Wysyłanie pracownika do pracy w innym miejscu może przyjąć formę podróży służbowej albo oddelegowania. Powyższe zdarzenia rodzą różne skutki na gruncie prawa pracy, prawa podatkowego i ubezpieczeniowego. Ze względu na brak jednoznacznej definicji podróży służbowej, wciąż istnieją wątpliwości, kiedy podróż służbowa staje się oddelegowaniem.
W drugim wpisie z cyklu „12 Przykazań transgranicznego delegowania pracowników” skupiamy się na problematyce rozróżnienia między pojęciem oddelegowania a podróżą służbową pracownika. W naszej serii artykułów omawiamy najważniejsze kwestie związane z oddelegowaniem pracowników do pracy w innym kraju. Każdy artykuł w tej serii analizuje szczegółowo różne aspekty tego procesu, tworząc razem wszechstronne kompendium wiedzy na temat transgranicznego delegowania pracowników.
Pojęcie podróży służbowej
Ustawodawca wspomina o podróży służbowej w art. 775 § 1 Ustawy Kodeks Pracy, zgodnie z którym:
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Przytoczony artykuł określa zarazem, jakie przesłanki podróż musi spełnić, aby można było ją określić mianem służbowej:
- polecenie pracodawcy,
- realizacja zadania służbowego,
- praca poza stałym miejscem wykonywania pracy lub poza siedzibą pracodawcy.
Zgodnie z uchwałą siedmiu sędziów SN (II PZP 11/08) podróż służbowa ma tymczasowy i krótkotrwały charakter oraz stanowi coś wyjątkowego w całokształcie obowiązków danego pracownika, sprowadzając się do wykonania określonego przez pracodawcę zadania.
Ustawodawca nie wprowadził przepisu, który w sposób bezpośredni określałby maksymalny czas trwania podróży służbowej. Niemniej jednak, z innych regulacji kodeksu pracy można wywnioskować w sposób pośredni, iż podróż służbowa może trwać do trzech miesięcy łącznie w ciągu roku. Przekroczenie tego terminu wiąże się z koniecznością dopełnienia dodatkowych formalności związanych z łączącym strony stosunkiem pracy.
Wynagrodzenie wypłacane pracownikowi za czas podróży służbowej jest – co do zasady – opodatkowane oraz oskładkowane w kraju, z którego dany pracownik został wysłany.
Pojęcie oddelegowania
Oddelegowanie definiuje się jako zjawisko wysyłania pracowników na dłuższy okres do pracy w innym miejscu, niż to, określone w pierwotnie zawartej umowie o pracę. Tym samym pracodawca ma obowiązek formalnej zmiany warunków umowy o pracę, np. w postaci dodatkowego aneksu do umowy. Jest to kluczowa różnica pomiędzy podróżą służbową, a oddelegowaniem, gdyż o ile podróż służbowa nie wymaga zgody pracownika, o tyle warunki oddelegowania muszą zostać przez pracownika zaakceptowane.
Oddelegowanie wiąże się także z koniecznością zmiany miejsca zamieszkania albo przyjęcia tymczasowego miejsca pobytu przez pracownika. Relokacja pracowników może mieć charakter krajowy lub międzynarodowy. W przypadku transgranicznego oddelegowania okres trwania relokacji może mieć wpływ na miejsce opodatkowania dochodów.
Na terenie UE, EOG oraz Szwajcarii systemy zabezpieczenia społecznego są skoordynowane. Dodatkowo istnieje lista państw, z którymi Polska ma podpisane dwustronne umowy o zabezpieczeniu społecznym. Należy wskazać, iż dochody podlegają oskładkowaniu w państwie oddelegowania, chyba, że pracownik posiada aktualne zaświadczenie A1 (o czym więcej w kolejnych artykułach cyklu).
Czym różni się podróż służbowa od delegacji?
W praktyce często pojawiają się wątpliwości co do tego, kiedy wykonywanie przez pracownika pracy w miejscu innym niż siedziba pracodawcy należy uznać za podróż służbową, a kiedy za oddelegowanie. Jest to związane z brakiem jednoznacznej definicji czasowych ram podróży służbowej.
Przyjmowany trzymiesięczny okres podróży służbowej opiera się o regulację dotyczącą konieczności formalnej zmiany umowy. Zgodnie z art. 42 § 4 Ustawy – Kodeks pracy:
Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.
Dokonując rozróżnienia pomiędzy delegacją a oddelegowaniem, należy zwrócić uwagę na czas trwania analizowanego zdarzenia. Przyjmowanym okresem granicznym są 3 miesiące. Niemniej jednak, każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie, ponieważ oprócz czasu trwania, wpływ na prawidłowe zdefiniowanie rodzaju relokacji mają również inne czynniki. Rozróżnienie tych dwóch pojęć jest niezwykle ważne ze względu na odrębne skutki formalne, podatkowe oraz ubezpieczeniowe każdego ze zdarzeń.
WSPÓŁAŁTORKA: Karolina Nieścior, Bieżące doradztwo podatkowe
Cykl „12 Przykazań transgranicznego delegowania pracowników” składa się z poniższych artykułów:
- Transgraniczne delegowanie pracowników
- Oddelegowanie a delegacja
- Pracownik oddelegowany do pracy w Polsce
- Pracownik za granicą a PIT w Polsce
- Delegowanie pracowników – ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
- Delegowanie pracowników – dokumentacja
- Delegowanie pracowników – umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania
- Delegowanie pracowników – opodatkowanie dochodów w innych krajach
- Delegowanie pracowników roczne zeznanie podatkowe
- Dyrektywa o transgranicznym delegowaniu pracowników
- Delegowanie pracowników – łatwiej z doradcą podatkowym
- Delegowanie pracowników – wątpliwości
