29 listopada 2022 r weszła w życie zmiana rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej podwyższająca stawki diety przysługującej pracownikowi w czasie krajowej podróży służbowej. Jest to zmiana pozytywna dla osób wykonujących pracę poza miejscem zamieszkania. To już druga w ostatnich miesiącach podwyżka stawek diety.
Podsumowanie
- Stawka diety osób odbywających podróż krajową zwiększa się od 1 stycznia 2023 r. z 38 do 45 zł za dobę.
- Zmianie uległy również stawki ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdu oraz za nocleg.
- Rozliczenie podróży służbowej rodzi szereg skutków prawno-podatkowych.
Dieta w podróżach służbowych
Zwrot kosztów związanych z podróżą służbową jest jednym z zasadniczych praw pracowniczych – obowiązek ich wypłaty wynika wprost z brzmienia Kodeksu pracy.
Stawki diety określone są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: Rozporządzenie).
Czytaj więcej: Kolejne podwyżki diet z tytułu podróży służbowej
Ważny fragment
Zmiana Rozporządzenia stosuje się również do pracowników z sektora prywatnego
Niemniej jednak, pracodawcy mogą sami określać stawki w postanowieniach układu zbiorowego pracy, regulaminach wynagradzania lub w umowie o pracę. Stawki diety mogą być wówczas wyższe od tych z Rozporządzenia, natomiast nie mogą być niższe.
Diety z tytułu podróży służbowej – zmiana Rozporządzenia
Na przestrzeni ponad 9 lat doszło do istotnego wzrostu kosztów odbywania krajowej podróży służbowej, m.in. ze względu na ogólny wzrost cen w gospodarce.
Tym samym, najpierw z dniem 28 lipca 2022 r., a następnie 29 listopada 2022 r., weszły w życie zmiany polegające na podwyższeniu dobowej wysokości diety. Ostatecznie z dniem 1 stycznia 2023 r. wzrosną one z 38 na 45 zł.
Podróż służbowa – zmiany w ryczałcie za nocleg i dojazd
Zmiana stawki diety za podróż krajową wpływa również na ryczałt za nocleg oraz dojazd. Wynika to z tego, że stawka ryczałtu uzależniona jest od diety.
Zwrot kosztów noclegu odbywa się co do zasady na podstawie udokumentowania rachunkiem. Aczkolwiek nie może on być wyższy za jedną dobę hotelową, aniżeli wysokość dwudziestokrotności diety – będzie to obecnie 900 zł (poprzednio 760 zł).
W przypadku braku zapewnionego noclegu oraz rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 150% diety – obecnie 67,5 zł (poprzednio 57 zł).
Zmiana wysokości diety miała również wpływ na dwudziestoprocentowy ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej. Obecna stawka wynosi 9 zł (wcześniej było to 7,6 zł) za każdą dobę podróży służbowej.
Wypłata diety – skutki podatkowe i składkowe dla pracodawcy i pracownika
Diety i inne należności za czas podróży służbowej wypłacone pracownikowi stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu. Stanowisko organów interpretacyjnych, a także sądów administracyjnych jest w tym względzie ugruntowane.
Należy jednak pamiętać, że warunkiem koniecznym jest istnienie związku pomiędzy przychodami firmy a odbywaną przez pracownika podróżą służbową. W praktyce wszystkie podmioty postępujące racjonalnie, nie powinny mieć problemu z wykazaniem stosownego związku przyczynowo skutkowego.
Ważny fragment
Zgodnie ze stanowiskiem sądów administracyjnych, dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodu jest pełna kwota wypłaconych diet i należności, zarówno w części objętej limitami z Rozporządzenia, jak i w części je przekraczającymi (dotyczy podmiotów spoza sfery budżetowej).
Przychody pracownika z tytułu diet oraz innych należności za czas podróży służbowej są zwolnione z PIT. Niemniej preferencja ma zastosowanie jedynie do wysokości diety i innych należności nie przekraczających stawek przewidzianych w Rozporządzeniu.
Na analogicznych zasadach diety oraz inne świadczenia za czas podróży służbowej nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Oskładkowaniu podlegać będzie jedynie kwota przekraczająca limit przewidziany w Rozporządzeniu.
Podsumowując, Minister Pracy i Polityki Społecznej dokonał długo oczekiwanej waloryzacji wysokości diety przysługującej pracownikom z tytułu krajowej podróży służbowej. Zmiana stawki diety wpłynęła również na wysokość ryczałtu za nocleg oraz dojazd. Rozliczenie podróży służbowej rodzi szereg skutków prawno-podatkowych, dlatego przy jej rozliczeniu warto skorzystać z pomocy specjalistów.
WSPÓŁAUTOR: Jakub Babańczyk, Konsultant, Bieżące doradztwo podatkowe,
