Pracodawca delegujący pracownika na terytorium Polski ma obowiązek przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem danego pracownika na terytorium Polski. Zagraniczny pracodawca delegujący pracownika na terytorium RP ma obowiązek zgłoszenia tego faktu właściwym organom.
W szóstym wpisie z cyklu „12 Przykazań transgranicznego delegowania pracowników” omawiamy obowiązki dokumentacyjne, które spoczywają na pracodawcy delegującym pracowników. W naszej serii artykułów szczegółowo przedstawiamy najważniejsze aspekty związane z wysyłaniem pracowników do pracy w innym kraju. Każdy wpis w tej serii analizuje różne zagadnienia, tworząc pełne kompendium wiedzy na temat transgranicznego delegowania pracowników.
Obowiązki pracodawcy związane z oddelegowaniem pracownika
Obowiązki pracodawcy związane z oddelegowaniem pracownika do wykonywania określonej pracy w innym państwie reguluje zarówno prawo krajowe – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz Ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, jak i prawo unijne – Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług oraz Dyrektywa UE 2018/957 z 28 czerwca 2018 r.
Przy delegowaniu pracownika do wykonywania pracy za granicą, zawsze należy wziąć pod uwagę wewnętrzne przepisy kraju oddelegowania, które regulują zakres dokumentów wymaganych przy oddelegowaniu do tego kraju.
Pracownik oddelegowany do pracy za granicą – stosunek pracy
W przypadku oddelegowania osoby z Polski do pracy w innym państwie, pracodawca ma obowiązek zawarcia z nim aneksu do obowiązującej umowy o pracę. Warunki oddelegowania muszą zostać zawarte bezpośrednio w umowie o pracę tylko w przypadku, gdy pracownik będzie oddelegowany od momentu zatrudnienia.
Aneks do umowy o pracę, stanowiący o oddelegowaniu pracownika, wprowadza do umowy o pracę nowe postanowienia, wynikające z ustaleń obydwu stron stosunku pracy oraz z obowiązków pracodawcy. Przede wszystkim, musi on określać warunki oddelegowania, takie jak: miejsce wykonywania pracy, termin i okres oddelegowania, obowiązki pracownika w trakcie oddelegowania, wysokość wynagrodzenia za pracę.
Poza aneksem do obwiązującej umowy o pracę, pracodawca może podpisać z pracownikiem tzw. list oddelegowujący, który określa zasady oddelegowania, m.in. termin projektu, dodatkowe świadczenia przysługujące pracownikowi.
Obowiązki zagranicznego pracodawcy
Ważny fragment
Obowiązkiem zagranicznych pracodawców, którzy delegują do pracy w Polsce swoich pracowników, jest poinformowanie o tym fakcie Państwowej Inspekcji Pracy. W tym celu należy złożyć Oświadczenie o delegowaniu pracownika na terytorium Polski.
Oświadczenie należy dostarczyć do urzędu najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez oddelegowanego pracownika na terytorium Polski. Można to zrobić osobiście, elektronicznie lub za pośrednictwem poczty.
Obowiązek złożenia oświadczenia o delegowaniu pracownika na terytorium RP ma również zagraniczna agencja pracy tymczasowej lub agencja wynajmująca personel, która skierowała pracownika tymczasowego do pracy na rzecz pracodawcy użytkownika w tym samym lub innym państwie członkowskim, i który realizuje usługę na rzecz polskiego kontrahenta z wykorzystaniem pracowników, skierowanych do niego uprzednio z takiej agencji.
Poza oświadczeniem składanym do Państwowej Inspekcji Pracy, zagraniczny pracodawca, który oddelegował pracownika do pracy w Polsce, zobowiązany jest do przechowywania na terytorium dokumentów związanych z oddelegowanie, m.in. ewidencja czasu pracy.
Podsumowanie
Obowiązki dokumentacyjne związane z oddelegowaniem pracowników do pracy w innym kraju ciążą zarówno na pracodawcach polskich, jak i zagranicznych. Pracodawcy muszą przestrzegać przepisów prawnych obowiązujących w kraju, do którego delegują pracowników, oraz spełniać wszelkie wymagania dokumentacyjne, aby zapewnić zgodność z prawem i uniknąć potencjalnych sankcji.
WSPÓŁAUTORKA: Karolina Nieścior, Transgraniczne delegowanie pracowników.
Cykl „12 Przykazań transgranicznego delegowania pracowników” składa się z poniższych artykułów:
- Transgraniczne delegowanie pracowników
- Oddelegowanie a delegacja
- Pracownik oddelegowany do pracy w Polsce
- Pracownik za granicą a PIT w Polsce
- Delegowanie pracowników – ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
- Delegowanie pracowników – dokumentacja
- Delegowanie pracowników – umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania
- Delegowanie pracowników – opodatkowanie dochodów w innych krajach
- Delegowanie pracowników roczne zeznanie podatkowe
- Dyrektywa o transgranicznym delegowaniu pracowników
- Delegowanie pracowników – łatwiej z doradcą podatkowym
- Delegowanie pracowników – wątpliwości
