fbpx

Treść artykułu

Zaskakujące wydarzenia pierwszej połowy 2020 roku w sposób istotny wpłynęły na funkcjonowanie przedsiębiorstw. Znaczna część osób uprawnionych do reprezentacji podmiotów gospodarczych nadal pracuje zdalnie, bez dostępu do bieżącej obsługi sekretariatu, co powoduje szereg utrudnień organizacyjnych, w tym problemy związane z podpisywaniem i składaniem kontrahentom pisemnych oświadczeń. Czy umowy i odnoszące się do nich oświadczenia muszą mieć jednak formę pisemną? Czy kontrakty mogą być skutecznie i bezpiecznie zawierane, rozwiązywane i zmieniane za pośrednictwem np. poczty elektronicznej, sms, wiadomości głosowych lub komunikatorów internetowych?

W jakiej formie powinna zostać zawarta umowa?

Zgodnie z kodeksem cywilnym uczestnicy obrotu gospodarczego w większości przypadków mogą swobodnie decydować o formie, w której zawierają umowy. Wiele typów umów można zawrzeć w dowolnej formie, w tym także ustnej. Do umów zawieranych za pośrednictwem poczty elektronicznej, komunikatorów internetowych czy też wiadomości SMS odnoszą się przepisy o formie dokumentowej.

Forma dokumentowa

W świetle kodeksu cywilnego do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej to oświadczenie. Skonstruowana w ustawie definicja dokumentu jest bardzo pojemna. Czynność prawna zostaje dokonana w formie dokumentowej, gdy obejmuje oświadczenie woli utrwalone zarówno na papierze, jak i np. na serwerze poczty elektronicznej lub komunikatora internetowego, twardym dysku komputera czy karcie pamięci.

Ważny fragment

Umowa zawarta przez e-mail, SMS lub komunikator internetowy jest zatem umową zawartą w formie dokumentowej. Kluczowym warunkiem zachowania formy dokumentowej pozostaje jednak możliwość ustalenia tożsamości osoby składającej oświadczenie woli poprzez np. zapoznanie się z numerem telefonu, z którego nadana została wiadomość tekstowa, adresem poczty elektronicznej nadawcy czy danymi konta na portalu społecznościowym lub komunikatorze. W razie zaistnienia sporu, wynikającego z umowy konieczne będzie dowiedzenie, że dane oświadczenie pochodzi od konkretnego kontrahenta.

Charakteryzując dokumentową formę czynności prawnych należy odróżnić ją od formy pisemnej. Koniecznym warunkiem zachowania tzw. zwykłej formy pisemnej pozostaje złożenie na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli własnoręcznego podpisu. Umowa zawarta na papierze bez własnoręcznych podpisów nie spełnia zatem wymogu formy pisemnej, ale – o ile treść umowy pozwala ustalić jej strony – spełnia wymogi formy dokumentowej. W praktyce można spotkać się także z zawieraniem umów poprzez wymianę, np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, skanów podpisanych ręcznie dokumentów. W takiej sytuacji również zachowana zostaje forma dokumentowa, a nie pisemna (tak jak w przypadku złożenia oświadczeń woli w treści wiadomości e-mail).

Forma elektroniczna

Odrębną, uregulowaną w kodeksie cywilnym formą czynności prawnych jest forma elektroniczna, której zachowanie uzależnia się od złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym. Należy zatem pamiętać, że wbrew intuicji, jeśli dla danej czynności zastrzeżony został wymóg formy elektronicznej, dokonanie jej przez e-mail lub inny elektroniczny środek komunikacji bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego skutkuje niedochowaniem tego wymogu.

Kodeks cywilny stanowi, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Kwalifikowany podpis elektroniczny może zatem zastąpić podpis własnoręczny. W praktyce oznacza to, że jeśli dla danego oświadczenia zastrzeżony został wymóg formy pisemnej, można dochować wskazanego wymogu poprzez np. przesłanie drugiej stronie wiadomości e-mail opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym

Tabela nr 1. Krótka charakterystyka formy pisemnej, dokumentowej i elektronicznej.

Wymogi formy szczególnej i skutki jej niedochowania

Jak wskazano powyżej, zasadą jest, że umowa zawarta w formie dokumentowej wiąże strony. Należy jednak zwrócić uwagę na szczególne przypadki, w których taka forma zawarcia kontraktu lub złożenia oświadczenia okaże się niewystarczająca. Wymóg zachowania formy szczególnej w odniesieniu do konkretnej czynności prawnej (np. formy pisemnej, formy aktu notarialnego) oraz skutki jej niezachowania mogą wynikać zarówno z ustawy, jak i z ustaleń stron. Ustawodawca przewidział trzy kategorie skutków niedochowania wymaganej formy czynności prawnej, w zależności od tego, czy forma została zastrzeżona pod rygorem nieważności, dla celów dowodowych, czy dla wywołania określonych skutków prawnych. W praktyce obrotu gospodarczego najczęściej spotyka się rygor nieważności oraz ograniczeń dowodowych

Ważny fragment

Niezachowanie formy czynności prawnej zastrzeżonej pod rygorem nieważności skutkuje bezwzględną nieważnością czynności. Nieważność umowy prowadzi natomiast do niemożności efektywnego dochodzenia spełnienia przez drugą stronę, wynikających z jej treści, świadczeń. Przykładami kontraktów, których ważność ustawa uzależnia od zachowania formy pisemnej są umowa leasingu, umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworu czy umowa licencji wyłącznej na korzystanie z utworu.

