W ostatnich latach przedsiębiorstwa kładą nacisk na optymalizację kosztów, w szczególności kosztów pośrednich jako jeden z istotnych sposobów na poprawę wyników. Badania wskazują, że największymi przeszkodami dla procesu optymalizacji kosztów jest pofragmentowanie systemów i procesów oraz brak wsparcia kadry zarządzającej. Ponadto, zgodnie z badaniami Grant Thornton nośnikiem kosztów, którym najtrudniej zarządzać są podróże. Z drugiej strony koszty te mają największy potencjał do optymalizacji.
Począwszy od momentu wybuchu kryzysu finansowego w 2008 roku i wynikającej z niego recesji w wielu organizacjach zwiększono nacisk na kontrolę kosztów. Zrobić więcej za mniej stało się zasadniczym hasłem w niejednym przedsiębiorstwie. Pomimo tego, że gospodarka wykazuje oznaki stopniowej poprawy, perspektywa ta nie uległa zmianie. Niepewność gospodarcza, zmienność rynku oraz nieprzewidywalne otoczenie polityczno-prawne przyczyniają się do kontynuowania presji na dalszą optymalizację kosztów.
Zgodnie z ostatnimi badaniami, największym wyzwaniem dla szefów działów zakupów (z ang. chief procurement officers) były odgórne wytyczne, aby optymalizować koszty. Spośród wszystkich badanych osób co najmniej 75% menedżerów wyższego szczebla zostało poproszonych o zwiększenie celów oszczędnościowych, a około 50% dostało polecenie wygenerowania oszczędności przekraczających 5% wydatków.
Problemy z identyfikacją i optymalizacją kosztów coraz częściej wynikają z braku odpowiednich danych. Jest to spowodowane stale postępującym wzrostem złożoności łańcuchów dostaw wynikającym z procesu globalizacji. Ponadto, przedsiębiorstwa zmagają się z zarządzaniem swoimi wydatkami, przede wszystkim z powodu pofragmentowanych systemów oraz procesów, braku wsparcia najwyższego kierownictwa oraz niskim budżetem na identyfikację i optymalizację kosztów, a także niewystarczającymi regulacjami wewnętrznymi w obszarze zakupów. Ostatnie badania potwierdzają, że wyżej przedstawione kwestie pozostają główną przeszkodą uniemożliwiającą znaczącą poprawę zarządzania wydatkami.
Wykres 1: Największe przeszkody dla poprawy zarządzania wydatkami
Źródło: Grant Thornton, Controlling spend: 5 keys to success.
Badania Grant Thornton wykazały również, że najtrudniejszą kategorią do zarządzania są koszty związane z podróżami oraz usługami profesjonalnymi. Obie kategorie posiadają jednak duży potencjał do optymalizacji, pod warunkiem posiadania właściwych regulacji wewnętrznych, a także odpowiednich procesów oraz systemów dostarczających dane.
Wykres 2: Nośniki kosztów, którymi najtrudniej zarządzać
Źródło: Grant Thornton, Controlling spend: 5 keys to success.
Pomimo tego, że zarządzanie zakupami nie jest łatwym zadaniem, optymalizacja kosztów może pozwolić na podniesienie efektywności finansowej przedsiębiorstwa, co będzie bezpośrednio odzwierciedlone w rachunku wyników. Organizacje, które są liderami w optymalizacji kosztów zakupów informowały o co najmniej 6% wzroście rocznych oszczędności dzięki ograniczeniu kosztów pośrednich. Ponadto, liderzy w optymalizacji kosztów osiągnęli około 85% redukcji kosztów dzięki aktywnemu zarządzaniu. Oznacza to, że nawet najlepsi mogą przeprowadzić optymalizacje kosztów. W przypadku gdy przedsiębiorstwo nie posiada wystarczających kompetencji do samodzielnej optymalizacji kosztów, warto skorzystać ze wsparcia profesjonalnego doradcy. Dzięki nim będziemy mogli zrobić więcej za mniej.
