Do skorzystania z ulgi IP Box niezbędne jest prowadzenie odpowiednich dokumentów, które w jasny i bezsprzeczny sposób potwierdzają realizowane przez podatnika projekty o charakterze badawczo-rozwojowym. Poza dokumentacją potwierdzającą realizację projektów B+R, podatnik korzystający z ulgi IP Box zobowiązany jest do prowadzenia dodatkowej ewidencji dla celów obliczenia podstawy opodatkowania.
Siódmy wpis z cyklu artykułów IP Box dotyczy prawidłowego prowadzenia ewidencji zdarzeń gospodarczych do skorzystania z ulgi IP Box. W naszym cyklu przedstawiamy najistotniejsze kwestie związane z ulgą IP Box. W każdym z wpisów zostaną przedstawione w szczegółowy sposób odrębne zagadnienia, natomiast całokształt artykułów stanowi kompendium ogólnej wiedzy na temat ulgi IP Box.
Ewidencja zdarzeń gospodarczych
Prawidłowe korzystanie z ulg podatkowych wiąże się z prowadzeniem dokładnej ewidencji zdarzeń gospodarczych. Należy bowiem zauważyć, że korzystanie z ulgi jest prawem podatnika, a nie obowiązkiem. Tym samym, podatnik musi przedstawić wyczerpujące dowody, które potwierdzą, że dany poniesiony wydatek bądź osiągnięty dochód jest związany (w przypadku przedmiotowej ulgi IP Box) z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej.
Z akapitu 192 Objaśnień podatkowych z dnia 15 lipca 2019 r. dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualne – IP Box (dalej: Objaśnienia) wynika, że „Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, w szczególności ci podatnicy, którzy pracują nad wytworzeniem więcej niż jednego IP, powinni prowadzić ewidencję projektów badawczo-rozwojowych, która składałaby się z następujących elementów:
- Opis projektu,
- Czas rozpoczęcia i zakończenia projektu,
- Wykaz osób zaangażowanych w pracę w poszczególnym projekcie,
Wykaz prac stworzonych w danym projekcie z imiennym przyporządkowaniem do konkretnej osoby wykonującej daną pracę.”
Do spełnienia powyższych warunków konieczne jest więc odpowiednie dokumentowanie każdego zrealizowanego przez podatnika projektu, umożliwi to bowiem późniejszą weryfikację rozliczeń dokonanych w ramach ulgi IP Box.
Jak zostało bowiem wskazane we wcześniejszych artykułach – ulgą objęte mogą zostać tylko te czynności, które będą kwalifikowały się do przedmiotowej ulgi.
Prowadzona ewidencja, jak wskazane zostało w Objaśnieniach, pozwoli więc na obliczenie ewentualnych proporcji kosztów/dochodów uzyskiwanych z projektów kwalifikujących się do objęcia ulgą jak i projektów, które nie będą mogły zostać nią objęte.
Identyfikacja projektów kwalifikujących się do objęcia ulgą IP Box
W naszej ocenie niezbędnym do prawidłowego rozliczania ulgi IP Box jest również dokumentowanie kwalifikowania projektów jako projekty, które będą objęte ulgą IP Box. W tym celu podatnik powinien do swojej działalności gospodarczej wprowadzić stosowne dokumenty, w tym m.in. np. „checklistę”, na podstawie której podatnik dokonywałby identyfikacji projektów jako projekty kwalifikujące się do objęcia ulgą IP Box.
Przede wszystkim w checkliście należy postawić pytanie, czy realizowany projekt można uznać za projekt noszący znamiona twórczości. Zgodnie z aktualnym orzecznictwem, poprzez działalność twórczą należy rozumieć projekt, który powinien:
- być odpowiednio ustalony, co może odbyć się w dowolnej formie (między innymi niezależnie od sposobu wyrażenia), przez co należy rozumieć jego uzewnętrznienie, oraz możliwość wyodrębnienia, gdy stanowi część większej całości, mającej charakter zbiorowy;
- mieć charakter indywidualny, tj. nie może być wynikiem wyłącznie mechanicznych działań, lecz określonych procesów myślowych, wymagających od twórcy kreatywności;
- mieć charakter oryginalny (wnosić obiektywnie nową wartość; stanowić „nowy wytwór intelektu”), przy czym oryginalność należy rozpatrywać wstecznie (tj. rezultat pracy nie jest twórczy, jeżeli istnieje identyczne, uprzednio stworzone dzieło).
Tym samym liczy się końcowy rezultat projektu – przykładowo stworzenie indywidualnego programu komputerowego – nawet jeżeli stworzenie programu wiązało się z wykorzystaniem już aktualnej wiedzy.
Poza checklistą do działalności gospodarczej należy wprowadzić również szereg innych dokumentów, które w odpowiedni sposób dokumentowałyby przebieg wszystkich realizowanych przez podatnika projektów (nawet jeżeli nie będą finalnie zaliczane do ulgi IP Box).
