Pracodawcy coraz częściej stosują 50% KUP
Rozwiązanie 50% kosztów uzyskania przychodu znajduje się w obiegu prawnym od bardzo długiego czasu, niemniej dopiero w ostatnich latach zaobserwować można wzmożone zainteresowanie pracodawców tą preferencją. Może to być związane m.in. z trudnością pozyskania wykwalifikowanego personelu oraz wysokimi wymaganiami finansowymi pracowników. Korzystanie z już obecnych rozwiązań takich jak 50% koszty uzyskania przychodu pozwala na efektywne zwiększenie wynagrodzenia netto pracownika przy zachowaniu takich samych kosztów zatrudnienia dla pracodawcy.
O zaletach i stosowaniu przedmiotowej preferencji pisaliśmy m.in.: Autorskie koszty uzyskania przychodów – komu przysługują?
Rośnie liczba kontroli 50% KUP przez organy podatkowe
Większa liczba korzystających z 50% KUP przełożyła się również na większe zainteresowanie organów podatkowych weryfikacją tego rozwiązania. W ostatnim czasie zaobserwowaliśmy, że w stosunku do lat ubiegłych, coraz więcej przedsiębiorców otrzymuje pisma dotyczące czynności sprawdzających w zakresie autorskich kosztów uzyskania przychodu. Organy pytają o rzeczy ogólne jak i bardzo specyficzne dla konkretnych firm, dlatego warto zawczasu odpowiednio przygotować pełną dokumentację pod stosowanie 50% KUP.
Najczęstsze pytania Urzędu Skarbowego o autorskie koszty uzyskania przychodu
Pytania organów podatkowych w zakresie 50% KUP mogą m.in. dotyczyć:
- Zestawienia pracowników, których przychód został objęty autorskimi kosztami uzyskania przychodu,
- Przekazania umowy o pracę, zlecenie lub dzieło z pracownikami, dla których zastosowano autorskie koszty uzyskania przychodu,
- Sposobu wyodrębniania honorarium od innych składników wynagrodzenie pracowników wraz z dokumentacją ewidencyjną.
Urząd skarbowy chce więc żądać uzyskania potwierdzenia, czy:
- Utwory zostały faktycznie stworzone,
- Pracownikowi przysługiwało honorarium za stworzone utwory, jeżeli tak, w jaki sposób zostało ono wyodrębnione od wynagrodzenia podstawowego,
- Doszło do przeniesienia praw własności intelektualnej do stworzonego utworu przez pracownika na pracodawcę oraz w jakiej formie utwory są przechowywane (obiektywny dowód),
- Honorarium zostało obliczone w prawidłowy sposób,
- W umowie o pracę znajdują się odpowiednie zapisy regulujące stosowanie 50% KUP.
Jak przygotować się do kontroli 50% kosztów uzyskania przychodu?
Zakres weryfikacji ze strony urzędu skarbowego może więc być stosunkowo szeroki i wymaga odpowiedniego przygotowania, aby uniknąć potencjalnego zakwestionowania prawa do korzystania przez pracowników z autorskich kosztów uzyskania przychodu. Cofnięcie prawa do korzystania z autorskich kosztów wiązałoby się bowiem z powstaniem niedopłaty w okresie stosowania 50% KUP, a do zaległego podatku należałoby również obliczyć odsetki za zwłokę. Urząd skarbowy w takiej sytuacji jest również uprawniony do nałożenia dodatkowych kar, jeżeli rozwiązanie 50% KUP było stosowane bez zachowania należytej staranności.
Do weryfikacji 50% KUP ze strony urzędu skarbowego należy przede wszystkim przygotować odpowiednie dokumenty. Jednym z najważniejszych dokumentów jest sama umowa o pracę, która powinna zawierać wszystkie elementy wymagane ustawą oraz wynikające z interpretacji ogólnej, tj. zapis o przeniesieniu praw własności intelektualnej oraz określenie honorarium. Ze względu na różny sposób określania honorarium, należy zastosować metodę najbardziej odpowiadającą specyfice prowadzonej działalności gospodarczej oraz charakteru pracy pracowników.
Poza samą umową o pracę, kwestie autorskich kosztów uzyskania przychodu może regulować odrębny regulamin, z którego wynikałyby m.in. zasady przekazywania oraz przechowywania wytworzonych przez pracowników utworów. Urząd skarbowy może bowiem wezwać podatnika do przekazania przykładowych utworów, aby udowodnić, że pracownicy faktycznie wykonywali pracę twórczą.
Istnieje również szereg innych – istotnych w kontekście stosowania 50% KUP – dokumentów, do których odniesiono się w interpretacji ogólnej: 50% koszty uzyskania przychodów – interpretacja ogólna
Odpowiednie wdrożenie rozwiązania autorskich kosztów uzyskania przychodu już na samym początku ich stosowania pozwoli na bezpieczne zebranie wszystkich dokumentów przed kontrolą/czynnościami sprawdzającymi na bieżąco. Wówczas pracodawca nie będzie musiał odtwarzać wykonanych prac przez pracowników bądź weryfikować historycznych danych w celu sprawdzenia które utwory zostały przekazane w danym miesiącu i jakie honorarium przysługiwało pracownikowi.
Stosowanie autorskich kosztów uzyskania przychodu jest obwarowane wieloma wymogami prawnymi. Z tego względu należy przygotować wszystkie dokumenty oraz obiektywne dowody faktycznego przekazywania utworów przez pracowników, aby urząd skarbowy nie mógł zakwestionować naliczonych 50% KUP w toku prowadzenia czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej.