Natomiast niezachowanie formy czynności prawnej zastrzeżonej dla celów dowodowych powoduje – w potencjalnym sporze sądowym – niedopuszczalność przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na okoliczność dokonania czynności. W praktyce oznacza to, że w przypadku zawarcia umowy bez zachowania wymaganej dla celów dowodowych formy, strony będą miały ograniczoną możliwość udowodnienia przed sądem faktu istnienia pomiędzy nimi stosunku prawnego i jego treści. Jeśli ustawa przewiduje dla danej czynności wymóg zachowania zwykłej formy pisemnej, formy dokumentowej lub elektronicznej, ale bez rygoru nieważności, zastosowanie znajduje rygor ograniczeń dowodowych. W takim przypadku, nawet jeśli strony nie zachowają wymaganej formy, czynność pozostanie ważna. Co istotne, istnieje szereg wskazanych w ustawie okoliczności, w których rygor ograniczeń dowodowych nie znajduje zastosowania. Mimo niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron jest dopuszczalny:

  • jeśli czynność została dokonana w ramach stosunków obustronnie profesjonalnych tzn. relacji między przedsiębiorcami, w związku z prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą lub zawodową
  • gdy obie strony sporu sądowego wyrażą na to zgodę,
  • gdy żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą,
  • gdy fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu (dokumentem uprawdopodobniającym zawarcie umowy może być np. faktura, pokwitowanie, wyciąg z rachunku bankowego lub korespondencja SMS).

Tytułem przykładu, umowa pożyczki obejmująca kwotę powyżej 1000 zł, dla której ustawodawca przewidział wymóg formy dokumentowej bez rygoru nieważności zawarta ustnie także będzie wiązać strony. Nie będą one jednak, co do zasady, uprawnione do wykazania przed sądem istnienia i treści umowy pożyczki za pomocą dowodu z zeznań świadków i przesłuchania stron. Ograniczenie to nie znajdzie zastosowania, jeśli zaistnieje którakolwiek z wymienionych wyżej okoliczności wyłączających rygor ograniczeń dowodowych. W takim przypadku kontrahenci będą mogli bez przeszkód powoływać wszelkie dowody zarówno na okoliczność istnienia łączącego ich stosunku prawnego, jak i jego treści.

Natomiast w przypadku gdy ustawa przewiduje dla danej czynności wymóg jednej z form wyższych niż zwykła forma pisemna, forma dokumentowa lub elektroniczna (np. formy aktu notarialnego), czynność dokonana z naruszeniem wymaganej formy będzie bezwzględnie nieważna, chyba że ustawa wprost przewiduje inny skutek. W praktyce oznacza to, że umowa sprzedaży nieruchomości, przedsiębiorstwa lub udziałów spółki z o. o. zawarta np. w zwykłej formie pisemnej lub przez pocztę elektroniczną zawsze, w świetle prawa, uważana będzie za niezawartą.

Tabela nr 2. Umowy, do których zawarcia ustawa wymaga określonej formy szczególnej i skutek niedochowania formy.

Także same strony mogą wskazać, w jakiej formie powinny być dokonywane między nimi czynności prawne. Jeśli więc np. w umowie ramowej strony określą, że zawierane między nimi w ramach przyszłej współpracy jednostkowe umowy dostawy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, oświadczenia o woli związania się umową dostawy wyrażone np. przez e-mail nie wywołają zamierzonych przez strony skutków. Swobodę stron w zakresie zastrzeżenia wymogu formy dokonywanych między nimi czynności ograniczają przepisy ustawy. Jeżeli bowiem ustawa wymaga zachowania określonej formy dla ważności danej czynności prawnej, kontrahenci nie mogą – w drodze porozumienia – zdecydować, że czynność ta zostanie przez nich dokonana w formie mniej surowej niż forma zastrzeżona przez przepisy prawa. Tytułem przykładu, nieważne będzie określone przez strony w umowie przedwstępnej zastrzeżenie zwykłej formy pisemnej lub formy dokumentowej dla umowy sprzedaży udziałów w spółce z o. o., dla której ustawodawca przewidział formę pisemną z podpisami notarialnie poświadczonymi.