Wszystkie powyższe działania mają na celu jak najbardziej szczegółowego przedstawienia dowodów dot. ulgi IP Box na wypadek ewentualnych czynności sprawdzających/kontroli podatkowej.
Ewidencja księgowa projektów objętych ulgą IP Box
Ponadto zgodnie z art. 30cb ust. 1 Ustawy PIT (art. 24e ust. 1 Ustawy CIT) podatnicy podlegający opodatkowaniu na podstawie art. 30ca są obowiązani:
- wyodrębnić każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej w prowadzonych księgach rachunkowych;
- prowadzić księgi rachunkowe w sposób zapewniający ustalenie przychodów, kosztów uzyskania przychodów i dochodu (straty), przypadających na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej;
- wyodrębnić koszty, o których mowa w art. 30ca ust. 4, przypadające na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej, w sposób zapewniający określenie kwalifikowanego dochodu;
- dokonywać zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych w sposób zapewniający ustalenie łącznego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje więcej niż jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2 i 3;
- dokonywać zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych w sposób zapewniający ustalenie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej w odniesieniu do tego produktu lub tej usługi albo do tych produktów lub tych usług – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej lub większą liczbę tych praw w produkcie lub usłudze albo w produktach lub usługach, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2-4.
Tym samym od podatników, którzy chcą skorzystać z ulgi IP Box wymagane jest prowadzenie bardzo dokładnej ewidencji księgowej zapewniającej identyfikację kosztów oraz przychodów przypadających na konkretne kwalifikowane prawo własności intelektualnej.
Niespełnienie wyżej przytoczonych warunków wiąże się z zapłatą podatku w pełnej wysokości.
Taka odrębna ewidencja, oprócz dat dokumentów księgowych, ich numerów oraz kwot z nich wynikających, powinna także:
- wyodrębniać każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej, z których Wnioskodawca uzyskuje przychody z tytułu opłat licencyjnych (przede wszystkim, jaki to jest rodzaj kwalifikowanego prawa własności intelektualnej, na podstawie jakich przepisów prawa te podlegają ochronie),
- wykazywać przychody, koszty ich uzyskania, a także dochód (stratę) przypadające na każde wyodrębnione kwalifikowane prawo własności intelektualnej,
- wyodrębniać koszty, o których mowa w art. 30ca ust. 4 ww. ustawy.
Odnosząc się zatem do sposobu prowadzenia ewidencji rachunkowej służącej wyodrębnieniu kosztów związanych bezpośrednio z działalnością badawczo-rozwojową stwierdzić należy, że przepisy ustawy o CIT nie wskazują w jakiej formie powinno zostać dokonane wyodrębnienie, o którym mowa w art. 9 ust. 1b ustawy o CIT. Przedmiotowe przepisy nie określają również minimalnych wymagań, jakie powinno spełniać narzędzie, które służy wyodrębnieniu wydatków poniesionych w związku z działalnością badawczo-rozwojową. Wskazać jedynie należy, że przedmiotowe wyodrębnienie powinno być dokonane w taki sposób, aby umożliwić wykazanie w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych w odpowiedniej wysokości.”
Gorzowie Wielkopolskim z dnia 30 lipca 2020 r., sygn. I SA/Go 115/20, stwierdzono, że nienależyte prowadzenie ewidencji, polega na jej prowadzeniu, w sposób który uniemożliwia określenie prawidłowej podstawy opodatkowania stawką 5%. Jeżeli ewidencja ta spełnia wskazany cel na dzień dokonania rozliczenia, to nie można jej uznać z prowadzoną w sposób nieprawidłowy.
Do prawidłowego korzystania z ulgi IP Box niezbędne jest zatem wdrożenie do działalności gospodarczej dokumentów, które pełnią funkcję dowodową, realizowanych przez podatnika projektów.
Aby przezwyciężyć niepewności związane ze skorzystaniem z ulgi IP Box, warto skorzystać z pomocy praktyków specjalizujących się kompleksowo w tej kwestii.
AUTOR: Łukasz Boszko, Senior Konsultant, Działalność innowacyjna – ulga B+R i IP Box
Cykl „12 Przykazań ulgi IP Box” składa się z poniższych artykułów publikowanych:
- IP Box – co to jest?
- Katalog kwalifikowanych praw własności intelektualnej (IP Box)
- Jakie dochody podlegają opodatkowaniu 5% stawką PIT?
- Korzystanie z IP Box w przypadku patentu
- Korzystanie z IP Box przez podatników z branży IT
- Prowadzenie działalności B+R jako warunek do korzystania z IP Box
- Prawidłowe prowadzenie ewidencji w przypadku korzystania z IP Box
- Jak prawidłowo obliczyć podstawę opodatkowania dla IP Box
- Jak należy rozumieć wskaźnik Nexus oraz jak go obliczyć
- Jednoczesne korzystanie z ulgi IP Box oraz ulgi B+R
*Ulgi podatkowe B+R i IP Box w czasie pandemii
- Wątpliwości związane z korzystaniem z ulgi IP Box – interpretacje podatkowe
- IP Box a roczne zeznanie podatkowe
