Krajowy System e-Faktur – wszystko co warto o nim wiedzieć

Jakie są zalety stosowania nowego rozwiązania?

• Preferencyjny zwrot podatku VAT w terminie 40 dni od dnia złożenia rozliczenia.
• Faktury wystawiane ponownie – brak konieczności dodawania oznaczenia DUPLIKAT.
• Faktury korygujące – brak konieczności dodawania wyrazów FAKTURA KORYGUJĄCA albo KOREKTA.
• Rozliczenie korekty in minus u sprzedawcy – prawo do korekty podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawi fakturę korygującą bez posiadania dodatkowej dokumentacji. Brak akceptacji nabywcy do otrzymywania faktur w KSeF nie pozbawi sprzedawcy tego przywileju.

• JPK_FA – nie będzie trzeba przesyłać na żądanie organów podatkowych.

Kto będzie mógł korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

Korzystać z KSeF będą mogły podmioty uwierzytelnione w sposób określony w przepisach:

1. podatnik;
2. podmioty wskazane przez podatnika;
3. podmioty, o których mowa w art. 106c;
4. osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c;
5. osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;
6. podmioty inne, niż wymienione powyżej, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom.

Dostęp do systemu będzie możliwy po założeniu indywidualnego konta w systemie, które ma być obsługiwane z komputera oraz urządzeń mobilnych.

Mechanizm uwierzytelnienia będzie weryfikował tożsamość podmiotu próbującego uzyskać dostęp do Systemu. Tożsamość będzie oparta o kwalifikowane źródła, takie jak kwalifikowane certyfikaty czy Profil Zaufany.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Zgodnie z definicją wprowadzoną do ustawy, faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. Nowe faktury będą funkcjonowały wraz z fakturami elektronicznymi i papierowymi, które są obecnie stosowane przez podatników. Faktura ustrukturyzowana będzie wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej, wg jednego wzoru zaproponowanego przez Ministerstwo Finansów w oparciu o strukturę XSD. Wzór jest udostępniany na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.

Faktura ustrukturyzowana będzie uznawana za wystawioną po przesłaniu do KSeF, natomiast za otrzymaną będzie uznawana w momencie przydzielenia tej fakturze numeru w KSeF. Numer przydzielony w KSeF jest numerem identyfikującym tą fakturę w systemie i nie jest tożsamy z numerem faktury. Warto zwrócić uwagę, że faktura korygująca wystawiana do faktury ustrukturyzowanej również będzie musiała mieć formę ustrukturyzowaną. Dodatkowo w celu powiązania w systemie faktury pierwotnej z fakturą ją korygującą, wymagane będzie podawanie na fakturze korygującej ustrukturyzowanej informacji o numerze identyfikującym w KSeF fakturę pierwotną.

Zanim podatnik zdecyduje się na wystawianie faktur ustrukturyzowanych, będzie musiał złożyć zawiadomienia do Naczelnika Urzędu Skarbowego:

1. o podmiotach, które będą uprawnione do dostępu do KSeF, w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
2. o podmiotach, które będą uprawnione do dostępu do faktur ustrukturyzowanych, w celu pobierania faktur ustrukturyzowanych.

Zawiadomienia będzie można złożyć za pomocą: oprogramowania interfejsowego MF, przez Portal podatkowy lub na podstawie tradycyjnie złożonego zawiadomienia wg określonego wzoru.

Uprawnienia dla osób fizycznych będą nadawane na podstawie numeru NIP i PESEL, a w przypadku braku ich posiadania – na podstawie daty urodzenia i numeru paszportu.

Będzie też możliwy jednorazowy dostęp, jeśli będą znane dane faktury ustrukturyzowanej.

Podatnicy, którzy zdecydują się na korzystanie z KSeF będą musieli uzyskać akceptację nabywcy do otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Brak takiej akceptacji spowoduje, że faktura ustrukturyzowana będzie wysyłana do nabywcy w innej uzgodnionej formie oraz do KSeF. Podatnik nie będzie musiał mieć natomiast zgody nabywcy na wystawianie faktur w KSeF.

Z uzasadnienia do projektu wynika, że akceptacja będzie mogła zostać udzielona m.in. poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub samego poboru faktur z systemu przez API.

Jak dostosować własny system księgowy do integracji z KSeF?

To już jest ten moment, aby rozpocząć prace nad przystosowaniem systemów do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Przede wszystkim należy zweryfikować, czy system, w którym obecnie są wystawiane faktury posiada pola do wpisywania informacji (danych) niezbędnych dla faktury ustrukturyzowanej, a to wymaga szczegółowego przenalizowania struktury logicznej dla takiej faktury (FA_VAT). Należy też zastanowić się jak podejść do połączenia systemu z Krajowym Rejestrem e-Faktur oraz dokładnie zweryfikować, opracować, a następnie wykonać testy całego procesu – od wystawienia faktury, weryfikacji danych, wysyłania do KSeF, pobierania faktur ustrukturyzowanych do otrzymania potwierdzenia. Dla usprawnienia pracy księgowych warto też przygotować automatyczne księgowania faktur zakupowych pobieranych z Krajowego Systemu e-Faktur.

WAŻNE! Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko testowe nowego rozwiązania na stronie https://ksef-test.mf.gov.pl/, w którym udział może wziąć każdy zainteresowany dostosowaniem swojego systemu księgowego do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – dowiedz się więcej:

1. Pierwotny projekt ustawy w sprawie obligatoryjnego fakturowania w KSeF
2. Krajowy System e-Faktur jednak od 1 lipca 2024 r.?
3. Krajowy System e-Faktur – wszystko co warto o nim wiedzieć
4. Wady i zalety Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
5. Krajowy System e-Faktur – jakie zmiany wynikają z nowej wersji projektu?
6. Krajowy System e-Faktur – kto jest obowiązany do wdrożenia KSeF?
7. Projekt Krajowego Systemu e-Faktur podpisany przez Prezydenta