W szóstym wpisie z cyklu „12 Przykazań transgranicznego delegowania pracowników” prezentujemy obowiązki dokumentacyjne, jakie spoczywają na pracodawcy z tytułu oddelegowania pracowników. W naszym cyklu przedstawiamy najistotniejsze kwestie związane z oddelegowaniem pracowników do wykonywania pracy w innym państwie. W każdym z wpisów zostały przedstawione w szczegółowy sposób odrębne zagadnienia, natomiast całokształt artykułów stanowi kompendium ogólnej wiedzy na temat transgranicznego delegowania pracowników.
Podsumowanie:
- Pracodawca delegujący pracownika na terytorium Polski ma obowiązek przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem danego pracownika na terytorium Polski;
- Zagraniczny pracodawca delegujący pracownika na terytorium RP ma obowiązek zgłoszenia tego faktu właściwym organom.
Obowiązki pracodawcy związane z oddelegowaniem pracownika
Obowiązki pracodawcy związane z oddelegowaniem pracownika do wykonywania określonej pracy w innym państwie reguluje zarówno prawo krajowe – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz Ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, jak i prawo unijne – Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług oraz Dyrektywa UE 2018/957 z 28 czerwca 2018 r.
Przy delegowaniu pracownika do wykonywania pracy za granicą, zawsze należy przyjrzeć się wewnętrznym przepisom kraju oddelegowania, które regulują zakres dokumentów wymaganych przy oddelegowaniu do tego kraju.
Pracownik oddelegowany do pracy za granicą – stosunek pracy
W przypadku oddelegowania pracownika z Polski do pracy w innym państwie, pracodawca ma obowiązek zawarcia z nim aneksu do obowiązującej umowy o pracę. Warunki oddelegowania muszą zostać zawarte bezpośrednio w umowie o pracę tylko w przypadku, gdy pracownik od momentu zatrudnienia będzie od razu oddelegowany.
Aneks do umowy o pracę, stanowiący o oddelegowaniu pracownika, wprowadza do umowy o pracę nowe postanowienia, wynikające z ustaleń obydwu stron stosunku pracy oraz z obowiązków pracodawcy. Przede wszystkim, musi on określać warunki oddelegowania, takie jak: miejsce wykonywania pracy, termin i okres oddelegowania, obowiązki pracownika w trakcie oddelegowania, wysokość wynagrodzenia za pracę.
Poza aneksem do obwiązującej umowy o pracę, pracodawca z pracownikiem podpisuje często tzw. list oddelegowujący, które określa zasady oddelegowania, m.in. termin projektu, dodatkowe świadczenia przysługujące pracownikowi.
Obowiązki zagranicznego pracodawcy
Ważny fragment
Obowiązkiem zagranicznych pracodawców, którzy delegują do pracy w Polsce swoich pracowników, jest poinformowanie o tym fakcie Państwowej Inspekcji Pracy. W tym celu należy złożyć Oświadczenie o delegowaniu pracownika na terytorium Polski.
Oświadczenie należy dostarczyć do urzędu najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez oddelegowanego pracownika na terytorium Polski. Można to zrobić osobiście, elektronicznie lub za pośrednictwem poczty.
Poza oświadczeniem składanym do Państwowej Inspekcji Pracy, zagraniczny pracodawca, który oddelegował pracownika do pracy w Polsce, zobowiązany jest do przechowywania na terytorium dokumentów związanych z oddelegowanie, m.in. ewidencja czasu pracy.
Podsumowując, obowiązki dokumentacyjne związane z oddelegowaniem pracowników do pracy w innym państwie ciążą zarówno na pracodawcach polskich jak i zagranicznych.
WSPÓŁAUTOR: Łukasz Boszko, Senior Konsultant, Transgraniczne delegowanie pracowników
Cykl „12 Przykazań transgranicznego delegowania pracowników” składa się z poniższych artykułów:
- Transgraniczne delegowanie pracowników
- Oddelegowanie a delegacja
- Pracownik oddelegowany do pracy w Polsce
- Pracownik za granicą a PIT w Polsce
- Delegowanie pracowników – ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
- Delegowanie pracowników – dokumentacja
- Delegowanie pracowników – umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania
- Delegowanie pracowników – opodatkowanie dochodów w innych krajach
- Delegowanie pracowników roczne zeznanie podatkowe
- Dyrektywa o transgranicznym delegowaniu pracowników
- Delegowanie pracowników – łatwiej z doradcą podatkowym
- Delegowanie pracowników – wątpliwości