Modyfikacja umowy

W ramach przysługującej kontrahentom swobody kształtowania łączącego ich stosunku prawnego mogą oni, co do zasady, dowolnie ustalić formę dla zmiany pierwotnej treści umowy i określić związany z nią rygor. Strony nie są jednak upoważnione do zastrzeżenia dla zmiany umowy formy mniej surowej niż forma przewidziana w ustawie dla jej zawarcia. Tytułem przykładu, postanowienie umowy leasingu, zgodnie z którym strony mogą dokonać zmiany umowy za pośrednictwem poczty elektronicznej będzie nieważne, bowiem – jak wskazano wyżej – kodeks cywilny dla zawarcia tej umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

W przypadku braku postanowień stron co do formy, w której powinna nastąpić modyfikacja umowy, znajduje zastosowanie ustawowa zasada, że modyfikacja ta wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony zastrzegły dla jej zawarcia.

Ważny fragment

Nie można zatem, w drodze wymiany e-maili, w sposób ważny zmienić umowy, dla której zawarcia ustawa przewiduje formę pisemną pod rygorem nieważności lub jedną z form wyższych. Także w przypadku, gdy strony przewidziały np. w umowie przedwstępnej lub ramowej, że zawarcie danej umowy wymaga pod rygorem nieważności zachowania formy pisemnej, aneks zmieniający tę umowę zawarty przez elektroniczny komunikator będzie nieważny.

Tabela nr 3. Modyfikacja umowy

Czy za pośrednictwem poczty e-mail lub SMS można wypowiedzieć umowę zawartą w formie pisemnej?

Zasadą jest, że umowa zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej powinna być wypowiedziana przy zachowaniu co najmniej formy dokumentowej pod rygorem ograniczeń dowodowych. To samo dotyczy rozwiązania umowy za porozumieniem stron oraz złożenia przez jedną ze stron oświadczenia o odstąpieniu od umowy. Wyjątek od tej zasady może przewidywać zarówno ustawa, jak i treść zawartej przez strony umowy.

Przywołana powyżej reguła oznacza, że na przykład umowa zlecenia zawarta w formie pisemnej, co do zasady, może zostać skutecznie wypowiedziana z zachowaniem formy dokumentowej, czyli np. poprzez e-mail, SMS lub komunikator internetowy. Wypowiedzenie wskazanego kontraktu bez zachowania co najmniej formy dokumentowej (np. przez telefon) wiąże się z opisanymi wyżej ograniczeniami dowodowymi w zakresie możliwości wykazania przed sądem istnienia i treści oświadczenia o wypowiedzeniu umowy. Jeśli natomiast strony zastrzegły dla wypowiedzenia wspomnianej umowy wymóg innej formy szczególnej (np. formy pisemnej) pod rygorem nieważności, oświadczenie w tym zakresie złożone w formie dokumentowej będzie nieważne. Ze względu na to, że wymogi co do formy wypowiedzenia umowy może określać również ustawa, niezależnie od postanowień stron, nieważne będzie np. wypowiedzenie umowy najmu lokalu mieszkalnego dokonane przez wynajmującego za pośrednictwem poczty elektronicznej. Przepisy przewidują bowiem w tym zakresie wymóg formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Ryzyko związane z umowami zawieranymi przez e-mail

W praktyce, zawieraniu umów drogą elektroniczną towarzyszy często zdawkowe lub nieprecyzyjne określenie wzajemnych praw i obowiązków kontrahentów, co może skutkować szeregiem negatywnych konsekwencji. Przede wszystkim należy mieć na względzie, że ustalenia stron powinny obejmować uzgodnienie co najmniej tzw. istotnych postanowień umowy, rozumianych jako charakterystyczne, niezbędne elementy danego stosunku prawnego. Postanowienia te różnią się w zależności od poszczególnych typów umów. Tytułem przykładu, dla umowy sprzedaży postanowieniem istotnym będzie wskazanie przedmiotu sprzedaży i ceny, dla umowy najmu – określenie przedmiotu najmu i wysokości czynszu. Niejasne lub niekompletne określenie treści umowy może prowadzić do trudności związanych z interpretacją woli kontrahentów i przypisaniem kontraktowi cech danego stosunku prawnego (np. brak określenia ceny towaru może, w niektórych przypadkach, prowadzić do wątpliwości, czy nie została zawarta umowa darowizny).

