowany na stronie Ministerstwa Finansów, chociaż niestety – jak wiele komentarzy – oficjalne porady urywają się tam, gdzie rozpoczynają się prawdziwe wątpliwości. Istotne jest też, że ocena, kto jest beneficjentem rzeczywistym zawsze musi zostać dokonana z perspektywy okoliczności faktycznych i powinna mieć konkretne uzasadnienie. Warto też podkreślić, że wpis do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, to nie tylko jednorazowy obowiązek, o którym można zapomnieć niezwłocznie po dokonaniu pierwszego zgłoszenia. Wszelkie zmiany danych spółki, podlegające ujawnieniu w Rejestrze powinny być przez spółkę aktualizowane w terminie 7 dni od zdarzenia. W związku z tym należy już dzisiaj zapamiętać, że każdorazowo po dokonaniu zmian w powyższym zakresie, należy je zgłosić nie tylko do KRS, ale także do CRBR.
