Podsumowanie
- Możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF została wprowadzona do Ustawy VAT z dniem 1 stycznia 2022 r.
- Planowanie jest, aby KSeF stał się rozwiązaniem obligatoryjnym dla większości podatników VAT od 1 lipca 2024 r.
- Obecnie trwają prace nad ostatecznym kształtem przepisów dotyczących obligatoryjnego e-fakturowania.
KSeF – co to za system?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, dzięki któremu możliwe jest m.in. wystawianie, udostępnianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur w formacie XML. Stosowany jest on również do oznaczania faktur numerem identyfikującym przydzielonym przez sam system KSeF oraz weryfikowania zgodności faktur z określonym wzorem. System służy również do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.
Jest również przeznaczony do powiadamiania podmiotów korzystających z KSeF o:
- dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w systemie oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
- dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej,
- braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSeF.
Aktualnie, w okresie stosowania systemu KSeF fakultatywnie, faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Obligatoryjne stosowanie systemu – które przewidziane jest od 1 lipca 2024 r. – spowoduje ujednolicenie sposobu fakturowania.
Administratorem danych zawartych w systemie KSeF jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej.
KSeF – podstawa prawna i terminy obowiązywania
KSeF został wprowadzony do polskich przepisów z dniem 1 stycznia 2022 r. ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076).
Dodatkowo Minister Finansów wydał również rozporządzenie z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Reguluje ono głównie kwestie techniczne m.in. takie jak określenie rodzajów uprawnień do korzystania z KSeF, sposoby nadawania, zmiany lub odbierania takich uprawnień, możliwości uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur a także dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w KSeF.
Istotnym źródłem wiedzy na temat KSeF, w tym w szczególności o wystawianiu faktur przy użyciu KSeF (tj. fakturach ustrukturyzowanych) jest broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej e-Faktury obowiązująca od 1 grudnia 2022 r.
Zgodnie z zapowiedziami (o których pisaliśmy tutaj: Krajowy System e-Faktur jednak od 1 lipca 2024 r.?) Ministerstwo Finansów dąży do tego, aby od 1 lipca 2024 r. (decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 została już wydana) KSeF stał się rozwiązaniem obligatoryjnym, a elektroniczne fakturowanie stało się obowiązkowe dla zdecydowanej większości podmiotów.
Polska stanie się więc kolejnym krajem należącym do Unii Europejskiej (po Hiszpanii, Portugalii i Włoszech), który decyduje się na wprowadzenie centralnego systemu do wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych.
W dniu 1 grudnia 2022 r. pojawił się długo oczekiwany projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw dotyczący wprowadzenia obligatoryjnego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur do którego złożyliśmy swoje uwagi i zastrzeżenia. Więcej o zmianach wynikających z pierwotnego projektu możecie przeczytać tutaj: Pierwotny projekt ustawy w sprawie obligatoryjnego fakturowania w KSeF .
W dniu 16 lutego 2023 r., w trakcie konferencji uzgodnieniowej Ministerstwa Finansów do projektu ustawy wprowadzającej obligatoryjny KSeF, z udziałem m.in. Grant Thornton zaprezentowano docelowy model KSeF, uwzględniający korekty wprowadzone po konsultacjach publicznych, o czym więcej piszemy tutaj: Krajowy System e-Faktur – jakie są kolejne zmiany do projektu?.
Natomiast w dniu 15 marca 2023 r., na stronie Rządowego Centrum Legislacji, pojawiła się nowa wersja projektu przepisów regulujących funkcjonowanie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur, który zacznie obowiązywać od 1 lipca 2024 roku (o kluczowych zmianach w projekcie można przeczytać w Krajowy System e-Faktur – jakie zmiany wynikają z nowej wersji projektu?).
E-fakturowanie może objąć całą Unię Europejską
Warto również wskazać, że Komisja Europejska przygotowała podsumowanie zmian w ramach projektu VAT in the Digital Age. W zakresie e-fakturowania projekt zakłada m.in.:
- zniesienie obowiązku wystawiania faktur papierowych (nie trzeba już będzie uzyskiwać derogacji),
- wprowadzenie systemu raportowania faktur w transakcjach unijnych w czasie zbliżonym do rzeczywistego (dwa dni od wystawienia faktury). Komisja przedstawi własny format i zakres danych do raportowania. Krajowe e-faktury będą musiały być możliwe do przekazania do europejskiego systemu. Planuje się, że system zastąpi też informacje VAT-UE.
- wprowadzenie terminów maksymalnych na wystawienie faktury w transakcjach unijnych (45 dni),
- likwidacja możliwości wystawiania w transakcjach unijnych faktur zbiorczych dokumentujących wiele transakcji w miesiącu.
Wszystko wskazuje na to, że e-fakturowanie obejmie wkrótce także całą UE w zakresie transakcji transgranicznych. Kierunek jaki obrało MF w zakresie e-fakturowania wpisuje się w globalne tendencje w tym zakresie.
Pomimo, że obligatoryjny KSeF planowany jest dopiero od 1 lipca 2024 r., podatnicy już teraz mogą zacząć z niego korzystać i go testować. To dobry moment, aby kompleksowo przygotować się na nadchodzące zmiany, pomimo tego, że obowiązkowy KSeF wydaje się czasowo jeszcze dość odległy. Należy mieć na uwadze, że prawidłowe wdrożenie KSeF obejmuje szereg czynności: od weryfikacji prawidłowości dokumentowanych transakcji, poprzez prawidłowe zmapowanie systemu księgowego, na weryfikacji działania kończąc. Warto rozpocząć przygotowania odpowiednio wcześnie i skorzystać ze wsparcia ekspertów w tym zakresie.
