Praktyczny przykład – jak rozliczyć i zaksięgować wynagrodzenie szwedzkiego rezydenta pełniącego w polskiej spółce funkcje prezesa wykonującego swoje prace na podstawie powołania?
Opis stanu faktycznego
W Polsce została założona jednoosobowa spółka z o.o. ze 100 % kapitałem szwedzkim, której wspólnikiem jest rezydent ze Szwecji. Na podstawie NZW podpisanej samodzielnie przez wspólnika, zostało mu przyznane wynagrodzenie z tytułu pełnienia funkcji Prezesa. Dodatkowo Prezes zarządza firmą z terytorium Szwecji.
Regulacje dotyczące powołania
Jedną z form wyboru członka zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest powołanie go w drodze uchwały wspólników. Stanie się tak tylko wtedy, gdy umowa spółki nie będzie zawierać innych postanowień w tym przedmiocie.
Powołanie Członka Zarządu w oparciu o przepisy ustawy z dnia 15 września 2000 r. K.s.h, tworzy stosunek organizacyjny, jaki powstaje pomiędzy daną osobą a spółką. W sytuacji jednoosobowego zarządu w spółce z o.o. podjęcie uchwały o wypłacie wynagrodzenia powinna mieć formę aktu notarialnego (art. 210 § 2 K.s.h).
Dodatkowo należy zaznaczyć, że pomiędzy spółką z o.o. a Członkiem Zarządu może powstać równolegle stosunek prawny oparty na przepisach Kodeksu pracy albo Kodeksu cywilnego.
Rejestracja powołania w księgach
Wynagrodzenia Członków Zarządu z tytułu pełnienia przez nich funkcji Zarządu na podstawie powołania, zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i księguje na koncie 40 – 4 „Wynagrodzenia” i/lub koncie 55 „Koszty zarządu”. Rozrachunki z tytułu pobieranych przez Członków Zarządu wynagrodzeń ujmuje się, podobnie jak rozrachunki pracowników etatowych, na koncie 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.
Naliczone wynagrodzenie brutto Członka Zarządu ujmuje się w księgach, zapisem:
- Wn konto 40-4 „Wynagrodzenia” lub 55 „Koszty zarządu”,
- Ma konto 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.
W przypadku ewidencji księgowej kosztów równocześnie na kontach zespołu 4 oraz 5 księgowaniu jak wyżej będzie towarzyszyć zapis równoległy:
- Wn konto 55 „Koszty zarządu”,
- Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.
Wyliczoną zaliczkę na podatek dochodowy ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:
- Wn konto 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
- Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”.
Bilansowe i podatkowe podejście do kosztów z tytułu powołania
Dla celów bilansowych wynagrodzenia Członków Zarządu z tytułu pełnionej funkcji na podstawie aktu powołania, zaliczane są zgodnie z zasadą memoriału, do kosztów okresu, którego dotyczą, niezależnie od terminu zapłaty tych wynagrodzeń. Dlatego bez znaczenia pozostaje data wypłaty lub postawienia tego wynagrodzenia do dyspozycji Członka Zarządu.
Zupełnie inaczej przedstawia się sprawa przedmiotowego wynagrodzenia rozpatrywana z punktu widzenia podatku dochodowego. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt. 57 CIT wynagrodzenie to będzie możliwe do ujęcia w kosztach podatkowych dopiero w momencie jego wypłaty lub postawienia do dyspozycji Panu Prezesowi.
Wysokość zaliczki na podatek dochodowy
Na początku trzeba przeprowadzić analizę czy fakt, iż Pan Prezes wykonuje czynności poza granicami naszego kraju ma wpływ na miejsce odprowadzania podatków? Odpowiedź znajdziemy w zmienionym od stycznia 2017 r. art. 3 ust. 2b pkt. 1-6 ustawy PIT. Zgodnie z zapisami tego artykułu nie ma znaczenia miejsce wykonywania działalności przez Członka Zarządu otrzymującego przychód z działalności wykonywanej osobiście od polskiej spółki – art. 13 pkt. 7 PIT. W takim przypadku opodatkowanie zawsze będzie w Polsce.
Podstawę obliczenia zaliczki na podatek dochodowy w takim przypadku stanowią regulacje art. art. 29 ust. 1 pkt PIT. Stanowi on, że przychody osób fizycznych niemających miejsca zamieszania na terytorium RP podlegają opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym w wysokości 20 % dla przychodów z tytułu z działalności określonej w art. 13 pkt. 7–9 tej ustawy, a więc otrzymywania wynagrodzenia przez Członka Zarządu na podstawie tylko aktu powołania.
