Średniej wielkości firma w Polsce musi rocznie wysłać do urzędów 208 różnego rodzaju formularzy, druków i sprawozdań. Pomimo prób ograniczenia sprawozdawczości, przez ostatnie pięć lat niewiele się w tej kwestii nie zmieniło.
Biurokracja kojarzy się przedsiębiorcom głównie z nadmiernym prawodawstwem: gąszczem przepisów, które w dodatku stale się zmieniają. Jednak biurokracja ma też drugie, również uciążliwe oblicze – sprawozdawczość. Ponieważ instytucje publiczne muszą wiedzieć, jak wygląda sytuacja w przedsiębiorstwach (choćby na potrzeby prowadzenia polityki gospodarczej rządu czy w celu kontrolowania ściągalności podatków), firmy zmuszone są do regularnego przekazywania odpowiednim organom dokumentów i danych.
Ile dokładnie? Jak wynika z raportu przygotowanego przez firmę audytorsko-doradczą Grant Thornton pod patronatem Konfederacji Lewiatan, średnia firma w Polsce powinna przesłać do urzędów przeciętnie 208 dokumentów, tzw. elementów sprawozdawczych. W scenariuszu skrajnie optymistycznym (kiedy prowadzi maksymalnie uproszczoną działalność od strony prawnej i biznesowej) musi przekazać 55 tego rodzaju sprawozdań, a w skrajnie pesymistycznym – nawet 360.
Co może być jeszcze bardziej niepokojące, na małych i mikroprzedsiębiorstwach również spoczywa duży ciężar obowiązku sprawozdawczego. Małe firmy (10-49 pracowników) muszą rocznie przekazywać urzędom przeciętnie 191 druków, a mikro (do 9 osób) – 114. Oznacza to, że każdego tygodnia mikrofirma powinna wypełnić i przesłać polskiemu państwu dwa formularze. W skrajnym przypadku może być zobowiązana do przesłania instytucjom publicznym nawet 198 druków, a więc powinna składać sprawozdania niemal każdego dnia roboczego. O ile duże firmy przy pewnych nakładach finansowych są w stanie poradzić sobie z tymi wymogami, ponieważ dysponują zapleczem eksperckim i administracyjnym, o tyle dla najmniejszych firm (gdzie za księgowość czy kwestie administracyjnie odpowiada zwykle jedna osoba lub sam właściciel) jest to nie tylko znaczący koszt, ale też często istotna bariera w prowadzeniu biznesu.
Wykres 1. Średnia liczba elementów sprawozdawczych (druków, formularzy, sprawozdań itp.), które statystyczna firma w danej kategorii musiała złożyć do urzędów publicznych w 2019 r.
Źródło: Obliczenia Grant Thornton
Partner w Departamencie Audytu w Grant Thornton
Jako audytorzy doskonale rozumiemy, jak ważna i potrzebna dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego jest rzetelna sprawozdawczość. Uważamy jednak, że skala obowiązku sprawozdawczego jest w Polsce zbyt duża. W wielu miejscach obowiązek ten jest niepotrzebny lub dane przekazywane urzędom dublują się. Niepokojąca jest nie tylko sama ogromna liczba pism, jakie firmy muszą składać w urzędach, ale też stopień szczegółowości informacji, jakich żąda państwo. Aby prawidłowo wypełnić niektóre formularze, osoba, trzeba posiadać głęboką, specjalistyczną wiedzę finansową czy księgową, a ponadto, niektóre dane są dość trudno dostępne, bo na przykład wymagają pozyskania ich z innych działów – personalnego, produkcji, sprzedaży, magazynów czy specjalistów BHP.
Sprawdź Audyt Grant Thornton
Największym odbiorcą danych jest aktualnie Narodowy Bank Polski – przeciętnie duża firma powinna mu przesłać 151 druków rocznie. Potrzebuje on przede wszystkim danych finansowych, na podstawie których liczy tzw. bilans płatniczy polskiej gospodarki, a więc rachunki pokazujące przepływy kapitałowe między polską gospodarką a zagranicą. Łącznie duża firma w skrajnym scenariuszu (jeśli prowadzi aktywnie transakcje z podmiotami zagranicznymi) powinna co miesiąc przekazywać NBP zestaw 25 krótkich formularzy i dwa sprawozdania roczne.
Drugim co do wielkości odbiorcą danych od polskich przedsiębiorstw jest obecnie Główny Urząd Statystyczny. W minionym roku średniej wielkości firma powinna wysłać do niego przeciętnie 72 dokumenty. GUS wymaga od firm m.in. regularnego kwartalnego raportowania na temat środków trwałych, warunków pracy, zatrudnienia i wynagrodzeń, wyników finansowych czy należności i zobowiązań.
Ekspertka ekonomiczna Konfederacji Lewiatan
Istnieje pokusa, by myśleć o zbieraniu danych wyłącznie w kategoriach biurokratycznych: jako o czasie bezpowrotnie straconym na gromadzeniu, raportowaniu i wysyłce liczb do organów administracji. Warto jednak spojrzeć na te pojedyncze punkty danych w makroskali: zebrane dane dają podstawę do lepszego rozumienia otaczającej rzeczywistości biznesowej. Z danych należy jednak korzystać mądrze. W pierwszej kolejności, należy regularnie dokonywać diagnozy i prognozy zapotrzebowania na wiedzę. Po drugie, należy zorganizować system ich zbierania tak, by obowiązki sprawozdawcze były możliwie mało dotkliwe. Po trzecie, zasadnym byłoby faktycznie korzystać z posiadanej wiedzy, dzielić się nią poprzez statystykę publiczną (o ile nie ma istotnych przeciwwskazań) i na tej podstawie określać, które dane należy zbierać (a z których można zrezygnować). W tym zakresie Polska ma dużą przestrzeń do poprawy.
Grant Thornton podobne badanie przeprowadził pięć lat temu. Niestety, od tego czasu niewiele się zmieniło. W przypadku średnich i dużych firm liczba wymaganych sprawozdań pozostała niemal bez zmian. Ograniczony został, na szczęście, obowiązek sprawozdawczy dla firm dużych (o 18 proc.) i mikro (o 12 proc.). Krok naprzód jest więc widoczny, ale skala tych zmian z pewnością nie należy uznać za zadowalającą.
