Zakup kasy fiskalnej dla wielu przedsiębiorców to dość duży wydatek, w szczególności gdy podatnik musi zaopatrzyć się w więcej niż jedną kasę rejestrującą. Ustawodawca przewidział jednak dla podatników rozpoczynających ewidencjonowanie za pomocą kasy fiskalnej możliwość częściowej refundacji wydatków na zakup urządzenia.
Aby skorzystać z ulgi na zakup kasy, podatnik musi spełnić określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27.12.2010 r. w sprawie odliczenia i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących poniższe warunki:
- złożyć w urzędzie skarbowym przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania do ewidencjonowania;
- rozpocząć ewidencjonowanie nie później niż w obowiązującym terminie, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że spełniają one funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać;
- posiadać dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.
Spełnienie wszystkich powyższych wymogów pozwala podatnikowi na odliczenie 90% kwoty wydatkowanej na zakup kasy fiskalnej. W przypadku zakupu droższych urządzeń ulga może wynosić maksymalnie 700 zł.
Zasady odliczania kwoty wydatkowanej na zakup kasy fiskalnej zostały określone w § 3 rozporządzenia w sprawie odliczeń.
Wspomniany przepis wskazuje, że odliczenie ulgi, która przysługuje podatnikowi z tytułu zakupu kasy fiskalnej lub kilku kas, może być dokonane w rozliczeniu podatku VAT za okres rozliczeniowy, w którym kasa fiskalna została zarejestrowana, a tym samym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub w kolejnych okresach. W praktyce można odliczyć ulgę za zakup kasy fiskalnej w dowolnym momencie, ponieważ przepisy nie określają końcowego terminu, po którym podatnik traci prawo do zwrotu. Nawet jeśli przykładowo podatnik zakupił kasę fiskalną w zeszłym roku, a jeszcze nie rozliczył ulgi, możemy to zrobić w 2014 roku.
Podatnicy, którzy wypełniając wszystkie wymagane przez ustawodawcę warunki dokonali odliczenia ulgi, mogą jednak w określonych przypadkach stracić prawo do tego odliczenia, co oznacza konieczność zwrotu do urzędu skarbowego otrzymanej kwoty ulgi.
Sprawdź Outsourcing rachunkowości Grant Thornton
Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot, określonych w rozporządzeniu w sprawie odliczeń.
Określone w rozporządzeniu w sprawie odliczeń zdarzenia, które mogą powodować obowiązek zwrotu ulgi są następujące:
- zaprzestanie działalności,
- otwarcie likwidacji,
- ogłoszenie upadłości,
- sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału), w sytuacji gdy następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych,
- dokonanie odliczenia z naruszeniem warunków, o których mowa w § 2 i 3 rozporządzenia (terminowość odliczenia, zgłoszenie liczby kas, spełnienie przez kasy określonych wymogów technicznych).
Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności, podatnicy powinni dbać o przestrzeganie obowiązujących terminów oraz o właściwe użytkowanie kasy, tak aby nie dopuścić do zwrotu dopłaty na zakup kasy fiskalnej.