Kogo dotyczy przeliczanie czasu pracy?
Do końca 2025 roku do stażu pracy wliczano przede wszystkim okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. To jednak uległo zmianie za sprawą nowelizacji Kodeksu pracy, która wchodzi w życie etapami w 2026 roku – najpierw w styczniu dla sektora budżetowego oraz następnie w maju dla firm prywatnych. Nowe przepisy rozszerzają katalog okresów wliczanych do stażu pracy o inne formy współpracy, w tym:
- wykonywania umowy zlecenia lub o świadczenie usług,
- wykonywania umowy agencyjnej,
- działalność i osoby współpracujące np. prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej oraz okres pozostawania osobą współpracującą,
- pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
- przebyty za granicą okres innej niż zatrudnienie działalności zarobkowej,
- okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Zasady przeliczania stażu pracy
Warto podkreślić, że przeliczanie stażu pracy nie następuje automatycznie. To na pracowniku spoczywa ciężar udowodnienia okresu zatrudnienia. W pierwszej kolejności musi on wykazać, że w trakcie poszczególnych okresów opłacane były składki na ubezpieczenia społeczne. W praktyce oznacza to konieczność uzyskania odpowiedniego zaświadczenia z ZUS. Można o nie wystąpić elektronicznie, składając wniosek USP o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów ustalenia stażu pracy. Na tej podstawie ZUS potwierdza okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym. Jeżeli jednak, z różnych przyczyn (np. praca za granicą, okres niepodlegania składkom w przypadku studenta na zleceniu) nie będzie możliwe ich potwierdzenie w ZUS, dopuszczalne jest wykazanie ich na zasadach ogólnych reguł dowodowych.
Ważny fragment
Uzyskane zaświadczenie należy następnie przekazać pracodawcy, który powinien uwzględnić je przy ustalaniu stażu pracy.
Warto w tym miejscu podkreślić, że staż pracy nabyty przed wprowadzeniem nowelizacji będzie się liczył. Należy także pamiętać, że pracowników zatrudnionych w momencie wejścia w życie przepisów (01.05.2026 r.), obowiązuje 2-letni termin na zawnioskowanie o przeliczenie stażu pracy.
Na jakie uprawnienia pracownicze wpływa staż pracy?
Staż pracy ma bezpośredni wpływ na wiele uprawnień pracowniczych. W pierwszej kolejności dotyczy to tzw. ogólnego stażu pracy, czyli łącznego okresu zatrudnienia u wszystkich pracodawców. Wpływa on m.in. na wymiar urlopu wypoczynkowego, który po przekroczeniu 10 lat pracy wynosi 26 dni zamiast 20. Ponadto, co najmniej 6-miesięczny staż pracy uprawnia do skorzystania z urlopu wychowawczego.
Istotne znaczenie ma także staż zakładowy, czyli okres zatrudnienia u danego pracodawcy. On z kolei może wpływać m.in. na:
- długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
- wysokość odprawy z tytułu rozwiązania stosunku pracy,
- wysokość odprawy pośmiertnej,
- ewentualne nagrody jubileuszowe lub dodatki stażowe.
Ważny fragment
Warto przy tym pamiętać, że w sektorze publicznym zasady przyznawania niektórych świadczeń (np. dodatków stażowych czy nagród jubileuszowych) są często określone w przepisach. W przypadku firm prywatnych zależą one natomiast od regulacji wewnętrznych obowiązujących u danego pracodawcy.
Obowiązki spoczywające na pracodawcy w związku z przeliczeniem stażu pracy
Przeliczanie stażu pracy już teraz cieszy się dużym zainteresowaniem pracowników. Jak wskazuje ZUS, tylko w pierwszym miesiącu roku wpłynęło ponad 370 tys. wniosków w tej sprawie. Można się spodziewać, że od maja, gdy obowiązek rozpatrywania wniosków obejmie także firmy prywatne, liczba nadesłanych wniosków może znacząco obciążyć osoby odpowiedzialne za obszar kadr w tych przedsiębiorstwach. Wynika to z dominującego udziału tego sektora w rynku pracy.
Dla pracodawców oznacza to konieczność odpowiedniego przygotowania. Szczególnie dotyczy to firm, zatrudniających pracowników, którzy nie uzyskali jeszcze prawa do 26 dni urlopu lub takie, które oferują dodatki stażowe, jubileuszowe, uzależnione od ogólnego lub wewnątrzzakładowego stażu pracy. To właśnie takie przedsiębiorstwa mogą zmagać się ze zwiększoną liczbą wniosków. Brak właściwego przygotowania może bowiem skutkować zakłóceniem bieżącej pracy oraz opóźnieniami w realizacji innych obowiązków. Dlatego warto już teraz podjąć działania organizacyjne.
Ważny fragment
Kluczowe będzie dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do nowych zasad naliczania uprawnień pracowniczych.
Niezbędne będzie również przeszkolenie zespołów HR, tak aby mogły prawidłowo stosować nowe przepisy w praktyce. Równolegle warto zaktualizować wewnętrzne regulaminy i procedury, uwzględniając możliwość doliczania do stażu pracy okresów wynikających z umów cywilnoprawnych i innych form aktywności zawodowej. Ponadto warto podkreślić, że pracodawcy powinni także zrewidować swoje budżety. Otóż, przyznanie większej liczby dni wolnych czy nagród lub dodatków stażowych dla części pracowników, będzie wiązało się z poniesieniem większych obciążeń finansowych.
Nie można także pominąć aspektu komunikacyjnego. Pracownicy będą oczekiwać jasnych informacji i wsparcia, zwłaszcza w zakresie dokumentowania wcześniejszych okresów pracy. Odpowiednie przygotowanie organizacji pozwoli nie tylko ograniczyć ryzyka operacyjne, ale także sprawnie przejść przez proces wdrożenia nowych regulacji.
Nadchodzące uprawnienie przeliczania stażu pracy wymaga odpowiedniego przygotowania. Firmy powinny mieć na uwadze, że skala wniosków może być znacząca, a ich obsługa okazać się czasochłonna i wymagająca precyzji. Warto więc przygotować się do tego obowiązku z wyprzedzeniem, żeby uniknąć przeciążenia operacyjnego, ale także sprawnie wdrożyć nowe regulacje w codziennej praktyce.