Powołanie nierezydenta na Członka Zarządu a umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO)
Przychody te podlegają jednak opodatkowaniu w Polsce z uwzględnieniem umów UPO, których RP jest stroną, a które mogą w sposób odmienny określać przedmiot opodatkowania, jak i stawki podatku. Bowiem postanowienia tych umów mają pierwszeństwo przed przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zastosowanie przepisów UPO jest jednak możliwe po spełnieniu przez podatnika określonych warunków wskazanych w art. 29 ust. 2 ustawy. Mianowicie podatnik (nierezydent), aby móc skorzystać w Polsce z opodatkowania osiąganych przychodów według obniżonej stawki podatkowej lub być zwolnionym od opodatkowania w świetle przepisów ww. umów, powinien okazać płatnikowi zaświadczenie o miejscu zamieszkania za granicą dla celów podatkowych (certyfikat rezydencji), wydane przez właściwą administrację podatkową.
W przedstawionej sytuacji mamy do czynienia z obywatelem Szwecji i na mocy zapisów art. 16 UPO wynagrodzenia dyrektorów i inne podobne wypłaty, które osoba mająca miejsce zamieszkania w Umawiającym się Państwie otrzymuje z tytułu członkostwa w radzie Zarządzającej spółki mającej siedzibę w drugim Umawiającym się Państwie, mogą być opodatkowane w tym drugim Państwie.
Biorąc pod uwagę wszystkie te regulacje należy uznać, że wynagrodzenie będzie opodatkowane na zasadzie ryczałtu wynoszącego 20% od uzyskanego przychodu i opodatkowanie będzie miało miejsce w Polsce.
Powołanie a składki ZUS
Należy zaznaczyć, że przychód uzyskany z tytułu pełnienia funkcji Członka Zarządu spółki z o.o. na podstawie aktu powołania nie jest podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Przykład ewidencji wynagrodzenia z tytułu pełnienia funkcji Członków Zarządu
Założenia:
- Spółka z o.o. uchwałą wspólników powołała Członka Zarządu, obywatela Szwecji i ustanowiła dla niego miesięczne wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji w kwocie: 10.000 zł brutto.
- Jednostka prowadzi ewidencję kosztów w układzie rodzajowym kosztów (zespół 4) oraz na kontach według funkcji (zespół 5). Koszty wynagrodzeń Członka Zarządu zalicza w ciężar konta 55 „Koszty zarządu”.
|
Opis operacji |
Kwota |
Konto |
|
|
Wn |
Ma |
||
| 1. PK – wynagrodzenie brutto Członka Zarządu |
10.000 zł |
40-4 |
23-0 |
| 2. PK – księgowanie równoległe |
10.000 zł |
55 |
49 |
| 3. PK – zaliczka na podatek dochodowy: (10.000zł × 20% = 2.000 zł) |
2.000 zł |
23-0 |
22 |
| 4. WB – wypłata wynagrodzenia |
8.000 zł |
23-0 |
13-0 |
Informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym
Ważny fragment
Sporządzając sprawozdanie finansowe należy pamiętać, że dane o wysokości wynagrodzeń Członków Zarządu podlegają ujawnieniu w sprawozdaniu finansowym, a dokładnie w dodatkowych informacjach i objaśnieniach, które stanowią część informacji dodatkowej.
Wynagrodzenia te ujmuje się w kwotach brutto, to znaczy w wysokości zaliczonej w ciężar kosztów działalności operacyjnej.
Dodatkowe obowiązki ciążące na płatniku
Ponadto na płatniku ciążą dodatkowe obowiązki. Stosownie do art. 42 ust. 1 PIT, przekazują oni kwoty pobranych zaliczek na podatek oraz kwoty zryczałtowanego podatku w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek) — na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby.
Dodatkowo na płatniku ciąży obowiązek sporządzania i przekazywania podatnikom oraz urzędom skarbowym właściwym dla opodatkowania dochodów cudzoziemców imiennych informacji o wysokości przychodów (dochodów) uzyskanych przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania (IFT-1 lub IFT-1R) i przesyłania informacji podatkowych do podatników:
- w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, w którym dokonano wypłaty należności i poboru podatku (IFT-1R);
- w razie zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed końcem lutego roku następującego po roku podatkowym, w którym nastąpiła wypłata i pobrano podatek – w terminie do dnia zaprzestania działalności (IFT-1R);
- na pisemny wniosek podatnika – w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku (IFT-1).
AUTOR: Joanna Sadowska, Menadżer, Outsourcing kadr i płac
![Składki ZUS od wszystkich umów zlecenia od 2025 r.? [WYLICZENIA]](https://grantthornton.pl/wp-content/uploads/2024/01/view-through-the-glass-two-stockbrokers-in-formal-2023-11-27-04-53-37-utc.jpg)
