Zależnie od postanowień przyjętej polityki samochodowej, korzystanie przez pracowników z samochodów służbowych do celów prywatnych oraz obciążanie pracowników kosztami paliwa może powodować powstanie obowiązku rejestrowania sprzedaży paliwa na kasie fiskalnej.
Zgodnie z podejściem prezentowanym przez organy podatkowe, wartość ryczałtu określonego w art. 12 ust. 2a Ustawy PIT nie obejmuje bowiem kosztów paliwa. Przedsiębiorcy decydujący się na udostępnianie pracownikom pojazdów do celów prywatnych, szczególne ci korzystający z kart paliwowych, muszą rozstrzygnąć w jaki sposób przenosić na pracowników ciężar ekonomiczny wykorzystanego paliwa.
O problemie kosztów eksploatacji, w szczególności paliwa, w świetle nowelizacji art. 12 ust. 2a Ustawy PIT, informowaliśmy już Państwa m.in. na naszym blogu. Wśród wielu prezentowanych opinii można znaleźć jeden wspólny mianownik – ustawa budzi kontrowersje, które są rozwiązywane z opóźnieniem, poprzez odpowiedzi organów podatkowych na zapytania podatników przedstawiane w interpretacjach indywidualnych.
W jednej z opublikowanych ostatnio interpretacji indywidualnych Wnioskodawca opisał swój model polityki samochodowej, na mocy której jego pracownicy są uprawnieni do korzystania z samochodów osobowych na cele osobiste. W kwestii paliwa wykorzystywanego na cele przejazdów prywatnych – pokrycie kosztów jest obowiązkiem pracownika.
Spółka stosuje dwie metody rozrachunków w momencie tankowania:
- pracownik dokonuje płatności z użyciem firmowej karty płatniczej
- pracownik dokonuje płatności z użyciem prywatnych środków płatniczych.
Następnie, wraz z końcem miesiąca, spółka oblicza jaki odsetek paliwa został wykorzystany na cele prywatne pracownika i odpowiednio obciążą go kosztami, bądź też zwraca mu poniesione przez niego wydatki.
Przeniesienie prawa do rozporządzania towarami
Wnioskodawca zapytał, czy opisane powyżej rozliczenia podlegają VAT i czy po stronie spółki powstanie obowiązek ewidencyjny na kasie rejestrującej.
Fiskus uznał, że w momencie zużycia paliwa przez pracownika na cele prywatne, na gruncie Ustawy VAT dochodzi do przeniesienia prawa do rozporządzania towarami jak właściciel ze spółki na pracownika. Organ podatkowy podkreślił, że przyjęta forma rozliczeń jest w tym przypadku irrelewantna z perspektywy zobowiązań względem fiskusa. Zatem w wyniku opisanych czynności dochodzi do odpłatnej dostawy paliwa, podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT.
Odnośnie obowiązku ewidencji na kasie rejestrującej organ podatkowy zacytował przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r., poz. 1544) (dalej: Rozporządzenie).
Obowiązek ewidencji sprzedaży paliwa
Zgodnie z § 4 pkt 1 lit. m) Rozporządzenia zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się w przypadku dostawy wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe, albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych. Organ podkreślił, że do sprzedawców paliw silnikowych nie stosuje się zwolnienia ze względu na wolumen obrotów (sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprzekraczająca 20 000 zł w skali roku).
Na tej podstawie dyrektor izby skarbowej uznał, że spółka jest zobowiązana do ewidencji sprzedaży paliwa na rzecz pracowników na kasie rejestrującej.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 3 lipca 2015 roku, nr ILPP2/4512-1-250/15-4/MN. Sposób rozliczania na linii pracodawca – pracownik w kontekście używania samochodów służbowych do celów prywatnych w dużej mierze zależy od rozwiązań przyjętych w polityce samochodowej. Udostępnienie pracownikom pojazdów służbowych do użytku prywatnego obejmuje kilka zagadnień podatkowych – a to oznacza, że generuje również kilka obszarów ryzyka. W celu jego uniknięcia zapisy firmowych regulaminów używania samochodów służbowych powinny być wnikliwie przeanalizowane.
Czytaj więcej o polityce samochodowej na blogu.