Uzgodnienie podstawowych i niezbędnych elementów kontraktu nie zawsze okazuje się jednak wystarczające. Aby uniknąć nieporozumień w zakresie warunków realizacji umowy, istotne jest określenie jej postanowień w sposób odpowiadający intencjom stron oraz antycypując problemy z wykonywaniem umowy, które mogą powstać w przyszłości. Jeśli w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w drodze elektronicznej zawierane są kontrakty o zbliżonej treści, nieregulujące szczegółowo wszystkich aspektów danej transakcji (np. w postaci zamówień składanych pocztą elektroniczną, określających wyłącznie ilość towaru i termin dostawy), warto skonstruować umowę ramową regulującą w sposób precyzyjny zasady współpracy między kontrahentami. Alternatywą dla zawarcia umowy ramowej może być ustanowienie przez przedsiębiorcę regulaminu lub ogólnych warunków świadczenia usług, wysyłanych drugiej stronie jako załącznik do e-maila lub udostępnionych na stronie internetowej firmy.

W przypadku umów zawieranych za pośrednictwem środków komunikacji na odległość szczególnie istotne jest także zadbanie o możliwość udowodnienia faktu zawarcia umowy oraz jej treści. Z tego względu należy pamiętać o archiwizowaniu i przechowywaniu wszelkich, wymienianych z kontrahentami, wiadomości, związanych z transakcjami. Szczególnym ryzykiem obarczone jest zawieranie kontraktów ustnie lub przez telefon. W takich przypadkach samo wykazanie okoliczności związania się przez strony umową może okazać się w praktyce niemożliwe. Jeśli jednak doszło już do zawarcia umowy w taki sposób, omawiane ryzyko można zniwelować, wysyłając kontrahentowi potwierdzenie ustnych lub telefonicznych ustaleń w formie maila lub innej wiadomości tekstowej. W takiej wiadomości zawrzeć należy przynajmniej najważniejsze warunki zawartego kontraktu oraz prośbę o ich potwierdzenie przez drugą stronę.

Ponadto, zawieranie umów drogą elektroniczną wymaga upewnienia się, że adresat korespondencji jest osobą uprawnioną do reprezentacji danego kontrahenta lub został przez taką osobę upoważniony do zawierania określonych kontraktów. W przypadku, gdy drugą stroną umowy jest przedsiębiorca, podstawowym środkiem bezpieczeństwa w tym zakresie powinna być weryfikacja osób uprawnionych do jego reprezentowania (np. członków zarządu spółki lub prokurenta) w szczególności poprzez zapoznanie się z danymi udostępnionymi w rejestrach publicznych, takich jak KRS lub CEIDG. Szczególnej ostrożności wymaga nawiązywanie drogą elektroniczną relacji gospodarczych z nowymi, nieznanymi dotychczas kontrahentami. Jak wskazano wyżej, żądając przed sądem spełnienia świadczenia z umowy zawartej w formie dokumentowej, należy wykazać, że oświadczenie o związaniu się umową pochodzi od konkretnej osoby. Zawarcie kontraktu z osobą o niezweryfikowanej tożsamości lub np. podszywającą się pod określony podmiot może skutkować niemożnością skutecznego dochodzenia swoich praw na drodze sądowej.

Niezależnie od podjęcia działań zmierzających do minimalizacji ryzyka kontraktowego, prowadząc działalność gospodarczą opartą o nowe technologie, należy zadbać o odpowiedni poziom zabezpieczenia przetwarzanych i przechowywanych w przestrzeni elektronicznej danych osobowych, finansowych lub innych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Dla zapewnienia bezpieczeństwa zarówno samej firmy, jak i jej kontrahentów i pracowników niezbędne może okazać się wykorzystanie odpowiednich narzędzi ochronnych z zakresu cyberbezpieczeństwa.

Prawnicy z kancelarii prawnej Grant Thornton Legal pozostają do Państwa pełnej dyspozycji, zapewniając doradztwo prawne w zakresie przeprowadzenia analizy projektów umów, które zamierzacie Państwo zawrzeć oraz obowiązujących Państwa umów w celu minimalizacji ryzyka, w tym związanego z dokonywaniem transakcji w drodze elektronicznej. Nasi eksperci oferują również udział w renegocjacjach warunków obowiązujących umów oraz negocjacjach przyszłych kontraktów z uwzględnieniem klauzul dot. form czynności prawnych zapewniających równowagę między odpowiednim poziomem bezpieczeństwa i elastycznością w relacjach z kontrahentami.

Sprawdź również: Handel w obliczu koronawirusa, czyli umowy z konsumentami zawierane na odległość

AUTOR: Jędrzej Kucharski, Kancelaria Prawna Grant Thornton

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com.

Inne artykuły z kategorii: Kancelaria prawna Zobacz wszystkie

Prawo holdingowe już wkrótce?

Niedawno zakończył się etap konsultacji społecznych projektu nowelizacji Kodeksu spółek handlowych. Projekt przewiduje wprowadzenie do polskiego systemu prawnego regulacji dotyczących prawa holdingowego. Obejmują one m. in. możliwość wydawania wiążących poleceń przez spółki dominujące, czy ograniczenie…

Najczęściej czytane